Zimbra & Outlook

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Wie kann ich aus Outlook heraus von einer anderen E-Mail Adresse versenden?

Um aus Outlook heraus von einer anderen Adresse versenden zu koennen, muessen sich sich erst von der gewuenschten Adresse das Delegationsrecht "Darf Senden als" geben lassen.

Gehen Sie dazu mit der gewuenschten E-Mail Adresse im Webclient auf Einstellungen -> Accounts -> Deligierte (siehe Screenshot)

Im Anschluss gehen Sie in Outlook oben rechts auf den "Zimbra" Reiter, dort gehen Sie auf Persoenlichkeiten -> Hinzufuegen

Nun koennen Sie einen Namen und die E-Mail Adresse auswaehlen von der diese Person senden darf.

Wenn die Person erstellt wurde koennen Sie ab sofort im "From" Feld die neue Absenderadresse auswaehlen.

Wie kann ich den Zimbra Connector ohne Netinstall installieren?

Hier können Sie den Zimbra-Connector downloaden: https://mail.desy.de/downloads/index.html.

Anschließend wird unter Systemsteuerung > E-Mail (32-Bit) > Profile anzeigen "Zu verwendendes Profil bestätigen" ausgewählt und unter "Hinzufügen" ein neues Profil angelegt.
Nach Eingabe eines beliebigen Namens für das Profil (z.B. zimbra) wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren", bestätigen mit "Weiter" und wählen dann "Andere" und "Zimbra Collaboration Server" aus.
Im sich öffnenden Fenster verwenden Sie folgende "Konfigurationseinstellungen für den Zimbra-Server":

  • Servername: zco.desy.de:443

  • Sichere Verbindung verwenden

  • Mail-Adresse: vorname.nachname@desy.de

  • Passwort: [Ihr DESY-Passwort]

Ich habe Outlook länger nicht benutzt. Nun kann das Programm nicht mehr auf mein Zimbra-E-Mail-Konto zugreifen. Was kann ich tun?

Nach 180 Tagen Inaktivität löscht Outlook Ihr Zimbra-E-Mail-Konto aus dem Outlook-Kontenverzeichnis. Damit Outlook wieder Zugriff auf Ihr Zimbra-E-Mail-Konto hat, müssen Sie Outlook Ihr Zimbra Mail Konto erneut hinzufügen (siehe unten).

Wie füge ich Outlook mein Zimbra-E-Mail-Konto zu?

1. Klicken Sie dafür zunächst auf den Start-Button mit dem Windows-Symbol links unten in der Menüleiste.

2. Wählen Sie in der rechten Spalte des neu aufgegangenen Menüs "Systemsteuerung" aus.

3. Die Systemsteuerung öffnet sich. Klicken Sie auf "Benutzerkonten". Ggf. müssen Sie vorher Ihre Anzeigestellungen anpassen. Wählen Sie dazu unter "Anzeige:" rechts oben die Option "Kategorie" aus.

4. In den Einstellungen zu den Benutzerkonten wählen Sie nun bitte "E-Mail (32-Bit)" aus.

5. Ein neues Fenster zum E-Mail-Setup von Outlook öffnet sich. Drücken Sie auf "E-Mail-Konten…", um ein neues E-Mail-Konto einzurichten.

6. Wiederum sollte sich ein neues Fenster öffnen. Diesmal zu den Kontoeinstellungen.
Im Untermenü E-Mail klicken Sie bitte auf "Neu…". Dies startet den Konto-Einrichtungsassistenten.

7. Im Konto-Einrichtungsassistenten ist als Standardoption "Konto automatisch einrichten" ausgesucht. Wählen Sie stattdessen bitte "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus. Bestätigen Sie mit "Weiter".

8. Unter "Dienst auswählen" klicken Sie bitte auf „Andere“. Wählen Sie im Menü darunter den "Zimbra Collaboration Server" als gewünschten Server aus. Klicken Sie auf "Weiter".

9. Ein Fenster zu den Zimbra Server Einstellungen öffnet sich. Als E-Mail Adresse geben Sie bitte Ihre DESY-E-Mail Adresse an. (Hinweis: Oft ist in diesem Feld der Benutzername eingetragen. Dies bitte ändern.) Als Password geben Sie Ihr DESY-E-Mail Password an. Bestätigen Sie mit Klick auf OK.

10. Ein Fenster warnt davor, dass Outlook neu gestartet werden muss, damit etwaige Änderungen übernommen werden können. Drücken Sie OK.

