DESY Sync & Share ist ein Online-Speicherdienst, um einfach und schnell Daten zu speichern und auf diese Daten von überall zugreifen zu können.

Bitte melden Sie sich bei Interesse bei Ihren Namespace Administrator oder kontaktieren Sie das UCO unter der Mailadresse uco@desy.de oder der Telefonnummer  040-8998-5005

 

 

 

Häufig gestellte Fragen

+
Welchen Vorteil habe ich durch die DESY Sync & Share?

Sie haben die Möglichkeit, ähnlich wie bei Dropbox, Ihre Daten zu speichern, zu synchronisieren oder zu teilen. Die Daten werden auf unserer hauseigenen Infrastruktur gespeichert. Das heißt Ihre Daten liegen physisch auch hier bei uns auf dem DESY-Gelände und nicht bei einer fremden Firma in deren Rechenzentrum.

Wie viel Speicherplatz steht mir zur Verfügung?

Ihnen steht unbegrenzter Speicherplatz in der DESY Sync & Share zur Verfügung. Unser Ziel ist es, keine Quota zu verwenden.

Sie können max. ~10GB pro Datei hochladen. Der offizielle Nextcloud Sync-Client hat eine Standardbegrenzung von 500 MB pro Datei, kann aber im Client unter dem Menüpunkt "Allgemein" vergrößert oder verkleinert werden.

Für welche Art von Daten empfiehlt sich die Nutzung von DESY Sync & Share

In der Regel können Sie jede Art von Daten in der Cloud speichern, hier gibt es nur ein paar Kleinigkeiten zu berücksichtigen.

Sie müssen sich jedoch bewusst darüber sein, dass wenn Sie viele kleine Datenpakete in der Cloud speichern (wie z.B. viele kleine Messdaten), der Synchronisationsprozess mit dem Sync-Client länger dauern kann und es Ihnen, falls lokal nicht genung Speicherplatz vorhanden ist,  den Speicherplatz auf ihrem Arbeitsgerät wegnimmt.

Daraus folgt dann natürlich, dass die Cloud für bestimmte Dateien, wie zum Beispiel viele kleine Messdaten, oder sehr Große Anwendungsdateien, nicht zu empfehlen ist.

Für Mehr Informationen wenden Sie sich bitte an das UCO (uco@desy.de oder Tel.: 5005).

Kann ich DESY Sync & Share auch für private Daten Nutzen?

Die bei DESY betriebenen Informations-Verarbeitungssysteme stehen grundsätzlich nur für dienstliche Zwecke zur Verfügung. Bitte seien Sie sich bewusst, dass jede Nutzung des Systems finanzielle Aufwände seitens DESY verursacht. Darüber hinaus sind Sie bei der Nutzung des Speichersystems - wie bei allen zentralen Diensten, die von DESY angeboten werden - an formale und rechtliche Rahmenbedingungen gebunden. Diese können unter anderem in der Gesamtbetriebsvereinbarung oder in der Nutzungsordnung nachgelesen werden.

Hier geht's zur Betriebsvereinbarung

Hier geht's zur Benutzungsordnung

Was muss ich tun, um die DESY Sync & Share benutzen zu können?

Um DESY Sync & Share nutzen zu können, wenden Sie sich bitte an das UCO (uco@desy.de oder Tel.: 5005) oder Ihren/Ihre Namespace-AdministratorInnen.
Nach Vergabe der notwendigen Ressource können Sie sich über https://syncandshare.desy.de einloggen.

 

Wer hat Zugang zu meinem DESY Sync & Share?

Nur Sie und der/ die SystemadministratorIn haben Zugang zu Ihren Daten. Der/ Die AdministratorIn wird Ihre Daten aber nur einsehen, wenn es ungeahnte Probleme gibt oder dies ausdrücklich von ihnen gewünscht wird.

Zusätzlich natürlich auch die Personen mit denen Sie Daten geteilt haben, jedoch nur auf die von Ihnen geteilten Daten, nicht auf die gesamte Cloud.

Wie ist hinsichtlich Personenbezogener Daten mit DESY Synk & Share umzugehen?

Sollten Sie vertrauliche/ personenbezogene Daten über DESY Synk & Share teilen, empfehlen wir den Link mit Passwort und Ablaufdatum zu versehen. 

