Outlook - .pst- & .zdb-Dateien

Mit Hilfe von sogenannten .pst Dateien (personal store) ist es möglich E-Mails, Kalendereinträge, Notizen etc. vom E-Mail-Server auszulagern und lokal zu speichern. Dieses Vorgehen kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein, in anderen Fällen ist es jedoch nicht zu empfehlen.
Generell empfehlen wir von unserer Seite in der Regel die Arbeit ohne .pst Datei.

Ein sinnvoller Einsatzzweck von .pst Dateien wäre beispielsweise, wenn sich Outlook auf Grund von sehr großen Mengen an Mails merkbar träge verhält und zu viele Systemressourcen in Anspruch nimmt. Erkennbar ist dies auch bei sehr lange andauernden Sortiervorgängen. Dieser Fall sollte jedoch in der Regel heutzutage eher seltener auftreten (Bei einer solchen auftretenden Problematik hilft auf, die .zdb-Datei zu komprimieren. Siehe Zimbra FAQ zu Outlook -> „Was ist die Empfehlung für sehr große Mailboxen“).

Speicherort der .pst Datei

Als Speicherort für eine solche .pst Datei wird explizit ein Pfad empfohlen, der von unseren nächtlichen Backups erfasst wird, beispielsweise Ihr Windows Home Laufwerk (H:). Hier besteht gleichzeitig der Vorteil, dass Sie die exklusiven Zugriffsrechte darauf haben und so keine unbefugten Dritten die Möglichkeit haben (im Vergleich zum Gruppenlaufwerk) auf Ihre .pst Datei, und somit Ihre Mails und andere persönliche Daten, zuzugreifen. Dabei müssen Sie jedoch beachten, dass das Backup die .pst Datei nur erfasst, wenn Outlook über Nacht nicht läuft und die Datei nicht geöffnet sein darf. Falls Outlook doch über Nacht laufen muss, dann darf die Datei nicht dauerhaft eingebunden und damit geöffnet sein, damit ein Backup durchgeführt werden kann.

In früheren Zeiten bestand auf Grund von serverseitigen Kapazitätseinschränkungen die Empfehlung mit Hilfe von .pst Dateien den Server zu entlasten, diese bestehen in beider Hinsicht nicht mehr.

Negative Aspekte

Einige Nachteile kann die Verwendung von .pst Dateien auch mit sich bringen:
Nicht von allen Plattformen lässt sich auf die .pst Datei zugreifen, so haben Sie beispielweise mit dem Zimbra Web-Client (mail.desy.de) oder andere Clients die keinen Zugriff auf das Windows-Laufwerk, unserem empfohlenen Speicherort, haben keinen Möglichkeit auf die .pst Datei zuzugreifen. Zudem besteht die Möglichkeit, dass eine permanent in Outlook eingebundene .pst Datei die allgemeine Performance Ihres Rechners negativ beeinflussen kann.

ZDB Datei

Durch den Outlook-Connector für Zimbra wird eine sogenannte .zdb Datei (zimbra database) generiert, welche sich ähnlich wie eine .pst Datei verhält. Sie enthält auch alle in Outlook abgelegt Mails und wächst mir jeder neu ankommenden Mail.
Standardmäßig ist diese unter C:\Users\BENUTZERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert. Daher achten Sie immer darauf, dass auf dieser genügend Speicherplatz vorhanden ist, um mögliche auftretenden Probleme zu vermeiden.