Kurzanleitungen - Pilotformulare

 

Ausführliche Anleitungen zum Umgang mit den Adhoc-Workflows im Formularmanagement finden Sie hier.

PDFs der Kurzanleitungen
application/pdf Kurzanleitung Einstellungsgesuch (114KB)
Kurzanleitung Einstellungsgesuch
application/pdf Kurzanleitung Abgabemeldung (70KB)
Kurzanleitung Abgabemeldung
Einstellungsgesuch

Grundsätzliches

  • das Einstellungsgesuch wird via https://forms.desy.de bearbeitet
  • Aufgaben werden als E-Mail zugestellt bzw. sind auf der Webseite https://forms.desy.de zu finden.
  • Alle Daten verbleiben im FMS und werden nicht per E-Mail verschickt.
  • Initiator:innen/Bearbeiter:innen/Genehmiger:innen des Formulars sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang) jederzeit alle Informationen zum Vorgang
    • beteiligte Personen
    • Kommentare
    • aktuelle Formularinhalte
  • Informierte sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang)
    • beteiligte Personen
    • KEINE Kommentare
    • nur den Formularinhalt zum Zeitpunkt der Information
  • Vertreter:innen können definiert werden (auch nur für bestimmte Formulare oder Zeiträume)

Vorbereiten des Formulars durch z.B. die Sekretariate

  • Ausfüllen des Formulars durch mehrere Personen möglich
    • nicht gleichzeitig, sondern nacheinander!
    • nicht festgelegt, wer welche Felder ausfüllt
    • keine Pflichtfelder vor dem Weiterschicken
  • ggf. Schicken des derzeitigen Bearbeitungsstandes durch "zur Info senden"
  • Beteiligung der nächsten Person durch "Zur Bearbeitung senden"
    • wenn Person doch nicht bearbeiten kann etwa wegen Abwesenheit, kann durch "Vorgang zurückziehen" die Aufgabe zurückgenommen und jemand anderem geschickt werden
    • Auswahl mehrerer Personen gleichzeitig ist möglich, es kann aber nur eine dieser Personen die Aufgabe bearbeiten
  • Abschluss der Vorbereitung "Zur Genehmigung senden in der Rolle Gruppenleitung" an die jeweilige Gruppenleitung
    • Bitte in den Betreff der Email zusätzlich Job-ID und beantragende Gruppe eintragen.

Genehmigung/Unterschrift durch die Gruppenleitung

  • ggf. Vervollständigung bzw. Prüfung der ausgefüllten Felder
  • Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein
  • ggf. "Zurückschicken" der Bearbeitung an Sekretariat/Fachgruppenleitung durch "Zur Bearbeitung senden"
  • Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
  • Weitergabe an Bereichsleitung durch "Zur Genehmigung senden in der Rolle Bereichsleitung" an die jeweilige Bereichsleitung
    • Bitte in den Betreff der Email zusätzlich Job-ID und beantragende Gruppe eintragen.

Genehmigung/Unterschrift durch die Bereichsleitung

  • Änderung aller Formularfelder möglich
    • Empfehlung: zur Kenntnisnahme der Änderungen "Zur Info senden" an Gruppenleitung
  • Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
    • Bis auf die Felder „Job-ID“, „Entgeltgruppe“, „Stufe“,„Einstellungsdatumund die Namen der nicht einzustellenden Bewerber:innen werden alle ausgefüllten Felder gesperrt, d.h. sindnicht mehr veränderbar.
  • Weitergabe an Recruitment/V22 durch: "Zur Bearbeitung senden" an die auszuwählende Gruppe" V22-Recruitment"
    • Bitte in den Betreff der Email zusätzlich Job-ID und beantragende Gruppe eintragen.

