Mail Programme: Grundkonfigurationen

Hier finden Sie eine Übersicht zu grundlegenden Konfigurationen verschiedener Mail-Programme.

Personen mit DESY-Account haben unterschiedliche Möglichkeiten, auf ihre E-Mails zuzugreifen. Die von DESY-IT angebotenen Anwendungen für den Zugriff auf Ihre E-Mails werden im Folgenden kurz dargestellt. Am Ende dieser Webseite finden Sie Links zu spezifischen Hinweisen der Programme.

Zimbra Web

Die Zimbra Weboberfläche (https://mail.desy.de) ist das von DESY-IT primär empfohlene Verwaltungswerkzeug, um auf Kalender, E-Mails und Kontakte zuzugreifen. Es kann von jedem Gerät aus genutzt werden, das über ein Internetprogramm (Browser) verfügt. Dabei ist es egal, welches Betriebssystem auf dem Gerät eingesetzt wird.

Über die Zimbra Weboberfläche haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen Ihres Accounts. Es müssen zudem für die Nutzung der Weboberfläche keine Daten lokal gehalten werden, was eine unter Umständen langwierige Synchronisation der Daten vermeidet.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist beschränkt auf den Einsatz auf DESY Windows Geräten. Für die Nutzung ist neben Microsoft Outlook selbst der so genannte Zimbra Connector for Outlook (kurz ZCO) erforderlich. Dieser muss wie Microsoft Office auch über den DSM (Softwareverteilung) installiert werden. Notwendig ist der Einsatz von Microsoft Outlook dann, wenn Sie zum Beispiel Ihre Kalender (und E-Mails) auch offline zugänglich machen müssen, um zum Beispiel von unterwegs auf Ihre Daten zugreifen zu können.

Manche Einstellungen oder Freigaben können zum Teil nicht in Outlook selbst vorgenommen werden, sondern müssen über die Zimbra Weboberfläche (s.o.) erfolgen. Outlook kopiert Ihre Daten außerdem vom zentralen Dienst auf Ihr lokales Gerät (Erstellung eines lokalen Abbilds Ihrer auf dem zentralen Dienst vorhandenen Daten). Der erforderliche Kopiervorgang (Synchronisierung) erfordert einen entsprechenden Zeitaufwand insbesondere bei großen Inboxen und/oder vielen Terminen in Kalendern, zum einen bei der ersten Synchronisierung auf Ihr Gerät, als auch nach längeren Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub.

Insbesondere für Personen, die im Alltag mit der Verwaltung vieler Kalender konfrontiert sind, kann Outlook eine übersichtlichere Ansicht der Kalender bieten. Auch die Integration in Word bzw. Excel z.B. für Serienbriefe kann Outlook leisten.

Thunderbird

Thunderbird wird bei DESY sowohl unter Windows im Software Manager DSM, als auch unter Ubutu in den Software Repositories zur Installation angeboten.

Wie Outlook synchronisiert auch Thunderbird die in Ihrem Mailkonto verfügbaren Daten lokal auf Ihr Gerät und legt dort ein entsprechendes Profil an. Notwendig ist der Einsatz von Thunderbird dann, wenn Sie zum Beispiel Ihre E-Mails auch offline zugänglich machen müssen. Zum Beispiel um von unterwegs auf Ihre Daten zugreifen zu können.

Beachten Sie bitte, dass von der Nutzung von Thunderbird als Kalender-Werkzeug aufgrund diverser Probleme abgeraten werden muss. Siehe hierzu auch: https://it.desy.de/dienste/kalender/

Smartphones / Tablets

Auch Smartphones und Tablets bringen in der Regel eigene Kalender- und E-Mail-Programme mit und ermöglichen über die App Stores eine Installation vieler unterschiedlicher Anwendungen. Auch diese stellen nur ein Abbild Ihrer Daten lokal auf dem Gerät zur Verfügung. Eine grundsätzliche Empfehlung für bestimmte Anwendungen gibt es seitens DESY-IT bisher nicht.

Grundsätzlich sollte ActiveSync (was die Synchronisation von Mails, Kalendern und Kontakten umfasst) als Synchronisierungs-Art primär eingesetzt werden. Nur wenn eine Synchronisation via ActiveSync nicht möglich oder gewünscht ist, sollten E-Mails (mit einem IMAP Konto), Kalender (mit einem CalDAV-Konto) und Kontakte (mit einem CardDAV-Konto) vom/zum zentralen Dienst zu Ihrem Gerät übertragen werden. Aufgrund der vielfältigen Programme, unterschiedlicher Geräte etc. kann DESY-IT in diesen Fällen nur eingeschränkte Unterstützung leisten.

Kurz-Übersicht

Bitte beachten Sie, dass nur die Zimbra Weboberfläche einen direkten Blick auf die Daten Ihres E-Mail-/Kalender-Kontos ermöglicht. Alle anderen Anwendungen stellen ausschließelich ein lokales Abbild der Daten zur Verfügung, was bedeutet, dass diese vom Kalender-/Mail-Dienst herunter bzw. zum Kalender-/Mail-Dienst hin kopiert werden müssen.

Daher gilt: Nutzen Sie bitte bevorzugt die Zimbra Weboberfläche (https://mail.desy.de). Verwenden Sie dann ein lokal installiertes E-Mail-/Kalender-Programm (z.B. Outlook), wenn

die Zimbra Weboberfläche nicht effizient einsetzbar ist (z.B. auf Smartphones oder Tablets)
Sie Ihre Daten offline benötigen (z.B. auf Dienstreisen)
Sie erweiterte Funktionen oder eine Kopplung an andere Programme (wie z.B. Word oder
Warenwirtschaft) benötigen

Verfügbarkeit der E-Mail-Programme

	Zimbra Web	Outlook	Thunderbird	Apple Mail
Windows	ja	ja	ja	nein
Linux	ja	nein	ja	nein
macOS	ja	nein	ja	ja
iOS	ja	nein	nein	nein
Android	ja	nein	nein	nein

Relevante Aspekte der E-Mail-Programme

	Zimbra Web	Outlook	Thunderbird	Andere (z.B. Apple Mail)
Seitens DESY-IT unterstützt	ja	ja	nur Mail	eingeschränkt
Betriebssystem-übergreifend	ja	nein	ja	nein
Lokales Abbild (Synchronisierung)	nein	ja	ja	ja
Offline-Verfügbarkeit der Daten	nein	ja	ja	ja
Integration in Office Programme	nein	ja	nein	nein
Konfiguration auf jedem Gerät erforderlich	nein	ja	ja	ja
Synchronisierungs-Probleme möglich	nein	ja	ja	ja

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