11. Das Setup ist nun abgeschlossen. Beenden Sie den Assistenten mit Klick auf "Fertigstellen".

12. Änderungen an ihrem Account können erst bei einem Neustart von Outlook berücksichtigt werden. Schließen Sie also ggf. Outlook und starten Sie das Programm erneut.

Ihre Zimbra E-Mail Ordner finden Sie in Outlook nun links in der Navigationsleiste.

Wie erstelle ich Regeln mit dem Outlook Connector?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Regeln:  

A.) ServerbasierteRegeln, d.h. diese liegen auf dem Server und B.) lokale, d.h. diese liegen nur in Ihrem Mailclient. Die serverbasierten Regeln werden migriert, sollten aber durch Sie noch mal geprüft werden (am besten via Webclient). Ihre lokalen Regeln bleiben erhalten wie sie sind, da nur lokal vorhanden
Bei auftretenden Regel-Problemen wird empfohlen, neue Regeln im Zimbra Webclient zu erstellen. Gehen Sie auf "Einstellungen" --> "Filter" Hier können Sie nun Regeln (Filter) für ein- und ausgehende Mails einrichten.
Sie können Regeln auch in Outlook im Tab Zimbra über Zimbra-Serverregeln erstellen.


Achtung Erstellen Sie keine Regeln im Tab Start--> Regeln --> Regel erstellen und auch nicht über Datei --> Informationen --> Regeln und Benachritigungen verwalten.
So erstellte Regeln werden nicht auf den Zimbra-Server hochgeladen und funktionieren nicht korrekt. 

Wie werden Stellvertreter eingerichtet?

Klicken Sie dazu auf den Tab Zimbra und klicken auf "Delegierte". Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie Ihren Stellvertreter hinzufügen können.

Kann ich gelöschte Objekte wiederherstellen?

Unter Outlook ist dieses nicht mehr möglich, aber im Webmail-Interface haben Sie die Möglichkeit dazu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf dem Papierkorb das Kontextmenü aufrufen und dann "gelöschte Objekte wiederherstellen" auswählen.

Wie sichere ich meine Regeln?

Öffnen Sie Outlook und gehen über Extras → Regeln und Benachrichtigungen → Optionen → Regeln Exportieren

Wie kann ich meine Filter auf vorhandene Ordner anwenden?

Dies ist nun unter Outlook nicht mehr möglich. Wenn Sie Ihre Filter auf vorhandene Ordner anwenden wollen, so müssen Sie sich einmal im Zimbra Web-Client unter https://mail.desy.de einloggen. Dort müssen Sie den gewünschten Filter unter  "Eigenschaften" -> "Filter" -> "Filter Anwenden" auf den entsprechenden Ordner ausführen.

Danach sind Ihre Mails auch in Outlook in dem gewünschten Ordner.

Wie sichere ich meine Notizen?
Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz unter Outlook?

Öffnen Sie Outlook. Klicken Sie auf den "Zimbra" Tab Dort finden Sie den "Abwesenheisassistent".

Hier können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erstellen, den Anzeigezeitraum anpassen und eine seperate Nachricht für externe Empfänger einrichten.

Was ist die Empfehlung für sehr große Mailboxen?

Wenn Sie Outlook benutzen und eine sehr große Mailbox besitzen (>15 GB) kann die dazu führen, dass Ihre lokale Zimbra ZDB (Datei, in der die Mails und deren Indizierung gespeichert werden)  größer als 50 GB wird. Da Outlook nicht vorhergesehen hat, dass diese Größe überschritten wird, funktioniert es dann nicht mehr. 

Deshalb empfehlen wir

  1. Die Mailbox von Zeit zu Zeit aufzuräumen und alte Mails zu löschen
  2. Die Zimbra ZDB nach dem Aufräumen zu komprimieren, da sonst kein Speicherplatz eingespart wird

​Öffnen Sie dazu Outlook und navigieren zu:

Datei -> Informationen -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen. Wählen Sie den Tab "Datendateien" aus.

Klicken Sie nun doppelt auf Ihre primäre .zdb Datei und gehen anschließend auf den Tab "ZDB Konfiguration". Klicken Sie nun auf den Button "ZDB komprimieren". Bitte beachten Sie, dass die Dauer der Komprimierung abhägngig von der Größe Ihrer Mailbox ist und längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Meine C-Festplatte hat wenig Speicherplatz und die Zimbra ZDB nimmt viel davon ein. Kann ich das ändern?