Bearbeitung durch Recruitment/V22

  • Änderungen der Felder „Job-ID“, „Entgeltgruppe“, „Stufe“, „Einstellungsdatum“, Namen der nicht einzustellenden Bewerber:innensind ohne Entfernen der Unterschrift von Bereichsleitung/Gruppenleitung möglich.
  • Änderungen in den anderen Feldern sind nur möglich
    • durch Entfernen der Unterschriften von Bereichsleitung/Gruppenleitung
    • "Zur Bearbeitung senden" zurück zur Gruppenleitung/Bereichsleitung mit einem entsprechenden Kommentar
  • Erstellen eines PDFs, das in EASY abgelegt wird
  • Ausdruck des PDFs und Weitergabe an V21 etc.
    • Eingangsstempel wie gehabt
  • Abschluss des Vorgang im FMS durch "Vorgang abschließen"
    • Initiator:in bekommt entsprechende E-Mail
    •  d.h. nicht, dass der gesamte Einstellungsprozess abgeschlossen ist.
Abgabemeldung

Grundsätzliches

  • die Abgabemeldung wird via https://forms.desy.de bearbeitet
  • Aufgaben werden als E-Mail zugestellt bzw. sind auf der Webseite https://forms.desy.de zu finden.
  • Alle Daten verbleiben im FMS und werden nicht per E-Mail verschickt.
  • Initiator:innen/Bearbeiter:innen/Genehmiger:innen des Formulars sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang) jederzeit alle Informationen zum Vorgang
    • beteiligte Personen
    • Kommentare
    • aktuelle Formularinhalte
  • Informierte sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang)
  • beteiligte Personen
  • KEINE Kommentare
  • nur den Formularinhalt zum Zeitpunkt der Information
  • Vertreter:innen können definiert werden (auch nur für bestimmte Formulare oder Zeiträume)

Vorbereiten des Formulars

  • Ausfüllen des Formulars durch mehrere Personen möglich
    • nicht gleichzeitig, sondern nacheinander!
    • nicht festgelegt, wer welche Felder ausfüllt
    • wenige Pflichtfelder müssen vor dem Weiterschicken ausgefüllt werden
  • ggf. Schicken des derzeitigen Bearbeitungsstandes zur Kenntnisnahme durch "Zur Info senden"
  • Beteiligung der nächsten Person durch "Zur Bearbeitung senden"
    • Auswahl mehrerer Personen gleichzeitig ist möglich, es kann aber nur eine dieser Personen die Aufgabe bearbeiten
    • wenn Person doch nicht bearbeiten kann, kann durch "Vorgang zurückziehen" die Aufgabe zurückgenommen und jemand anderem geschickt werden
  • Abschluss der Vorbereitung: "Zur Genehmigung senden in der Rolle Kostenstellenverantwortliche*r" an die/den jeweiligen Kostenstellenverantwortliche:n

Genehmigung/Unterschrift durch die/den Kostenstellenverantwortliche:n

  • ggf. Vervollständigung bzw. Prüfung der ausgefüllten Felder
  • Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein
  • ggf. "Zurückschicken" der Bearbeitung an andere durch "Zur Bearbeitung senden"
  • Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
    • ggf. Abspeichern des Formulars vor der Unterschrift, um die automatisch generierte ID-Nr. einzutragen
  • Je nach Anschaffungswert ist Unterschrift des/der Bereichsreferent*in nötig:
    • in diesem Fall Weitergabe an Bereichsleitung durch: "Zur Genehmigung senden in der Rolle Bereichsreferent*in" an die jeweilige Bereichsleitung
    • sonst gleich Weitergabe an V4-Verwertung durch  "Zur Genehmigung senden in der Rolle Verwerter*in" an die Gruppe Verwertung-Hamburg oder Verwertung-Zeuthen

