Synchronisierungs-Probleme in Outlook lösen

Bei der Verwendung von Outlook werden Informationen vom E-Mail-System heruntergeladen und lokal auf Ihrem Rechner vorgehalten. Häufig kann es zu Problemen bei der Synchronisierung mit dem E-Mail-Server kommen, wenn beispielsweise eine schlechte oder langsame Netzwerkverbindung besteht oder Schwierigkeiten beim Speichern der Daten auf dem Rechner auftreten. Das Fehlerbild kann sehr vielfältig sein. Möglicherweise wird Ihnen in Outlook der Inhalt einzelner Ordner oder auch einzelne E-Mails nicht mehr angezeigt oder es gibt Probleme bei der Verwendung von Kalendern.

Die folgenden Schritte sollen Ihnen dabei helfen, entsprechende Probleme zu lösen. Erforderlich ist hierfür, dass Outlook bereits entsprechend eingerichtet ist, eine Anleitung hierzu finden Sie auf folgender Webseite:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_grundkonfigurationen/outlook/

Auf Outlook-Probleme prüfen

Bevor Sie die folgenden Maßnahmen durchführen, um Ihr Problem zu lösen, prüfen Sie bitte zunächst, ob die beobachteten Probleme von Outlook (bzw. dem Zimbra Connector for Outlook) verursacht werden. Rufen Sie dazu Ihre persönliche Mailbox via https://mail.desy.de auf und prüfen Sie, ob die Probleme auch dort zu beobachten sind. Ist dies der Fall, liegt ein grundsätzliches Problem vor. Wenden Sie sich in einem solchen Fall bitte unter möglichst genauer Schilderung des beobachteten Problems ans UCO (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy.de).

Sind die Probleme ausschließlich in Outlook zu beobachten, liegt ein Problem in Outlook bzw. dem Zimbra Connector for Outlook (ZCO) vor und die folgenden Maßnahmen sollten Schritt-weise geprüft werden.

Sollten Sie Unterstützung bei der Durchführung der folgenden Schritte benötigen, wenden Sie sich bitte an das UCO (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy).

Parallelbetrieb von Outlook

Es ist nicht empfehlenswert, Outlook gleichzeitig auf mehreren Geräten aktiv einzusetzen, da es so erfahrungsgemäß zu diversen Synchronisations-Problemen und Daten-Inkonsistenzen kommen kann. Bemühen Sie sich daher nach Möglichkeit um eine Arbeitsweise, die keinen Parallelbetrieb von Outlook erfordert und achten darauf, Outlook nach jeder Verwendung zu schließen.

Offline-Modus

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass der Offline Modus in Outlook aktiviert ist. Dieser sollte in der Regel deaktiviert sein, damit eine Synchronisierung der Elemente vom Mail-Server auf Ihr Gerät stattfinden kann. Sie überpüfen, ob sich Ihr Outlook im Offline Modus befindet wie folgt:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Klicken Sie auf den Tab "Senden/Empfangen"
  3. Sollten Sie in diesem Menü einen Knopf "Offlinemodus ausschalten" sehen, klicken Sie diesen bitte an, um den Offline-Modus wieder zu deaktivieren
     

Beobachten Sie das Verhalten von Outlook anschließend und schauen, ob Ihr Problem damit behoben werden konnte.

Synchronisierungsintervall überprüfen

Wenn E-Mails erst Minuten später in Outlook angezeigt werden als in der Weboberfläche (https://mail.desy.de), kann die zu großzügig gewählte Abrufhäufigkeit in Outlook ggf. eine Ursache dafür sein. Bitte prüfen Sie in dem Fall, ob die Erhöhung der Abrufhäufigkeit in Outlook Besserung bringt:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Klicken Sie im Menü auf den Tab "Senden/Empfangen" → "Senden-Empfangen-Gruppen"→ "Senden-Empfangen-Gruppen definieren"
  3. Wählen Sie unter "Automatische Übermittlung alle ... Minuten" einen kleinen Wert aus, zum Beispiel 5.
    Dieser Wert sollte allerdings nicht kleiner als 3 (Minuten) sein.
     

Beobachten Sie das Verhalten von Outlook anschließend und schauen, ob Ihr Problen damit behoben werden konnte.

Screenshots

Abbildung 1

Abbildung 2

Mailbox-Größe

Die Größe der Mailbox kann in Outlook unter Umständen problematisch werden, wenn sie 10GB übersteigt. Siehe hierzu auch:
https://docs.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/performance/application-pauses-if-you-have-large-data-file

Gleiches gilt auch, wenn kein Speicherplatz auf Ihrem lokalen Datenträger (C:) mehr vorhanden ist. Räumen Sie daher von Zeit zu Zeit Ihre Mailbox auf, indem Sie E-Mails löschen und/oder Archivierungsfunktionen einsetzen. Hinweise zu diesem Thema finden Sie auf  folgenden Webseiten:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/pst___zdb_dateien/

Sowie unter:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/e193720/e193722

Abschnitte "Was ist die Empfehlung für sehr große Mailboxen?" und "Meine C-Festplatte hat wenig Speicherplatz und die Zimbra ZDB nimmt viel davon ein. Kann ich das ändern?"

