Autoreply - automatische Abwesenheitsnotizen

Auf dem Zimbra Mailserver besteht die Möglichkeit eine automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten, die auch an Adressaten außerhalb von DESY übermittelt wird. Bei aktivierter Abwesenheitsnotiz erhält der Absender von eingehenden Mails automatisch eine von Ihnen vorkonfigurierte Rückmeldung über Ihre Abwesenheit und ggf. die Information wie lange Sie noch abwesend sind.

Die DESY IT Gruppe empfiehlt jedoch ausdrücklich den Abwesenheitsassistenten nicht zu benutzen, da seine Verwendung zu Problemen und unerwünschten Effekten führen kann.
Einer dieser negativen Effekten wäre beispielsweise ein erhöhtes Spam-Aufkommen, da automatische Antworten auf Spammails dem Absender signalisieren würden, dass Ihre Mailadresse „aktiv“ ist und somit ein wertvolleres Ziel darstellen würde. Zudem besteht die Gefahr, dass Späher für Einbrüche oder ähnliche Straftaten über mögliche Urlaube oder Auslandsaufenthalte informiert werden und Sie in Verbindung mit zusätzlichen persönlichen Daten zu einem bevorzugten Ziel werden können.

Falls Sie sich trotzdem dafür entscheiden sollten, den Abwesenheitsassistenten nutzen zu wollen, dann finden Sie diese Funktion über folgenden Weg:
Loggen Sie sich im Zimbra Webclient ein und navigieren Sie in den Einstellungen zum Menüpunkt „Nicht im Büro“. Dort lässt dich der Assistent konfigurieren. Als Outlook Nutzer/-in finden Sie die Option zur Konfiguration des Assistenten unter dem Zimbra Tab und dem Menüpunkt „Abwesenheitsassistent“.
Hier haben Sie in beiden Masken die Möglichkeit unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für ankommende Mails von internen @desy.de Adressen und externe Mailadressen, wie z.B. @cern.ch, zu konfigurieren. Sowie ein konkretes Zeitfenster für die Dauer dieser automatischen Antworten.