Software zum Veranstaltungs-Management

Im Umfeld der Durchführung von Veranstaltungen wie Konferenzen und / oder Workshops sind verschiedene begleitende Massnahmen erforderlich: Einladungen müssen verschickt, Teilnehmer registriert, Webseiten zur Verfügung gestellt werden und vieles mehr.

Am DESY stehen zur Zeit zwei Werkzeuge zur Verfügung, um diese Prozesse zu unterstützen:

Detaillierte Informationen zum gegenwärtigen Status hinsichtlich des Einsatzes und der Unterstützung zu den beiden oben in der Tabelle genannten Werkzeugen AdressPLUS und InDiCo finden Sie bei Bedarf hier (AdressPLUS) und hier (InDiCo).
Beide Werkzeuge haben wie in der Tabelle angedeutet vom Prinzip her sehr unterschiedliche Einsatzschwerpunkte und kommen ausserdem IT-technisch sowie was den bisherigen Anwenderkreis angeht aus komplett unterschiedlichen Welten.
Aus diesem Grund gibt es derzeit (4/06) Aktivitäten, die beiden oben genannten Werkzeuge an dem bei DESY existierenden Bedarf für Veranstaltungs-Management hin zu evaluieren. Ziel ist es, die diversen dezentral existierenden unterschiedlichen Ansätze für Veranstaltungs-Management nach Möglichkeit durch eine für DESY einheitliche Lösung zu ersetzen, um die Arbeit und den Datenaustausch zu vereinfachen.

Wünsche an eine Lösung

Dazu wurden in einem ersten Schritt die Wünsche an eine solche Lösung aufgenommen - danach sollte folgendes möglich sein:

• Grundsätzlich Haltung von wenigen (< 10) bis zu hunderten Datensätzen
• DESY-weites Erfassen von Adressen für ...
• • ... Personen
  • ... Institute, Universitäten, weitere Institutionen und Organisationen
• Erfassen folgender zusätzlicher Informationen zu Adressen:
• • Definierte Stichworte
  • Freie Bemerkungen
• Verschicken von Serien-E-Mails
• Erstellen und drucken von ...
• • ... Serienbriefen
  • ... Adress-Etiketten
  • ... Quittungen
  • ... Namensschildern, auch vor Ort während der Veranstaltung
  • ... Teilnehmerlisten
  • ... Proceedings
• Buchführung (History) über ...
• • ... verschickte Veranstaltungsunterlagen wie beispielsweise Poster
  • ... eingegangene Beitragszahlungen
  • ... ausgestellte Quittungen
  • ... begleitende Personen
  • ... Hotelbuchungen
  • ... Kommunikation im weitesten Sinne
• Registrierung der Teilnehmer:
• • Durch diese selbst (Web-basiert)
  • Durch DESY
• Web-Darstellung des Veranstaltung-Programms mit Raumangaben, Zeitplan, etc.

Darüber hinaus zu klärende Punkte:

• Datenaustausch mit JACOW möglich?
• 
  

Nächste Schritte

Im nächsten Schritt wird es für interessierte Anwender/innen Vorführungen von AdressPLUS und InDiCo geben (Mitte Mai 2006), bevor das weitere Vorgehen abgestimmt wird.

Kontakt

Bitte wenden Sie sich an das UCO - es leitet Ihre Anfragen jeder Art in die geeigneten Kanäle.