Am Standort Hamburg sind für das Anlegen, Verwalten und das Abmelden von DESY-Accounts die jeweiligen Gruppen-Administrationen zuständig. Eine Liste der zuständigen Personen finden Sie auf folgender Webseite:

https://it.desy.de/dienste/uco/namespace_supervisorinnen_und__administratorinnen

Am Standort Zeuthen kümmert sich um das Anlegen, Verwalten und das Abmelden von Accounts der IT-Helpdesk in Zeuthen (UCO-Zeuthen). Kontaktinformationen finden Sie auf der folgenden Webseite: https://dv-zeuthen.desy.de/help_uco/

Ankunft

Wenn Sie neu bei DESY sind, wird Ihnen zunächst ein DESY-Account von Ihrer Gruppen-Administration erstellt und der Accountname und das Passwort genannt, mit denen Sie sich an den zentralen Diensten bei DESY anmelden können.

Anschließend ist es erforderlich, dass Sie über den Passwortänderungs-Dienst (https://passwd.desy.de) oder die Registry (https://registry.desy.de) innerhalb von fünf Tagen Ihr Passwort neu setzen. Eine Kurzanleitung zum Passwortwechsel via Registry finden Sie auf der folgenden Webseite:

https://it.desy.de/dienste/registry/passwort_aendern

Ein gesetztes Passwort hat eine Gültigkeit von einem halben Jahr. Das heißt, wenn Sie nach Ihrer Ankunft das Passwort erstmalig setzen, werden Sie nach einem halben Jahr aufgefordert, es zu ändern.

Ihr Account hingegen erhält eine Gültigkeit von maximal drei Jahren. Dies gilt für alle Accounts, auch für Accounts von Personen, die einen unbefristeten Arbeitsvertrag erhalten haben. Sollte in Ihrem Fall eine geringere Vertragslaufzeit oder eine anderweitige Befristung des Arbeitsverhältnisses vorliegen, wird die Gültigkeit Ihres Accounts entsprechend auf die Dauer beschränkt, die Sie mit DESY im Arbeitsverhältnis stehen. Eine Verlängerung der Gültigkeit Ihres Accounts kann vor Ablauf der gesetzten Frist Ihre Gruppenadministration vornehmen.

Sollten Sie im Laufe der Zeit weitere Berechtigungen benötigen, um auf Daten zugreifen zu können oder Zugang zu Diensten zu erhalten, sprechen Sie bitte ebenfalls Ihre Gruppen-Administration an.

Namensänderung

Wenn sich Ihr Name ändern sollte, informieren Sie bitte folgende Stellen über die Änderung:

Eine Änderung des DESY-Accountnamens ist aus technischen Gründen leider nicht möglich.

Gruppenwechsel

Es kommt regelmäßig vor, dass Personen von einer DESY-Gruppe in eine andere wechseln. Entsprechend ist in diesem Zuge eine Übergabe des Accounts von einem sog. Namespace in einen anderen erforderlich. Namespaces sind die technischen Organisationseinheiten in der Registry. Dieser Wechsel wird zurzeit (10/2022) über das UCO vorgenommen. Es ist geplant, dass die zuständigen Gruppen-Administrationen die Abgabe eines Accounts bzw. die Übernahme eines solchen selbst vornehmen können.

Bei einem Gruppenwechsel ist zu beachten, dass im Normalfall alle Berechtigungen die Sie in der alten Gruppe hatten, entfernt werden. In begründeten Fällen ist es kein Problem, diese für einen Übergangszeitraum oder auch für länger zu behalten, sofern die zuständigen Gruppen-Administrationen damit einverstanden sind.

Im Zuge einer Account-Verschiebung ändern sich für Sie als betroffene Person unter anderem folgende Dinge:

• Unter Windows wird Ihnen als N: Laufwerk das Gruppenverzeichnis Ihrer neuen Gruppe angezeigt,
  das der alten sehen Sie nicht mehr
• Sie erhalten neue Berechtigungen, die für Ihre Arbeit in der neuen Gruppe erforderlich sind;
  Alte Zugänge zu gruppenspezifischen Systemen, sowie Berechtigungen auf Daten werden
  (normalerweise) entzogen
   

Bitte beachten Sie, dass Sie nach einem durchgeführten Gruppenwechsel einmal von Ihrem Rechner abmelden und neu anmelden sollten. Bei Geräten im Home Office muss eine VPN-Verbindung aufgebaut werden.