Ja man kann die ZDB Datei (in der Outlook die Emails und Indizierungsinformationen abspeichert) verschieben, z.B. auf die D-Partition (falls vorhanden). Standardmäßig ist Sie unter C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook zu finden.

Gehen Sie dazu in Outlook auf Datei -> Account Einstellungen -> Daten-Dateien -> Wählen Sie IHR Zimbra-Konto aus (Doppel-Klick) -> ZDB Configuration -> Wählen Sie den Punkt "Store ZDB in the external folder" aus und geben Sie in dem daunter stehenden Feld den Ordner an, indem Sie die ZDB-Datei gespeichert werden soll.

Klicken Sie dann auf "Move ZDB" -> OK -> Die Datei wird nun VERSCHOBEN, dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Wie kann ich die Zimbra-Update Fortschrittsanzeige dauerhaft ausblenden?

Um die Zimbra-Update Fortschrittsanzeige dauerhaft auszublenden müssen Sie den Haken an der markierten Stelle setzen UND den Pin einmal wie dargestellt anklicken.

Wieso kommen Mails mit Umlauten / Sonderzeichen manchmal beim Empfänger als unlesbare Zeichen an?

Um dieses seltene Phänomen zu vermeiden

Stellen Sie bitte in Outlook die Option unter "Datei"-> "Optionen" -> "Erweitert" (ganz nach unten Scrollen) -> "Bevorzugte Codierung für ausgehende Nachrichten auf "Unicode (UTF-8)".

Wie kann ich Kalender, Ordner, Aufgaben oder Kontakte freigeben?

Gehen Sie im Webclient auf den Reiter "Mail" um Mail-Ordner freizugeben oder auf den Reiter "Kalender" um Kalender freizugeben. Das Prinzip ist immer das Gleiche.

Rechtsklicken Sie auf den Ordner oder Kalender den Sie freigeben wollen und wählen "Ordner freigeben" bzw. " Kalender freigeben".

 

Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit die Person (via E-Mail Adresse) auszuwählen, die die Freigabe erhalten soll. Außerdem können Sie hier die Rechtevergabe vornehmen.

Wie kann ich freigegebene Kalender oder Ordner einbinden?

Wenn Ihnen ein Kalender oder Mail-Ordner freigegeben wurde, wählen Sie im Webclient in der oberen Menüleiste für freigegebende Mail-Ordner auf den Reiter "Mail", für Kalender den Reiter "Kalender" aus. Rechts-Klicken Sie auf in die obere linke Leiste und wählen Sie "Freigabe suchen".

Im Anschluss sehen Sie alle, für Sie freigegebenen Kalender oder Ordner. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus und klicken auf "Hinzufügen".

Ich bekomme einige Mails in Zimbra doppelt. Lässt sich das abstellen?

Ja. Dazu aktivieren Sie über "Einstellungen" -> "Mail" -> "Mails empfangen"

Bitte beachte Sie, dass diese Option momentan nur im AJAX-Client vorhanden ist und JavaScript dafür aktiviert sein muss.

Nach der Migration ist der Ordner mit den Gesendeten Mails leer?
Versand mit einer anderen Mailadresse

Für bestimmte Zwecke ist es möglich, E-Mails mit einer anderen E-Mail-Adresse zu versenden. Diese andere E-Mail-Adresse muss Ihnen bereits zugeordnet worden sein, d.h. Sie können Adressen nicht frei wählen.

Bitte führen Sie die unten genannten Schritte aus, sofern Sie Outlook konfigurieren wollen und über mehr als eine E-Mailadresse verfügen.

Bitte beachten Sie für den Fall dass Sie über ein X.509-Zertifikat zum Signieren von E-Mails verfügen, dass Sie dieses nur für die vorgesehene Adresse verwenden. Mit der falschen Adresse wird eine signierte E-Mail als invalide vom Empfänger gesehen.

  • Zuerst Outlook öffnen,
  • dann den Reiter "Zimbra" auswählen und
  • im Anschluss den Knopf für "Personas" drücken (hat ein grünes Kreuz)
  • In dem dann geöffnetem Dialog "Add..." auswählen.
  • Einen passenden Namen wählen, an dem Sie erkennen, welche Adresse gemeint ist
  • Dann in dem Kästchen "Persona Settings - neu_gewähler_Name" des Dialogfensters einen Namen für das "From:" Feld eingeben.
  • Aus der Drop-Down-Liste die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen und  "OK" drücken
  • Wenn Sie nun eine neue E-Mail erstellen, können sie auf das "From"-Feld drücken und aussuchen, unter welcher Adresse die E-Mail versendet werden soll.