Sollten Sie die vertraulichen/ personenbezogenen Daten mit Desianern teilen, können Sie auch hier ein Ablaufdatum setzen. Die Passworteingabe entfällt, da die Daten direkt mit dem Account, der vom oder beim Desy beschäftigten Person, geteilt wird.

Sind meine Daten in der Cloud verschlüsselt?

Ihre Daten sind von uns aus nur bei der Übertragung verschlüsselt (end-to-end Verschlüsselung). Die gespeicherten Daten hingegen nicht.

Es gibt allerdings verschiedene Anwendungen von Drittanbietern, welche Ihre Daten im Vorwege verschlüsseln. Die von Ihnen auf diese Weise verschlüsselten Daten können Sie anschließend in der Cloud speichern. Für nähere informationen kontaktieren Sie bitte das UCO (uco@desy.de oder Tel.: 5005) oder D4 (d4@desy.de oder Tel.: 2553).

Kann ich meine Daten auch mit nicht Desyanern teilen?

Ja das können Sie!

Im folgenden Link finden Sie unter anderem eine Anleitung zum Teilen von Daten über einen Link:

<Erste Schritte mit DESY Sync and Share>

Kann ich die Freigabe von Daten widerrufen?

ja, jede Art von Freigaben, jene die an Sie und von Ihnen erstellt wurden, können widerrufen werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass die geteilten Daten bereits kopiert worden sein könnten.

Es gibt kein Zurücksetzen eines Widerrufs. Falls der Share unabsichtlich widerrufen wurde, muss die Person kontaktiert und die Freigabe von dieser Person erneut gesetzt werden.

Was passiert wenn eine Datei oder Ordner gelöscht wurde?

Sobald Sie eine Datei oder einen Ordner explizit löschen, lassen sich diese unter "Gelöschte Dateien" wiederherstellen. 

Dateien und Ordner unter "Gelöschte Dateien" werden nach 180 Tagen entfernt und sind nicht wiederherstellbar!

Was hat es mit den "Versionen" auf sich?

Sobald eine Datei überschrieben wird (entweder durch den Sync-Client oder manuell über die Weboberfläche) wird eine Versionsdatei erzeugt. Diese Versionsdateien lassen sich über "Details" -> "Versionen" einsehen.

Falls man eine Datei zurückspielen möchte, kann man unter "Versionen" den alten Stand mit der Versionsdatei wiederherstellen oder die Datei herunterladen.

 

Genauer Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie HIER

Wie kann ich auf die Daten in meiner Cloud zugreifen?

1. über die  Weboberfläche

2. über den Sync-Client

3. über WebDAV

 

Kann ich auch von außerhalb auf meine Daten in der Cloud zugreifen?

Ja, auf DESY Sync & Share können Sie von außerhalb genauso wie von innerhalb zugreifen.

Werden meine Cloud-Daten gesichert?

Nein und Ja.

Nein, denn wir führen kein traditionelles Backup über unser Cloud-Dateisystem aus und werden es auch in Zukunft nicht tun.

Um das "Ja" zu verstehen, müssen wir uns daran orientieren, welche Funktionen unter dem Begriff "Backup" zusammengefasst sind.

Erstens sind Dateisystem-Backups unerlässlich um Datenverluste zu vermeiden, die durch Systemausfälle, erfolgreiche Hackerangriffe oder physische Katastrophen verursacht werden.

Wie wird dies durch unsere Cloud abgedeckt?

Unser Cloud-System erstellt drei Kopien Ihrer Daten auf verschiedenen, physikalisch unterschiedlichen Speichermedien. Während die zweite Kopie im Wesentlichen erstellt wird, um regelmäßige Festplattenausfälle zu vermeiden, die häufig im Rahmen des normalen Rechenzentrumsbetriebs auftreten. Die dritte Kopie wird auf einem Speichermedium erstellt, das logisch und physisch vom Kernsystem getrennt ist.

Was bedeutet das?

Physikalisch befindet sich das Speichersystem nicht auf dem Gelände des DESY-Rechenzentrums, sondern in einem anderen Gebäude. Logischerweise erlaubt das Speichersystem nur eine begrenzte Anzahl von Operationen, die vom Kernsystem übermittelt werden, welche nur lesend und schreibend sind. Mit anderen Worten, das Kernsystem, hat keine technische Möglichkeit, Daten innerhalb des Speichersystems zu überschreiben oder zu entfernen.