Standortwechsel (Hamburg / Zeuthen)

DESY-Hamburg und DESY-Zeuthen haben teilweise separate Speicher-Systeme jeweils vor Ort. Sollte sich insofern Ihr Arbeitsplatz von DESY-Hamburg nach DESY-Zeuthen oder umgekehrt verlagern, kann es sinnvoll sein, dass Ihre Daten mit Ihnen den Standort wechseln.

Eine solche Verlagerung der Daten ist optional und nicht zwingend erforderlich. Zu berücksichtigen bei der Entscheidung sind zum Beispiel mögliche Verzögerungen (Latenzen) bei der Datenübertragung, wenn Sie zeitkritische Anwendungen entwickeln oder nutzen. Ebenso relevant können Zeitfenster für Wartungen sein, da die Systeme in Zeuthen und Hamburg teilweise zu unterschiedlichen Zeiten gewartet werden, jeweils unter Berücksichtigung spezieller Standort-Faktoren.

Sollten Sie eine Standort-Verlagerung Ihrer Daten wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail mit folgenden Informationen an den zentralen IT-Helpdesk in Hamburg (uco@desy.de, Tel: 5005):

• Ihr Accountname
• Von wo nach wo Sie wechseln
• Die Speicher-Systeme, in denen Sie Daten abgelegt haben
   

Weggang

Wenn Sie DESY verlassen, wird die Gültigkeit Ihres persönlichen DESY-Accounts von einer der zuständigen Administrationen auf ein geeignetes Ablaufdatum gesetzt (sog. "Expiry Date"). Ab diesem Zeitpunkt können Sie sich an keinem Dienst mehr mit Ihrem Account anmelden.

Die Daten, die sich in Speicherbereichen befinden, die Ihrem Account zugeordnet sind (AFS Home, Windows H-Laufwerk, Mailbox, DESY Sync & Share u.a.), werden zunächst nur unsichtbar geschaltet. Für einzelne Dienste (aktuell z.B. DUST) bestehen noch Ausnahmen, sodass hier bereits zu diesem Zeitpunkt Daten aus dem jeweiligen Speicherbereich gelöscht werden. Es wird zurzeit (10/2022) darauf hingewirkt, dieses Verhalten für alle zentralen Speicherdienste - soweit möglich und sinnvoll - zu vereinheitlichen; sodass zum Ablaufdatum noch keine Datenlöschung stattfindet.

180 Tage nachdem das Expiry Date erreicht wurde, wird der Account automatisch in den Status "Archived" versetzt. Ab diesem Zeitpunkt werden Daten, die sich in Speicherbereichen Ihres Accounts befinden, automatisch gelöscht und sind unwiederbringlich verloren.

Sie sollten daher bereits vor Ihrem Weggang klären, welche der Daten in Speicherbereichen Ihres Accounts für DESY auch nach Ihrem Weggang weiter relevant sind. Diese sollten unbedingt im Vorwege geregelt in Speicherbereiche Ihrer Gruppe verschoben oder kopiert werden, damit sie auch nach Ablauf Ihres Accounts für Ihre KollegInnen zugänglich sind. Sollten Sie hierbei Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Gruppen-Administration.

Übergabe von Accounts

Sollten Sie Accounts besitzen, die vom Typ "Service" oder "Functional" sind, sollten Sie klären, ob diese nach Ihrem Weggang noch benötigt werden. Insbesondere "Service"-Accounts werden für automatisierte Dienste eingesetzt, die ggf. auch nach Ihrem Weggang von hoher Bedeutung sein könnten. Accounts vom Typ "Functional" beherbergen häufig Team-Mailboxen oder werden innerhalb eines Teams für die Anmeldung an bestimmten Maschinen eingesetzt. Auch diese können daher auch nach Ihrem Weggang für DESY relevant sein.

Wird ein Account weiterhin benötigt und soll nicht mit Ihrem Weggang ablaufen, ist zu klären, wer Ihrer KollegInnen den Account übernehmen soll. Ihre zuständige Gruppen-Administration kann dann die Besitzerschaft des Accounts an eine andere Person übergeben.