Fax

 

Einleitung

Neben den herkömmlichen Faxgeräten an diversen Standorten bei DESY gibt es auch die Möglichkeit, Faxe direkt per E-Mail zu verschicken und zu empfangen. Diese Dokumentation beschreibt, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und wie es konkret funktioniert.

Voraussetzungen für den elektronischen Faxversand/-empfang

Grundvoraussetzung für die Nutzung des elektronischen Faxens ist die Möglichkeit, E-Mail betreiben zu können. Darüber hinaus ist es notwendig, sich für den elektronischen Faxempfang (senden kann jeder) registrieren zu lassen - bitte wenden Sie sich dazu an das UCO. Sie erhalten eine E-Mail über die Freischaltung und können ab diesem Zeitpunkt Faxe auch per E-Mail empfangen.

Faxempfang

Um Faxe per E-Mail empfangen zu können, muss der Sender die Faxnummer des Empfängers - also Ihre - kennen. Ihre Nummer für den Faxempfang bei DESY setzt sich aus Ihrer DESY-Telefonanschlussnummer und der Vorwahl (040) 8994 zusammen - ist also nahezu gleichlautend wie Ihre komplette Telefonnummer, wenn Sie von außerhalb DESYs angerufen werden.

Beispiel:

Ihre Telefonnummer ist(040)8998 - 1234
Ihre Faxnummer ist dann(040)8994 - 1234

An diese Nummer geschickte Faxe erhalten Sie dann als E-Mail. In dieser ist das eigentliche Fax als Anhang (im pdf-Format) zu finden. Dies kann mit den üblicherweise vorhandenen Betrachter-Programmen angesehen und ausgedruckt werden; unter Windows beispielsweise genügt ein Doppelklick auf den E-Mail-Anhang.

Faxversand - E-Mail-Adressierung

Um ein Fax als E-Mail senden zu können, ist die Nummer, an die das Fax geschickt werden soll, in eine E-Mail-Adresse einzubetten. Die Schreibweise dafür ist:

faxg3/<Landesvorwahl>><Faxnummer>@fax.desy.de

Dabei ist für <Faxnummer> die vollständige Faxnummer des Empfängers inklusive der Ortsvorwahl - jedoch ohne führende '0' - einzutragen. Für <Landesvorwahl> ist entsprechend die Landesvorwahl einzutragen; für ein in Deutschland befindliches Faxgerät ist also immer eine führende '49' voranzustellen (siehe auch Beispiele unten).

Theoretische Beispiele:

a) das Senden an ein richtiges Faxgerät bei DESY:faxg3/49408998????@fax.desy.de
b) das Senden an einen E-Mail -Faxempfänger bei DESY:faxg3/49408994????@fax.desy.de
c) das externe Senden (hier mit Hamburger Vorwahl):faxg3/4940<Faxnummer>@fax.desy.de
d) das externe Senden in ein anderes Land (hier: USA/NYC)faxg3/1718<Faxnummer>@fax.desy.de

(Ein Fragezeichen steht für eine Ziffer; <Faxnummer> = Faxnummer ohne Ortsvorwahl.)

Praktische Beispiele:

Normale Faxnummer bzw. TelefondurchwahlFaxadresse
a) interne Nummer an Faxgerät:7777faxg3/494089987777@fax.desy.de
b) Telefondurchwahl von einem Registrierten: 7777faxg3/494089947777@fax.desy.de
c) externe Nummer: 01805 123456faxg3/491805123456@fax.desy.de
d) externe Nummer (USA/NYC): 001-718-333-4545faxg3/17183334545@fax.desy.de


Kann das Fax nicht zugestellt werden, erhält der Absender per E-Mail eine Fehlermeldung.

Faxerstellung und -versand

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Faxe elektronisch zu erstellen und dann zu verschicken:

  • Direkt als E-Mail
  • Als E-Mail mit Anhang (.pdf, .ps sowie via Tiff Fax G3 TurboBits Printer generierte .tif)
  • Aus einem Programm (z.B.: Microsoft Office, PDF-Creator, IrfanView, etc.).

