Fehlerbeschreibung

Sofern in mit Microsoft Outlook verschickten E-Mails digitale Sicherheitszertifikate verwendet werden, kann es vorkommen, dass E-Mails unvollständig verschickt werden.

Nach aktuellen Erkenntnissen tritt das Problem auf, nachdem Nachrichten bereits als Entwurf gespeichert wurden. Ab der zweiten Änderung nach dem initialen Anlegen eines Entwurfs werden Änderungen nicht mehr in der Nachricht gespeichert.

Workaround

Nutzen Sie für den Versand von Mails die Webseite des Mailservers https://mail.desy.de, hier tritt das Problem nicht auf.

In Outlook können Sie das Problem umgehen, indem Sie das Signieren von E-Mails mit digitalen Sicherheits-Zertifkaten ausschalten:

1. Navigieren Sie in Outlook zu "Datei" -> "Optionen"
2. Wählen Sie links im Menü des neuen Fensters "Trust Center" -> "Einstellungen für das Trust Center"
3. Navigieren Sie zu "E-Mail-Sicherheit"
4. Deaktivieren Sie das Häkchen "Ausgehenden Nachrichten digitale Signaturen hinzufügen" und bestätigen den Dialog
    

Sie können dies bei Bedarf auch Nachrichten-weise beeinflussen, indem Sie im Fenster einer Nachricht den Reiter "Optionen" wählen und dort auf den Button "Signieren" klicken, um das Signieren zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

Lösung

Eine Anfrage auf Problembehebung wurde beim Hersteller (Zimbra) eröffnet.

Fehlerbeschreibung

In Outlook kann ausgewählt werden, welche Signatur standardmäßig unterhalb des Nachrichten-Textes angehängt wird.

Es wurde beobachtet, dass Outlook diese Einstellung "vergisst", sodass an Nachrichten keine Text-Signatur mehr automatisch angehängt wird.

Workaround

Die zu verwendende Signatur muss über das Menü der Nachricht manuell hinzugefügt werden.

Lösung

Da das beobachtete Verhalten bislang (02/2026) nicht verlässlich reproduzierbar ist, ist es zurzeit leider nicht Möglich, hierfür einen Call beim Hersteller zu eröffnen. Sollten sich neue Erkenntnisse ergeben, werden wir den Sachverhalt erneut prüfen.

Fehlerbeschreibung

In Text-Signaturen werden Sonderzeichen, zum Beispiel Umlaute, gegen "kaputte" Zeichen ersetzt und somit fehlerhaft dargestellt.

Workaround

Deaktivieren Sie die Synchronisierung der Signaturen durch den ZCO wie folgt:

1. Öffnen Sie Outlook
2. Navigieren Sie im Menü zu "Zimbra" -> Erweitert
3. Deaktivieren Sie das Häkchen "Signaturen synchronisieren" und bestätigen Sie den Dialog
    

Bereits "defekte" Signaturen müssen neu erstellt werden.

Durch die Deaktivierung der Option werden diese allerdings nicht mehr zum Server synchronisiert und sollten dadurch nicht erneut kaputt gehen.

Hinweis: Das Deaktivieren der Synchronisierung von Signaturen führt naturgemäß auch dazu, dass Signaturen, welche Sie in Outlook erstellen, nicht im Zimbra Webinterface https://mail.desy.de automatisch verfügbar sind und dort bei Bedarf zusätzlich erstellt werden müssen.

Lösung

Seit dem Update auf die zurzeit neueste Zimbra Version (10.1) am 12.02.2026 konnte das Problem im Zuge von Tests nicht mehr festgestellt werden. Es ist insofern möglich, dass das Update dieses Problem gelöst hat. Wir behalten dies dennoch einige Zeit im Auge und informieren an dieser Stelle im Falle von neuen Erkenntnissen.

Fehlerbeschreibung

In Zimbra erstellte HTML-Signaturen, die in Outlook in Verbindung mit dem ZCO synchronisiert und ggf. in Outlook bearbeitet werden, erscheinen nach kurzer Zeit sehr große Absätz, so dass es so aussieht, als wären Leerzeilen zwischen den Textzeilen in der Signatur.

Workaround

Deaktivieren Sie die Synchronisierung der Signaturen durch den ZCO wie folgt:

1. Öffnen Sie Outlook
2. Navigieren Sie im Menü zu "Zimbra" -> Erweitert
3. Deaktivieren Sie das Häkchen "Signaturen synchronisieren" und bestätigen Sie den Dialog
    

Bereits "defekte" Signaturen müssen neu erstellt werden.

Durch die Deaktivierung der Option werden diese allerdings nicht mehr zum Server synchronisiert und sollten dadurch nicht erneut kaputt gehen.

Hinweis: Das Deaktivieren der Synchronisierung von Signaturen führt naturgemäß auch dazu, dass Signaturen, welche Sie in Outlook erstellen, nicht im Zimbra Webinterface https://mail.desy.de automatisch verfügbar sind und dort bei Bedarf zusätzlich erstellt werden müssen.

Lösung

Eine Anfrage auf Problembehebung wurde beim Hersteller (Zimbra) eröffnet.