Prüfen des lokalen Festplattenspeicherplatzes

Ob Sie noch ausreichend Speicherplatz auf Ihrem lokalen Datenträger haben, prüfen Sie wiefolgt:

  1. Öffnen Sie den Windows Explorer
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk C: -> "Einstellungen"
  3. Unter "Freier Speicher" wird Ihnen der verbleibende Festplattenspeicher angezeigt.
     

Prüfen der Mailbox-Größe

Die Größe Ihrer Mailbox können Sie bei Bedarf über folgenden Weg prüfen:

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung → Benutzerkonten → Doppelklick auf Mail (Microsoft Outlook 2016)
  2. Wählen Sie Ihr Zimbra-Profil aus, klicken Sie auf 'Eigenschaften'
  3. Wählen Sie anschließend unter Datendateien den Punkt 'Datendateien...' und geben Sie Ihr Passwort ein.
  4. Im Reiter Datendateien klicken Sie auf "Dateispeicherort öffnen".
  5. Sie sehen nun auf der rechten Seite im Windows Explorer die Größe der Datei

 

Screenshots

Abbildung 1

Abbildung 2

Abbildung 3

Abbildung 4

Abbildung 5

Eingebundene Objekte neu einbinden

Sie können in Outlook z.B. E-Mail-Ordner anderer Accounts oder auch Kalender (z.B. Seminarraumkalender) einbinden. Häufig hilft es, zunächst die eingebundenen Elemente zu entfernen und anschließend erneut hinzuzufügen. Hierzu gehen Sie wiefolgt vor.

Nehmen Sie sich ggf. etwas Zeit, die neu eingebundenen Elemente werden von Outlook anschließend wieder neusynchronisiert, was je nach Größe der Elemente eine Weile dauern kann:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Klicken Sie oben im Menü auf den Reiter "Zimbra" und anschließend auf "Status freigeben"
  3. Im neuen Fenster entfernen Sie das Häkchen eines eingebundenen Elementes  (und klicken anschließend auf "OK"
  4. Den dritten Schritt wiederholen Sie bei Bedarf solange, bis alle Häkchen entfernt sind
  5. Beenden Sie Outlook und starten es neu
  6. Hängen Sie nun über denselben Weg alle für Ihre Arbeit erforderlichen Elemente erneut ein. Elemente, die Sie nicht benötigen, sollten hier deaktiviert bleiben.
  7. Warten Sie bitte, bis alle Elemente fertig synchronisiert sind, den Fortschritt können Sie im "Zimbra" Tab über den Knopf "Zimbra-Status anzeigen" einsehen
  8. Erst, wenn alle Elemente erneut synchronisiert sind, beenden Sie bitte erneut Outlook und starten es neu
     

Beobachten Sie das Verhalten von Outlook anschließend und schauen, ob Ihr Problen damit behoben werden konnte.

Beachten Sie bitte zudem, dass Sie nur diejenigen Elemente aktivieren sollten, die Sie tatsächlich verwenden. Ab einer gewissen Menge kann dies ansonsten den gesamten Betrieb von Outlook stark verlangsamen.

Speicherort der lokalen Mailbox-Dateien

Sowohl Ihre persönliche Mailbox, als auch eingebundene Kalender und Inboxen werden in separaten Dateien mit der Endung .zdb gespeichert. Der Standard-Speicherort für diese Dateien ist C:\Users\[Accountname]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Dieser Speicherort sollte keinesfalls verändert werden. Insbesondere sollte kein Netzwerklaufwerk (H:\ o.ä.) als Ablage verwendet werden. Hintergrund hierfür ist, dass Verbindungen zu entfernten Verzeichnissen in der Regel langsamer sind als der Zugriff auf lokal liegende Dateien. Durch den permanent erforderlichen Zugriff auf die Datendateien durch Outlook können durch das möglicherweise verzögerte Lesen und Schreiben Dateninkosistenzen nicht ausgeschlossen werden. Das heißt, dass im schlimmsten Fall Datenverlust drohen kann.

Stellen Sie daher bitte ggf. sicher, dass Sie einen lokalen Speicherort für Ihre Datendateien verwenden.

Outlook-Profil neu einrichten

Erst, wenn keiner der oben genannte Wege helfen sollte, legen Sie bei Bedarf ein neues Outlook-Profil an. Hintergrund hier ist, dass mit dem Neuanlegen eines Outlook-Profils auch Ihre persönliche Inbox vollständig neu synchronisiert wird, Ansichtseinstellungen etc. gehen dabei verloren und müssen neu eingerichtet werden. Die Synchronisation nach dem Neueinrichten Ihres Outlook-Profils kann anschließend, je nach Größe der Inbox sehr lange dauern. Es empfiehlt sich also, dies entweder zum Feierabend hin oder wenigsten über die Mittagspause anzustoßen.

Eine Anleitung zur Neueinrichtung eines Outlook-Profils finden Sie auf unten genannter Webseite. Bitte beachten Sie, dass die Benennung des Profils als "CreateZimbraProfile.exe" oder "Zimbra" zwingend erforderlich ist, um nicht bei zentral gesteuerten Änderungen die seitens DESY-IT durchgeführt werden müssen, außen vor zu bleiben.

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/ein_neues_outlook_profil_erstellen