Getestet wurde mit den zentral unterstützten Programmen Outlook, Thunderbird und Pine/Alpine.

Beim Versenden wird auch der Druckertreiber Tiff Fax G3 TurboBits Printer erwähnt. Dieser Treiber (er wandelt das Format in ein TIF-Format um) funktioniert zusammen mit Outlook und Thunderbird; er ist über NetInstall zu installieren; einen Hinweis auf ihn bekommen Sie auch durch den Link, den Sie in der E-Mail erhalten, wenn Ihr Faxanschluss eingerichtet wurde.
Für Windows 7 gibt es diesen Faxdruckertreiber nicht mehr.

Faxversand: Per E-Mail

Die direkteste Möglichkeit, ein Fax elektronisch zu verfassen und zu verschicken ist, dies direkt mit einem E-Mail-Programm zu tun. Der Text des Faxes ist einfach in die E-Mail zu schreiben und die E-Mail an einen Faxempfänger zu schicken, indem dessen Faxnummer wie oben beschrieben als E-Mail-Adresse verwendet wird.
Abhängig vom verwendeten E-Mail-Programm hat man beim Verfassen der E-Mail unterschiedliche Möglichkeiten der Formatierung - so bietet Microsoft Outlook beispielsweise die Formate "Nur Text", "Html" und "Rich Text" an. Wichtig ist es, sich bei der Faxerstellung direkt im E-Mail-Programm auf die "Nur Text"-Option zu beschränken, da es sonst zu Fehlern kommt. (Für Office 2010 muss dies noch getestet werden.)

Faxversand: Per E-Mail mit Anhang

Liegt ein Dokument bereits fertig gestaltet vor beziehungsweise soll ein komplexer aufgebautes Dokument erstellt und verschickt werden, so besteht die Option, dieses Dokument einfach an die E-Mail anzuhängen - unter der Voraussetzung, dass es in einem bestimmten Format vorliegt.
Dokumente folgender Formate können einer E-Mail angehängt und ohne Verluste bei der Gestaltung gefaxt werden:

  • Portable Document Format (.pdf)
  • PostScript (.ps)
  • Tagged Image File (.tif), wenn es mit dem Tiff Fax G3 TurboBits Printer (für Windows 7 nicht vorhanden) erstellt wurde

Dabei ist es auch möglich, in das eigentliche Textfeld der E-Mail noch eine Nachricht beispielsweise als Kommentar zu schreiben - dieser Text wird auf dem Fax dann vor dem Anhang ausgegeben.

Faxversand: Per E-Mail aus einem Programm

Grundsätzlich ist das Verfassen und Senden einer Faxnachricht in Word oder anderen Programmen (PowerPoint, Excel, IrfanView) möglich.

Faxe über Word

Die Faxnachricht kann mit Office 2010 in Word z.B. direkt in das Dokument geschrieben werden. Über den Button Senden in der Schnellstartleiste wählt man PDF-E-Mail-Anlage aus und kann über Outlook das Dokument als pdf im Anhang beifügen.

Faxe via PDF-Creator und Tiff Fax G3 TurboBits Printer versenden

Es gibt generell zwei Möglichkeiten des Faxversands:

  • Wenn der PDF-Creator vorhanden ist (er ist über NetInstall verfügbar und funktioniert mit Outlook oder Thunderbird als E-Mail-Programm)
    Datei --> Drucken --> PDF-Creator --> eMail --> Speicherort angeben --> OK --> Mailfenster wird geöffnet (ggf. betreffendes .pdf anhängen) --> Faxadresse angeben --> Senden
  • Wenn der Druckertreiber Tiff Fax G3 TurboBits Printer für Faxversand vorhanden ist (unter Windows XP, nicht mehr unter Windows 7):
    Datei --> Drucken --> Tiff Fax G3 TurboBits Printer auswählen --> OK --> Faxadresse angeben--> Senden