Fehlerbeschreibung

Wenn eine Mail in Outlook + ZCO empfangen wird, die eingebettete Bilder enthielt und aus Apple Mail versendet wurde, werden die Bilder statt im Text als Anhang in der Mail dargestellt. Zudem wird der gesamte Text unterhalb des Bildes ebenfalls als Anhang an die Mail gehängt und aus der Nachricht entfernt.

Workaround

Schauen Sie sich die Mail im Zimbra Webinterface (https://mail.desy.de). Hier ist die Darstellung korrekt. Nutzen Sie dieses bei Bedarf auch, um auf diese Art von Mails zu antworten.

Lösung

Eine Anfrage auf Problembehebung wurde beim Hersteller (Zimbra) eröffnet.

Fehlerbeschreibung

Sporadisch werden einzelne Termine, manchmal auch Serien in Outlook doppelt oder sogar mehrfach angezeigt.

In einigen Fällen handelt es sich ausschließlich um ein Anzeigeproblem in Outlook. Ob dies der Fall ist, können Sie prüfen, indem Sie sich auf https://mail.desy.de anmelden und dort den Termin prüfen. Ist dieser hier nur einmalig vorhanden, handelt es sich in Outlook lediglich um ein Anzeigeproblem.

In seltenen Fällen werden die Termine tatsächlich gedoppelt und sind in dem betroffenen Kalender auch in der Zimbra Weboberfläche mehrfach zu sehen.

Workaround

Da die Dopplungen in der Regel keine tatsächlichen Probleme verursachen, kann das Phänomen im Allgemeinen ignoriert werden.

Sollte es in Einzelfällen sehr störend wirken, ist die sauberste Lösung, den Termin zu löschen und neu anzulegen. Da sich mit der Zeit Dopplungen häufen können, ist grundsätzlich die Empfehlung, Serientermine bis max. ein halbes Jahr zu führen und nach Ablaufen der Serie, sofern erforderlich, die Serie für ein weiteres halbes Jahr neu anzulegen.

Lösung

Da das beobachtete Verhalten bislang (02/2026) nicht verlässlich reproduzierbar ist, ist es zurzeit leider nicht Möglich, hierfür einen Call beim Hersteller zu eröffnen. Sollten sich neue Erkenntnisse ergeben, werden wir den Sachverhalt erneut prüfen.

Fehlerbeschreibung

In sehr seltenen Fällen wurde beobachtet, dass Teile des Mail-Headers nach dem Versand im Text der Mail auftauchen und damit den Mailtext verfälschen. Das Problem tritt durchfolgendes Vorgehen auf:

1. Eine signierte Mail wird zunächst im Plain-Text-Format in Outlook verfasst.
2. Die Mail wird anschließend in Zimbra ohne digitale Signatur geändert und gespeichert.
3. Danach wird die Mail in Outlook weiterbearbeitet und erneut signiert.
    

Workaround

Nutzen Sieausschließlich Outlook oder das Zimbra Webinterface https://mail.desy.de für den Versand von Mails, die sehr wichtig sind und keinesfalls durch diesen Fehler beeinträchtigt werden dürfen.

Lösung

Eine Anfrage auf Problembehebung wurde beim Hersteller (Zimbra) eröffnet.

Fehlerbeschreibung

Termine, denen eine Kategorie mit Sonderzeichen im Namen zugeordnet sind, erscheinen nur in Outlook, nicht aber im Webinterface (https://mail.desy.de).

Hintergrund: In der aktuellen Version unterstützt Zimbra bei Kategorien keine Sonderzeichen, in Outlook ist es jedoch möglich, Sonderzeichen in den Namen der Kategorien zu setzen. Termine dieserart werden nicht synchronisert.

Workaround

Entfernen Sie die Sonderzeichen aus den Namen der jeweiligen Kategorien in Outlook.

Lösung

Eine Anfrage auf Problembehebung wurde beim Hersteller (Zimbra) eröffnet. Dieser hat dies als sog. "Request for Enhancement", also Anfrage auf Verbesserung des Produkts, bereits bestätigt (02/2026). In einer künftigen Version wird dieses Verhalten entsprechend verbessert werden.

Fehlerbeschreibung

Beim Verfassen von E-Mails verschwinden Adressaten aus der Liste der Empfänger. Dies ist nicht nur in Outlook sondern auch ggf. in anderen Mailprogrammen sichtbar und tritt sporadisch auf. Das Problem wird sichtbar z.B. beim Speichern von Entwürfen oder nach dem Versand einer Mail, wenn sich die gesendete Mail angeschaut wird.

Workaround

Da dieses Problem bisher nur in Zusammenhang mit dem Einsatz von Googlemail auf Smartphones beobachtet wurde ist die Empfehlung, Googlemail nicht einzusetzen. Stattdessen nutzen Sie ggf. alternative Mailprogramme wie Samsung Mail oder andere.

Lösung

Da es bislang nicht möglich war, das Problem verlässlich zu reproduzieren und zudem die Software-Komponenten des Software Herstellers (Zimbra) unserer Einschätzung nach nicht ursächlich für dieses Verhalten sind, ist es uns nicht möglich, einen Call hierzu beim Hersteller zu öffnen. Sollten sich neue Erkenntnisse ergeben, werden wir den Sachverhalt erneut prüfen.