Daher werden und können Systemfehler, die zu einer versehentlichen Entfernung von Daten im Kernsystem führen, nicht an ein externes Lagersystem weitergeleitet. Somit sind diese Kopien sicher vor Fehlfunktionen des Kernsystems. Wir sind also der Meinung, dass wir mit diesen Maßnahmen so ziemlich jede uns bekannte Systemstörung oder Katastrophe abgedeckt haben.

Die zweite Aufgabe eines herkömmlichen Backup-Systems ist es, Ihren Speicherplatz vor sich selbst zu schützen, da es immer wieder vorkommen kann, dass Sie Ihre wertvollen Daten versehentlich überschreiben oder entfernen. In diesen Fällen bietet Ihnen unser Cloud-System zwei Schutzmechanismen, die Sie vielleicht von anderen Betriebssystemen kennen, um diese Art von Fehlern zu beheben. Wann immer Sie eine Datei in unserer Storage Cloud entfernen, wird die Datei eigentlich nicht wirklich von einem physischen Gerät entfernt, sondern der Dateieintrag wird aus Ihrem Verzeichnisbereich in Ihren Papierkorb verschoben. Dort bleibt es für eine Weile, in der Regel 180 Tage, und gibt Ihnen die Möglichkeit, es wieder in Ihren normalen Dateisystemraum zu verschieben, falls Sie Ihre Meinung ändern, wie bereits unter "Was passiert, wenn eine Datei oder ein Ordner gelöscht wird" beschrieben.

Wenn Sie Ihre Datei überschreiben oder Ihre Datei ändern und eine frühere Version wiederherstellen möchten, stellt Ihnen das System eine Versionierungsfunktion zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Frage "Was ist mit den Versionen"!

Um auf die ursprüngliche Frage zurückzukommen: Ja, wir denken, wir bieten Ihnen alle Vorteile eines traditionellen Backup-Systems, ohne dass es tatsächlich läuft:

    Kontinuierlicher Datenschutz

    Datenverlust durch das System
    unbeabsichtigte Änderung und Löschung der Daten durch den/ die BenutzerIn. (Version und Papierkorb)
    Gemäß der DESY-Richtlinie: 180 Tage nach der endgültigen Löschung.
    Datei auf Band kann nur von TSM gelöscht werden, NICHT vom dCache.
    Keine Wiederherstellung auf Benutzerebene vom Band, - Papierkorb und Versionierung
    Die Bandkopie ist in verschiedenen Gebäuden.

Meine Daten in der Cloud sind verschwunden!

Es kann vorkommen, dass Sie plötzlich feststellen, dass eine Datei oder ein Datensatz, von dem Sie sicher sind, dass Sie ihn in das Cloud-System geschrieben haben, in der Cloud nicht mehr verfügbar ist. In diesen Fällen sind wir helfen wir Ihnen natürlich gerne, Ihre Daten wiederzufinden.

Allerdings würden wir Sie bitten, vorher eine kleine Checkliste durchzugehen, um uns zu helfen, Ihnen zu helfen.

  • Sind Sie sich sicher, dass diese Cloud tatsächlich das benutzte System ist.
  • Auf welche Weise (WebDAV, Sync-Client oder Weboberfläche) haben Sie die Daten in Ihre Cloud geladen. Gabe es eventuell Probleme beim synchronisieren mit dem Nextcloud-Sync-Client?
  • Überprüfen Sie bitte Ihren Papierkorb, es könnte sein, dass Sie die Datei ausversehen selbst entfernt haben.
  • War die fehlende Datei möglicherweise eine Freigabe eines anderen Cloud-Nutzers, die er oder sie kürzlich hätte entfernen können, ohne es Ihnen mitzuteilen. In diesem Fall müssen Sie diese Person kontaktieren, um die Freigabe wiederherzustellen.


