Melden Sie sich bei DESY-Sync&Share an und klicken Sie auf der Startseite (oder auch in einem beliebigen Unterordner) auf "+ Neu" oben links. Dort können Sie zwischen verschiedenen Dateiformaten wählen (Abbildung 1).

Wenn "Collabora" feststellt, dass in einem Dokument eine Zeit lang keine Aktivität stattgefunden hat, versetzt es das Dokument in den Status "Inaktiv". Dann wird das Dokument mit einer transparenten grauen Überlagerung mit der Meldung "Inaktives Dokument - bitte klicken, um die Bearbeitung fortzusetzen" angezeigt.

Um die Bearbeitung fortzusetzen, klicken Sie einfach auf das Dokument und der Zwischenstopp und die Nachricht verschwinden. Alle Änderungen, die möglicherweise von anderen Benutzer:innen vorgenommen wurden, während das Dokument gemeinsam bearbeitet wurde, werden dann erneut geladen.

"Collabora" beinhaltet zum Erstellen und Bearbeiten ein Textverarbeitungsprogramm für Word - Dateien, ein Tabellenkalkulationsprogramm für Excel - Dateien und ein Präsentationsprogramm für Powerpoint - Dateien.

Sie können mit allen in dieser Tabelle genannten gängigen Dateiformaten in "Collabora" arbeiten und zusätzlich auch mit den folgenden: .html, .rtf, .csv

Sie können alleine oder gemeinsam als Teil eines Teams an einem Dokument arbeiten.

Bei der gemeinsamen Bearbeitung wird jede:r Benutzer:in eine Farbe zugewiesen. Der Cursor jede:r Benutzer:in wird in der zugewiesenen Farbe angezeigt. Sie sehen Ihren Cursor als schwarzen, blinkenden Cursor, während andere Sie mit einer anderen Farbe sehen.

Sie können innerhalb eines Dokuments Kommentare erstellen. Diese werden dann auf der rechten Seite angezeigt mit Name und Datum. Auf Kommentare kann über das Untermenü mit den drei vertikalen Punkten geantwortet werden.

Es gibt keine explizite Chatfunktion.

Dokumente behalten in jedem Browser, auf jedem Betriebssystem und beim Drucken die gleiche Formatierung und den gleichen Stil, da die Dokumente in der Cloud gespeichert sind.

Dokumente in Collabora werden automatisch gespeichert.  Wenn Sie möchten, dass ein Dokument so schnell wie möglich synchronisiert wird, dann können Sie das Speichern auch erzwingen, indem Sie Datei – Speichern wählen.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. PDF-Datei erstellen und lokal speichern:

Sie möchten ein PDF Ihrer Datei lokal auf Ihrem Computer speichern: Klicken Sie auf "Datei", anschließend auf "Herunterladen" und nun auf "PDF-Dokument (.pdf)"(Abbildung 4).

2. PDF-Datei in DESY Sync & Share erstellen und speichern:

Sie möchten das PDF in DESY Sync & Share speichern: Klicken Sie auf "Datei", anschließend auf "Exportieren als" und nun auf "PDF-Dokument (.pdf) (Abbildung 5). Nun werden Sie gebeten, einen Dateinamen einzugeben, unter dem dieses Dokument gespeichert werden soll. Klicken Sie abschließend auf "Speichern".