Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist beschränkt auf den Einsatz auf DESY Windows Geräten. Für die Nutzung ist neben Microsoft Outlook selbst der so genannte Zimbra Connector for Outlook (kurz ZCO) erforderlich. Dieser muss wie Microsoft Office auch über den Software Shop installiert werden. Notwendig ist der Einsatz von Microsoft Outlook dann, wenn Sie zum Beispiel Ihre Kalender (und E-Mails) auch offline zugänglich machen müssen. Zum Beispiel um von unterwegs auf Ihre Daten zugreifen zu können.

Erforderliche Einstellungen oder Freigaben können zum Teil allerdings nicht  in Outlook selbst getätigt werden, sondern müssen zuvor über die Zimbra Weboberfläche (s.o.) erfolgen. Outlook kopiert Ihre Daten außerdem vom zentralen Dienst auf Ihr lokales Gerät (Erstellung eines lokalen Abbilds Ihrer auf dem zentralen Dienst vorhandenen Daten). Der erforderliche Kopiervorgang (Synchronisierung) erfordert einen entsprechenden Zeitaufwand insbesondere bei großen Inboxen und/oder vielen Terminen in Kalendern, zum einen bei der allerersten Synchronisierung auf Ihr Gerät, als auch nach längeren Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub.

Dadurch, dass die Daten lokal auf der Festplatte des Gerätes gespeichert werden, ist zudem  der Schutz der Daten etwas abgeschwächt im Vergleich zur Nutzung der Weboberfläche, da so ein zusätzlicher Angriffspunkt entstehen kann.

Insbesondere für Personen, die im Alltag mit der Verwaltung vieler Kalender konfrontiert sind, kann Outlook eine übersichtlichere Ansicht der Kalender bieten. Auch die Integration in Word bzw. Excel z.B. für Serienbriefe kann Outlook leisten.

Smartphones / Tablets

Auch Smartphones und Tablets bringen in der Regel eigene Kalender- und E-Mail-Programme mit und ermöglichen über die App Stores eine Installation vieler unterschiedlicher Anwendungen. Auch diese stellen nur ein Abbild Ihrer Daten lokal auf dem Gerät zur Verfügung. Eine grundsätzliche Empfehlung für bestimmte Anwendungen gibt es seitens DESY-IT bisher nicht.

Grundsätzlich sollte allerdings die Nutzung von ActiveSync (was die Synchronisation von Mails, Kalendern und Kontakten umfasst) als Synchronisierungs-Art primär eingesetzt werden. Nur wenn eine Synchronisation via Active Sync nicht möglich oder gewünscht ist, sollten E-Mails (mit einem IMAP Konto), Kalender (mit einem CalDAV Konto) und Kontakte (mit einem CardDAV Konto) vom/zum zentralen Dienst zu Ihrem Gerät  übertragen werden. Aufgrund der vielfältigen Programme, unterschiedlicher Geräte etc. kann DESY-IT in diesen Fällen nur eingeschränkte Unterstützung leisten.