Wenn keine dieser Prüfungen zutrifft, können Sie sich gerne an das DESY User Consulting Office (uco@desy.de Tel.: 5005) wenden. Dabei wäre es äußerst hilfreich, wenn Sie uns einige grundlegende Informationen zur Verfügung stellen könnten, die uns helfen, Ihre wertvollen Daten aufzuspüren:

  • Ordner- oder Dateiname
  • Verzeichnis, wenn möglich
  • Das Datum, an dem Sie diese Datei in die Cloud hochgeladen (angelegt) haben.
  • Benutzen Sie den Nextcloud-Sync-Client
  • Benutzername

 

Sind Cloud-Daten gefährdet durch Hackerangriffe?

Zuerst einmal: Ja, Ihre Cloud-Daten sind es! Aber jede Software ist im Prinzip anfällig für Hackerangriffe.

Ihre Daten sind so sicher wie Ihr DESY-Passwort und wir garantieren die Installation von Sicherheitspatches, sobald diese verfügbar sind.

Was ist die Federated Cloud ID und wo findet man diese?

Mit der Federated Cloud ID kann man Dateien auf andere NextCloud Server teilen. Für den anderen Nutzer erscheinen die Dateien so, als wären sie auf seinem Server.

Um Daten / Ordner mit einem anderen Nutzer so zu teilen, geht man auf das Teilen Symbol und gibt rechts im Feld die Federated Cloud ID des Nutzers auf dem anderen NextCloud Server ein (in der Form: nutzername@cloud.beispiel.de).

Die eigene Federated Cloud ID findet man, indem man bei der Cloud oben rechts auf das Nutzer Symbol (Buchstabe des Nachnamens darauf) klickt, in die Einstellungen geht und dann auf „Teilen“ klickt. Dort steht die Federated Cloud ID in der Form nutzername@sas.desy.de. Diese kann man dann anderen Nutzern weiterleiten.

Mit der eigenen Federated Cloud ID kann man auch Public Shares (Links) in seine Cloud einbinden (falls sie nicht automatisch eingebunden worden sind): Den Link, den man geteilt bekommen hat, tippt man nach einem Klick auf die Menüleiste oben rechts in das Feld „Direkter Link“ ein. Nun tippt man darunter seine Federated Cloud ID ein und bestätigt alles. Es erscheint rechts oben eine Benachrichtigung und diesen Share muss man nur noch akzeptieren.

Welcher Sync-Client sollte benutzt werden?

Grundsätzlich sollte der Nextcloud Sync-Client in der neuesten Version benutzt werden.

Anleitung für Nextcloud-Sync-Client

Wie funktioniert der Sync-Client und wie synchroniert man einen lokalen Ordner mit der Cloud?

Der Sync Client von DESY Sync & Share funktioniert bidirektional. Es gibt also die Möglichkeit, auf dem eigenen Rechner einen lokalen Ordner mit einem Ordner in der Cloud zu synchronisieren. Die Inhalte der Ordner werden dann immer miteinander abgeglichen.

Falls der Ordner auf dem Rechner leer sein sollte, auf der Cloud aber voll mit Daten, werden diese Daten in den leeren Ordner kopiert und somit synchronisiert.

Falls 2 Dateien den selben Namen haben und ein Konflikt entsteht, fragt der Client nach, welche Datei überschrieben werden soll.

Konfiguriert kann man so einen synchronisierten Ordner im Sync-Client über Einstellungen -> Klicken auf den eigenen Namen -> Add Folder Sync Connection. Danach wählt man einen Ordner auf dem Rechner aus der mit einem Ordner in der Cloud synchronisiert werden soll.

Wird es regelmäßig angekündigte Wartungszeiten geben?

Ja, zunächst erwarten wir 4-6 Wartungszeiten pro Jahr.

Kritische Sicherheits- oder datenintegrierte Aktualisierungen können jedoch erforderlich werden und sind mit der den Regelmäßigen Updates unter Umständen nicht möglich. Hier kann es ggf. zu außerplanmäßigen Wartungen kommen.

Wen kontaktiere ich bei Problemen?

Bei Problemen senden Sie bitte eine E-Mail an uco@desy.de.

oder melden Sie sich auch gerne telefonisch unter der 040-8998-5005 bei uns.

 

Wichtige Informationen für AdministratorInnen

 

  • Bitte die "Owncloud" Gruppe bei den Useraccounts nicht entfernen, dies ist die Ressource die die Nutzung von DESY Sync & Share ermöglicht.