Genehmigung/Unterschrift durch die Bereichsleitung

  • Je nach Wert ist ggf. eine Genehmigung/Unterschrift durch die Bereichsleitung nötig
  • Änderung aller Formularfelder möglich
    • Empfehlung: zur Kenntnisnahme der Änderungen "Zur Info senden" an Kostenstellenverantwortlichen
  • Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
  • alle ausgefüllten Felder werden gesperrt, d.h. sind nicht mehr veränderbar
  • Weitergabe an V4-Verwertung durch  "Zur Genehmigung senden in der Rolle Verwerter*in" an die Gruppe Verwertung-Hamburg oder Verwertung-Zeuthen

Bearbeitung durch V4

  • wenn Änderungen durchgeführt werden sollen, ist dies nur möglich
    • durch Entfernen der Unterschriften von Bereichsleitung/Kostenstellenverantwortlichen
    • "Zur Bearbeitung senden" zurück zur Bereichsleitung/Kostenstellenverantwortlichen mit einem entsprechenden Kommentar
  • Ausfüllen der V4-Formularfelder
  • Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
  • Weitergabe an V3 durch "Zur Bearbeitung senden"

Bearbeitung durch V3

  • wenn Änderungen durchgeführt werden sollen
    • Unterschrift der/s "Verwerter:in" kann  bestehen bleiben
    • Entfernen der letzten Unterschrift (Kostenstellenverantwortlich:er/Bereichsreferent:innen)
    • Durchführen der Änderungen
    • "Zur Genehmigung senden"  mit einem entsprechenden Kommentar mit der Bitte um Unterschrift und Bitte um Weitergabe danach an V3 durch "Zur Bearbeitung senden" an V3
    • ggf. im CC an z.B. ursprünglichen Kostenstellenverantwortlichen
  • Ablage des PDFs im (V4) Verwertungsordner auf dem Laufwerk
  • Abschluss des Vorgang im FMS durch "Vorgang abschließen" 
    • Initiator:in bekommt entsprechende E-Mail
    • d.h. nicht, dass der gesamte Verwertungsprozess abgeschlossen ist

 

 

 

Lizenzvereinbarungen

Grundsätzliches

  • Die Vereinbarung zur Überlassung von Lizenzinformationen wird über das Formularmanagementsystem (FMS) via https://forms.desy.de bearbeitet.
  • Aufgaben werden als E-Mail zugestellt bzw. sind auf der Webseite https://forms.desy.de zu finden.
  • Alle Daten verbleiben im FMS und werden nicht per E-Mail verschickt.
  • Initiator:innen/Bearbeiter:innen des Formulars sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang) jederzeit alle Informationen zum Vorgang:
    • beteiligte Personen
    • Kommentare
    • aktuelle Formularinhalte
  • Informierte sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang):
    • beteiligte Personen
    • KEINE Kommentare
    • nur den Formularinhalt zum Zeitpunkt der Information

Ausfüllen des Formulars

  • Füllen Sie bitte das Formular aus und unterschreiben Sie es durch Klick auf das Signaturfeld.
    Bitte achten Sie darauf, alle gelb unterlegten Pflichtfelder auszufüllen.
  • Durch das Anklicken des Signaturfeldes werden alle ausgefüllten Felder werden gesperrt und sind somit nicht mehr veränderbar.

Erstellen und Versenden des Formulars an UCO (uco-forms@desy.de)

  • Schicken Sie das Formular über den den grünen Workflow-Button am Anfang des Formulars ans UCO.
    Die Sendeadresse uco-forms@desy.de ist bereits voringestellt.
  • Sie können bei Bedarf sich selbst oder anderen Personen zur Information eine "Kopie" senden und einen "Kommentar" mitschicken.
  • Über den Knopf "Erstellen und Weiterleiten" wird nun das Formular erstellt (abgespeichert) und direkt ans UCO geschickt.

Bearbeitung durch UCO

  • Das UCO bearbeitet Ihr Formular und schaltet Sie für die gewünschte Lizenz frei.
  • Die dazu notwendigen Informationen erhalten Sie über das FMS, welches Sie per E-Mail hierüber informiert.
  • Abschließend erledigt das UCO die Lizenzanfrage durch "Vorgang abschließen".