Automatisierte Verarbeitung von Mails (Eigene E-Mailfilter)

Erstellung von eigenen E-Mail-Filtern

Um E-Mails automatisch zu filtern, empfehlen wir die Konfiguration dieser im Zimbra Web-Client. Dazu gehen Sie in den Einstellungen auf den Menüpunkt Filter und erstellen einen eigenen Filter mit den gewünschten Einstellungen.
Eine visuelle Darstellung unterschiedlicher Möglichkeiten finden Sie in der offiziellen Zimbra Hilfe (nur in Englisch verfügbar).

Vorbemerkung zur Konfiguration eines eigenen Spam-Filters

Sie können verdächtige E-Mails auch automatisch bearbeiten. Beispielsweise können Sie Ihr E-Mail-Programm so einrichten, dass speziell markierte E-Mails automatisch in einen Ordner namens "Spam" verschoben werden. Ihr Posteingang bleibt dann verschont von solchen E-Mails und alle in den Spam-Ordner geleiteten Spam-E-Mails können – nach Kontrolle durch Sie – von Zeit zu Zeit gelöscht werden. Obwohl das Löschen auch automatisch vorgenommen werden könnte, wird diese Vorgehensweise ausdrücklich nicht empfohlen, weil in sehr seltenen Fällen E-Mails auch fälschlich als Spam klassifiziert werden können.

Sie sollten dazu in Ihrem Mailprogramm auf einen speziellen sog. Mail-Header filtern:

X-Spam-TaggedAsSpamByDesy: YES

Abhängig davon mit wievielen Punkten eine Mail bewertet wurde erhöht sich mit der Anzahl dieser die Wahrscheinlichkeit und Eindeutigkeit, dass es sich um Spam handelt.

Sie sollten für eine automatisierte Verarbeitung nicht auf das Wort "[SPAM]" in der Betreffzeile filtern, da solche Markierungen auch anderweitig in die Betreffzeile gelangen können, bspw. bei der Mailweiterleitung oder -beantwortung.

In dieser Anleitung wird beispielhaft beschrieben wie im Zimbra Web-Client Filter konfiguriert werden, um vom zentralen DESY Spamfilter markierte E-Mails automatisch zu verarbeiten und in einen dafür vorgesehenen Ordner zu verschieben.
Die Illustrationen zeigen den Zimbra Web-Client mit der Version 8.6.0_GA_1169 (build 20150427101849) in Verbindung mit dem Firefox 38.0

Vorgehen zur Konfiguration des eigenen Spam-Filters

Loggen Sie sich im Zimbra Web-Client mit Ihren Accountdaten ein.
Erstellen Sie nun einen Neuen Ordner, indem Sie im oberen linken Teil des Fensters auf den kleinen Pfeil neben „Neue Mail“ klicken und anschließend im Dropdown Menü „Ordner“ auswählen (s. Abb. 1). Im nun erscheinenden Fenster geben Sie den Namen des künftigen Spamordners ein und wo dieser erstellt werden soll (s. Abb. 2).

Dropdown zur Erstellung eines neuen Ordners

Bezeichnung eines SPAM Ordners

Als Nächstes müssen wir noch den Filter erstellen, der unsere Mails in den erstellten Ordner weiterleitet.

1. Wir wählen den Reiter "Einstellungen" aus und klicken auf "Filter"
2. Erstellen Sie mit "Filter erstellen" einen neuen Filter
3. Nun sollten Sie ein Fenster sehen, dass der Abbildung ähnelt, die sich unter diesem Textabschnitt befindet
4. Benennen Sie den Filter unter "Filtername" sprechend und geben Sie für die Kopfzeile "X-desy-gw-Envelope-From" an
5. Als Nächstes wählen Sie enthält aus und fügen die Domain ein, die markiert werden soll
6. Wählen Sie unter "Folgende Aktionen ausführen" in dem Select-Feld klicken wir auf "in Ordner verschieben" und wählen noch den Ordner aus, in dem wir den Spam schieben wollen.

Fltereinstellungen für einen automatisierten Filter für Spam

Vorgehen zur Konfiguration des eigenen Filters für das Taggen von extern Mails

Was genau sind Mails von Extern? Mails von Extern sind Mails, die uns von Mailservern erreichen, die nicht von Desy-Servern stammen. Zu unseren Namensräumen(Domains) gehören:

  •     xfel.eu
  •     cfel.de
  •     cssb-hamburg.de



Namensräume, die beispielsweise nicht von uns gehostet werden, sind beispielsweise "embl.de".

Was ist ein Mail Tag? Mit einem Mail Tag können Sie ihre Mails kennzeichnen. Haben Sie ihre Mails also mit einem "Extern" Tag versehen, können Sie nach diesen Suchen und ihnen werden gleich alle dazugehörigen Mails angezeigt. Dies kann für deutlich mehr Übersichtlichkeit in ihrem Alltag sorgen und hat gegenüber einem Filter, der die Mails vorsortiert, den Vorteil, dass Sie bei regelmäßigem Gebrauch keine Mail übersehen.


Wie erstelle ich nun diese Filter für Tags? Um einen Filter zu erstellen, der Externe Mails mit einem Tag versieht, müssen folgende Punkte beachtet werden:

  1. Wir wählen den Reiter "Einstellungen" aus
  2. Nun sehen wir die Bereiche in unseren Einstellungen. Wählen Sie hier bitte "Filter" aus
  3. Klicken Sie auf "Filter erstellen"
  4. Nun Sollten Sie ein Fenster sehen, dass der Abbildung ähnelt, die sich unter diesem Textabschnitt befindet
  5. Benennen Sie den Filter unter "Filtername" sprechend und geben Sie für die Kopfzeile
    X-desy-gw-Envelope-From
    an
  6. Als Nächstes wählen Sie "existiert" aus
  7. Entfernen Sie den Haken für "Keine weiteren Filter anwenden" und wählen Sie die Aktion "Markieren mit Tag"
  8. Klicken Sie nun auf "Durchsuchen" und erstellen Sie einen neuen Tag mit dem Namen "Extern"
  9. Wichtig! Nachdem der Filter erstellt wurde, sollte der Filter an oberster Stelle der Liste mit den aktiven Filtern stehen

 

Filtereinstellungen für einen automatisierten Filter für externe Mails