Wie erstellt man eine Queue / einen Bereich?

  1. Genehmigung und Ernennung zur Administration:
    Grundsätzlich bedarf es hierzu einer Zustimmung der zuständigen Gruppenleitung, sowie der Ernennung einer verantwortlichen Ansprechperson, die die Administration der RT-Queue in der Gruppe übernimmt.
     
  2. Formular:
    Des Weiteren muss für jede Queue ein sogenanntes Formular zur „Erfassung einer Verarbeitungstätigkeit“ ausgefüllt werden. In diesem Formular ist unter anderem hinterlegt, welche Daten gegebenenfalls von den Benutzenden erhoben und wie lange diese gespeichert werden.  Als „Default“-Einstellung gilt hier die Löschung eines Tickets, sobald dieses drei Jahre alt und erledigt ist. Es ist allerdings möglich in gut begründeten Fällen den Aufbewahrungszeitraum zu verlängern. In diesem Fall muss eine Anpassung unserer Vorlage für das Formular in Absprache mit D4 vorgenommen werden. Unsere Vorlage findet sich hier.
     
  3. Erstellen einer queue-spezifischen automatischen Antwort:
    Zusätzlich wird für jede Queue eine automatische Antwort gesetzt, die die Benutzenden erhalten, wenn Sie ein Ticket generieren. In dieser „Auto-Reply“ werden die Benutzenden über die Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten im Ticketsystem informiert und auf unsere Datenschutzerklärung hingewiesen. Hierfür kann unsere Vorlage genutzt werden. Diese findet sich hier.
     
  4. Prüfen und Planen der Einstellungen:
    Eine Übersicht über zentrale Einstellungen für Queues findet sich hier.

 

Sobald uns alle notwendigen Informationen und das Formular vorliegen, kann von uns eine Queue mit dem gewünschten Namen und der gewünschten E-Mailadresse angelegt werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit eine Schulung zur Nutzung und Funktionsweise des Request-Trackers zu erhalten. (Für eine Schulung wenden Sie sich bitte an it-training@desy.de )

Request-Tracker

Request-Tracker
E-Mail: Request-Tracker
Link: https://rt-system.desy.de