E-Mail am DESY

Auf dieser und ihren untergeordneten Webseiten erhalten Sie einen Überblick über die E-Mail Dienste bei DESY, wie Sie auf Ihre E-Mails und Kalender zugreifen können, sowie damit verbundene Aspekte und bekannte Probleme.

Dezidierte Informationen zum Thema Nutzung von Kalendern bei DESY finden Sie auf der folgenden Webseite: https://it.desy.de/dienste/kalender/

Zugriff auf Ihre E-Mails und Kalender

Das DESY in Hamburg betreibt einen sogenannten Zimbra Mailserver. Jede Person am DESY mit einem DESY Account hat auf diesem ein Postfach in dem jegliche E-Mails gespeichert werden.


Um auf Ihre E-Mails und Kalender bei DESY zuzugreifen, ist der einfachste und grundsätzlich empfohlene Weg über die Weboberfläche des Mail- und Kalender-Systems, das bei DESY zum Einsatz kommt (Zimbra). Die Webseite erreichen Sie über die Webadresse https://mail.desy.de

 

Alternativ oder in Ergänzung zum Zugriff über die Weboberfläche des Mail-Systems kann der zugriff auch über andere E-Mail Anwendungen erfolgen. Informationen zur Einrichtung der von DESY-IT unterstützten E-Mail Anwendungen finden Sie auf folgender Webseite:
https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_grundkonfigurationen/

Weitergehende Dokumentation finden Sie zudem auf folgender Webseite:
https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/

Versand-Restriktionen

Der Versand von E-Mails ist limitiert. Falls Sie inneralb eines kurzen Zeitraums größere Mengen E-Mails versenden möchten (mehr als 150 Stück / 15 Minuten), so wenden Sie sich bitte vorab an uco@desy.de und planen Sie auch eine erforderliche Bearbeitungszeit von mind. 4h Stunden während normaler Bürozeiten ein.

E-Mail Anhänge

E-Mails werden zur Kommunikation, Korrespondenz und teilweise auch zum Datenaustausch genutzt. Letzteres ist jedoch als primäre Methode nicht zu empfehlen, da auch große Anhänge bei jeder Synchronisierung des Mailpostfachs heruntergeladen werden und so den Synchronisierungsvorgang je nach Menge stark verlangsamen.

Um Daten auszutauschen, ohne diese an E-Mails anzuhängen, sollte bevorzugt der Datenspeicherdienst DESY Sync & Share genutzt werden. Weitere Informationen zur Nutzung des Dienstes erhalten Sie auf folgender Webseite:

https://it.desy.de/dienste/speicherdienste/desy_sync__share/

Alternativ zur Nutzung von DESY Sync & Share kommt auch die Ablage auf Netzwerkdateisystemen wie zum Beispiel AFS oder die Windows Netzwerklaufwerken in Frage. Im Einzelfall ist zu prüfen, welcher Dienst sich hierfür besser eignet. Grundsätzlich hängt dies auch von der Arbeitsweise der beteiligten Personen ab. Sollten Sie Beratungsbedarf haben, wenden Sie sich an Ihre Gruppenadmins:

https://it.desy.de/dienste/uco/windows_gruppenadmins/

Zentraler E-Mail-Filter

Da E-Mails auf verschiedenste Art und Weise genutzt werden können, um schädliche Inhalte zu transportieren und zu verbreiten, ist DESY-IT bestrebt, Schadmails nach Möglichkeit frühzeitig zu erkennen und entsprechend kenntlich zu machen. Hierfür werden alel ankommenden und versendeten E-Mails zentral in mehreren Stufen nach den folgenden Kriterien untersucht:

  • Beinhaltet die Mail Viren oder Trojaner
  • Enthält die Mail Inhalte, die potenziell als Virus oder Trojaner dienen könnten
  • Existieren verschlüsselte Inhalte, die nicht untersucht werden können und ggf. Schadcode enthalten
  • Handelt es sich bei der Mail um einen Phishing Versuch, bei dem gezielt versucht wird Informationen
    zu DESY Accounts auszuspähen
  • Besteht die Mail aus unerwünschten Werbeinhalt (Auf diesen Aspekt werden lediglich Mails von
    außerhalb DESYs untersucht)
     

Abhängig davon, wie die Mail vom Filter klassifiziert wird wird sie entweder abgeleht, in Quarantäne gestellt oder mit einem Vermerkt zugestellt. Weitere Informationen zum Thema E-Mail-Filter finden Sie auf folgender Webseite:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/e_mail_filter

Mailinglisten

Eine Möglichkeit, eine breite Masse bzw. eine größere Menge an Personen mit einer einzigen Mail zu erreichen ist die Erstellung einer Mailingliste. Hier sind diverse Einstellungen möglich, so können sich beispielsweise Arbeitsgruppen mit Hilfe dieser organisieren oder Newsletter können an alle Abonnenten einer Mailingliste verschickt werden.

Informationen zu Erstellung und Verwaltung einer solchen Mailingliste finden Sie auf der folgenden Webseite:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mailinglisten

Unterstützte Namensbereiche (Domains)

Die offizielle DESY Domain lautet desy.de. Daher folgen fast alle Adressen bei DESY den Schemata:

  • vorname.nachname@desy.de
  • aufgabenbereich@desy.de
  • veranstaltung@desy.de
     

Neben desy.de gibt es allerdings auch weitere Namensbereiche die von DESY-IT unterstützt werden. Auch diese können daher Verwendung in E-Mail-Adressen finden. Dies sind:

  • cfel.de
  • xfel.eu
  • cssb-hamburg.de
  • pier-hamburg.de
     

Support

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, steht Ihnen das UCO jederzeit zur Verfügung: