Mailforwards / -weiterleitung

Die Funktion des Mailfowards bietet die Möglichkeit E-Mails, die an Ihre @desy.de Adresse geschickt werden, automatisch an eine von Ihnen bestimmte weitere E-Mail Adresse weiterleiten zu lassen.

Standardverhalten

Im Normalfall ist eine Einrichtung eines Mailforwards nicht notwendig.
Bei der Nutzung eines DESY Accounts und der dazugehörigen E-Mailadresse werden alle Mails zentral auf unserem Mailserver

mail.desy.de

empfangen, gespeichert und in die entsprechenden Postfächer geleitet. Auf diese können Sie dann mit allen gängigen Mail-Programmen zugreifen und Ihre E-Mails abrufen.

Beispielvorgang beim Mailempfang:

Alle E-Mails , die an Ihre Unique E-Mail-Address (UEM) - vorname.nachname@desy.de - adressiert und verschickt werden, werden automatisch an Ihr Postfach auf dem Mailserver, Ihre Physical E-Mail-Address (PEM) - accountname@mail.desy.de - , weitergeleitet und gespeichert.

  • Die PEM kann in der DESY-Registry eingesehen und angepasst werden. Mehr dazu im Folgenden Abschnitt.
  • Automatische Weiterleitungen, auch Forwards, die an zusätzliche interne oder externe Adressen gehen sollen, können/müssen im Zimbra Web-Client konfiguriert werden.

Umzug, Nachsendung, mehrere Accounts und
Kopien an zusätzliche E-Mail Adressen (Sekretärsschaltung)

Nachsendung

Es besteht die Möglichkeit eine automatische Weiterleitung bzw. Nachsendung von Mails zu konfigurieren, temporär oder permanent. Diese werden bespielsweise benötigt, wenn Sie das DESY verlassen und weiterhin Mails, die an Ihre DESY Mailadresse gerichtet werden, empfangen wollen oder wenn Sie ihr DESY Mailkonto nicht regelmäßig lesen.

  • Befristete Nachsendung
    Um eine befristete Weiterleitung zu konfigurieren loggen Sie sich im Zimbra Web-Client ein und setzen unter Einstellungen -> Mail, eine Weiterleitung auf die gewünschte externe Mailadresse. Hier können Sie sich entscheiden, ob eine Kopie der E-Mail im DESY Postfach behalten werden soll oder nicht. Abhängig von dieser Entscheidung müssen Sie hier den Haken setzen oder nicht.
    Mit Ablauf ihres Accounts erlischt diese Weiterleitung jedoch!
  • Unbefristete Nachsendung
    Damit eine unbefristete Nachsendung der Mails stattfindet,muss die PEM (physical e-mail address), also die Zieladresse für alle ankommenden Mails, umgesetzt werden. Dazu müssen Sie sich mit Ihrem Benutzeraccount in der DESY Registry einloggen. Navigieren Sie nun zu Persons -> Modify Person. Dort tragen Sie im Feld 'Physical e-mail adress' die gewünschte Adresse an, an die alle Mails, die an Ihre DESY Mailadresse geschickt werden, umgeleitet werden sollen. Bitte beachten Sie: Bei dieser Umleitung werden keine Mails auf dem DESY Mailserver gespeichert und bei Verlust von Mails haben wir keine Möglichkeit der Wiederherstellung.
    Diese Art der Weiterleitung besteht unbefristet.
    Bitte beachten Sie, dass die DESY Registry nur aus dem DESY-internen Netzwerk erreichbar ist.

Generell müssen wir Sie jedoch darauf hinweisen, dass die automatische Weiterleitung an private Mailhostern, wie z.B. Google, datenschutztechnisch kritisch zu betrachten ist und möglicherweise gegen die geltende Benutzerordnung verstoßen kann.

Ein Postfach für mehrere Accounts

Wenn Sie einen funktionalen Account besitzen und dessen Mails in Ihrem eigenen primären Mailpostfach erhalten möchten, dann können Sie in den Einstellungen der funktionalen Mailbox eine Weiterleitung in Ihr primäres Postfach konfigurieren.

Sie loggen sich im Zimbra Web-Client mit dem funktionalen Account ein und navigieren in den Einstellungen zu dem Menüpunkt „Mail“. Dort im Abschnitt „Mails Empfangen“ tragen Sie die gewünschte zusätzliche Empfängeradresse ein. Sollen im Postfach dieses funktionalen Accounts zukünftig keine Mails gespeichert werden, dann setzen Sie den Haken bei „Keine lokale Kopie der Mail speichern“.

Konfiguration einer Mail Weiterleitung im Zimbra Web Client

Kopie an zusätzliche E-Mail-Adressen (Sekretärsschaltung):

Falls Sie Ihre Mails an eine zusätzliche E-Mail-Adresse weiterleiten wollen, dann können Sie das Vorgehen wie unter „Ein Postfach für mehrere Accounts“ analog dazu anwenden. Setzen Sie in diesem Fall jedoch nicht den Haken bei „Keine lokale Kopie der Mail speichern“.

Möchten Sie Ihre empfangenen Mails an mehrere Empfänger automatisch weiterleiten, trennen Sie die Empfänger-Adressen durch Kommata.