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Hinweise für große Mailboxen

Diese Webseite richtet sich an Personen, welche große Mailboxen und / oder viele geteilte Mailboxen und / oder Kalender eingebunden haben.

Räumen Sie auf soweit möglich

Soweit es Ihnen möglich ist, löschen Sie bitte E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen. Denken Sie außerdem daran, ggf. ab und zu Ihren Papierkorb zu leeren, um den Speicherplatz wirklich freizugeben (Rechtsklick auf den Papierkorb -> "Ordner leeren")

Hängen Sie nicht benötigte geteilte Inboxen aus Outlook aus

Standardmäßig sind alle Inboxen, die Kalender oder Mail-Ordner enthalten, die mit Ihnen geteilt wurden, in Outlook eingebunden. Nicht alle dieser geteilten Elemente benötigen Sie möglicherweise. Prüfen Sie daher bitte, ob Sie wirklich alle in Outlook aktivierten Inboxen benötigen oder ob Sie welche deaktivieren können. Gehen Sie hierzu wiefolgt vor:

  1. Klicken Sie im Tab "Zimbra" auf "Status freigeben"
  2. Entfernen Sie EIN Häkchen einer der Inboxen, die Sie nicht benötigen und klicken anschließend auf OK
     

Bitte beachten Sie, dass für jedes zu entfernende Häkchen der Dialog erneut geöffnet werden muss. Es ist nicht möglich, mehrere Elemente in einem Rutsch zu ändern.

 

Nachrichten nur teilweise herunterladen

Sollten Sie Outlook auf einem stationären Rechner betreiben und/oder nicht darauf angewiesen sein, dass Ihnen die Inhalte der Mails auch zur Verfügung stehen, wenn Sie mal keine Netzwerkverbindung haben, können Sie Ihr Outlook so einrichten, dass Inhalte (inkl. Nachrichtentext) nicht standardmäßig heruntergeladen werden.

Inhalte wie der Nachrichtentext sowie Anhänge werden in diesem Modus erst heruntergeladen, wenn Sie eine betreffende Mail explizit öffnen. Auf diese Weise müssen nicht alle Daten jederzeit vollständig lokal vorgehalten werden. Diese Einstellung können Sie dediziert für Postfächer festlegen, die Sie eingebunden haben.

Wichtiger Hinweis: Diese Einstellung hat direkte Auswirkungen auf die Möglichkeiten der Suche in Outlook. Dadurch, dass die Nachrichteninhalte nicht verfügbar sind, kann die Suche nicht auf bisher ungeöffnete Mails zugreifen, die nur mit Kopfzeilen synchronisiert werden und findet daher möglicherweise nicht alle erwarteten Nachrichten.

Anpassen des Senden-/Empfangsmodus

  • Klicken Sie auf "Senden/Empfangen" -> "Senden-Empfangen-Gruppen" -> "Senden-Empfangen-Gruppen definieren..."
  • Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie hier auf "Bearbeiten..."
  • Wählen Sie in der linken Leiste zunächst das Postfach, für welches Sie die Option festlegen möchten.
  • Klicken Sie anschließend im Fenster für die Übermittlungseinstellungen auf "Nur Kopfzeilen herunterladen" -> OK

Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle Postfächer, für die Sie diese Einstellung festlegen möchten.


Versenden Sie große Anhänge nicht per E-Mail bzw. entfernen solche vom Mailserver

Auch, wenn es heutzutage möglich und durchaus üblich ist, auch große Anhänge wie Bilddateien, PDFs und ähnliches per E-Mail zu versenden, ist dies nicht immer ratsam.

Viele E-Mail-Programme, darunter auch Outlook sind darauf angewiesen, E-Mails, Termine etc. lokal zu speichern. Anhänge an diesen verbrauchen entsprechend viel lokalen Speicherplatz. Langfristig kann dies dazu führen, dass Outlook langsam wird und möglicherweise irgendwann größere Probleme auftreten, aufgrund der Datenmenege die es vorhalten muss.

Achten Sie daher nach Möglichkeit auf eine Daten-arme Arbeitsweise, indem Sie folgende Empfehlungen erwägen:

  • Teilen Sie Dateien nicht per E-Mail oder über Termine, sondern nutzen Sie zentrale Speicherdienste wie die Windows Netzwerklaufwerke (H: / N:) oder DESY Sync & Share (siehe https://it.desy.de/dienste/speicherdienste/desy_sync__share/). Durch Nutzung dieser Dienste besteht auch der Vorteil, dass Berechtigungen, die Sie für den Datenzugriff vergeben, jederzeit wieder entzogen werden können. Insofern haben Sie hier deutlich mehr Kontrolle. Insbesondere vertrauliche Dateien sollten nicht per E-Mail geteilt werden.
  • Sollten Ihnen Anhänge zugesandt werden, laden Sie diese herunter und speichern die Dateien an einer geeigneten Stelle. Auch hier kommen Netzwerklaufwerke oder DESY Sync & Share infrage. Löschen Sie anschließend die Daten vom Mailserver.
     

Nutzen Sie Archivierungs-Funktionen

Unter dem Archivieren von E-Mails wird das Auslagern von Daten vom Mailserver in eine Archiv-Datei (PST) verstanden. Gehen Sie hierzu wiefolgt vor:

  • Öffnen Sie Outlook
  • Klicken Sie auf "Datei" -> "Öffnen und Exportieren"
  • Klicken Sie auf "Importieren / Exportieren"
  • Wählen Sie im folgenden Dialog "In Datei exportieren" und klicken auf "Weiter"
  • Wählen Sie im nächsten Dialog bei "Zu erstellender Dateityp" den Punkt "Outlook-Datendatei (.pst)" und klicken erneut auf "Weiter"
  • Wählen Sie im nächsten Schritt die Elemente, ggf. mithilfe des angebotenen Filters, die Sie exportieren möchten.
  • Im letzten Schritt geben Sie bei Bedarf ein Kennwort ein, um die Datendatei vor fremden Zugriffen zu schützen.
  • Speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort. In der Regel schlägt Outlook ein Verzeichnis in Ihrem H: Laufwerk vor, was als Pfad empfehlenwert ist. Beachten Sie hierzu bitte auch die Hinweise zu Archivdateien in den Do's & Don't auf dieser Seite.
  • Wenn der Vorgang erfolgreich war, löschen Sie die auf diesem Wege archivierten Elemente vom Mailserver, um dort den entsprechenden Speicherplatz freizumachen.
     

Bitte beachten Sie, dass Sie PST Dateien später nur mit Outlook öffnen können. Es ist nicht möglich, diese Archivdateien in Zimbra oder mit anderen Mail-Programmen zu öffnen, um damit zu arbeiten.

 

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