Ab 15.02.2024 endet der Hersteller-Support für die Atlassian Dienste. Hiervon betroffen ist unter anderem der Wiki Dienst Confluence (https://confluence.desy.de).

Um weiterhin einen zentralen Wiki-Dienst anzubieten, stellt IT ab Beginn 2024 das Produkt XWiki bereit. Sie erreichen den Dienst via https://xwiki.desy.de.

Informationen / Hilfe / Dokumentation

• Erster Einstieg in XWiki
  https://xwiki.desy.de/xwiki/bin/view/Help/

• DESY-spezifische FAQ zu häufig gefragten Themen
  https://xwiki.desy.de/xwiki/bin/view/Help/FAQ

• Liste der aktuell bekannten Issues
  https://xwiki.desy.de/xwiki/bin/view/_Known Issues/

Migration von Confluence zu XWiki

Die Migration der Daten von Confluence zu XWiki findet zentral seitens DESY-IT statt. Besondere Vorbereitungen oder Vorkehrungen seitens der NutzerInnen sind nicht erforderlich. Es kann für die Migration allerdings hilfreich sein, folgende Punkte zu beachten und nach Möglichkeit anzuwenden:

• Entfernen Sie Makros, die Inhalte von Bitbucket, Bamboo oder Jira referenzieren
• Entfernen Sie Makros, die bereits in Confluence nicht funktionieren
• Entfernen Sie Inhalte, die nicht mehr benötigt werden
• Aktualisieren Sie bei Bedarf die Space Berechtigungen - Insb. die Admin-Rechte, da diese als Kontakt für die
  Kommunikation im Rahmen der Migration genutzt werden.
   

Wie wird migriert?

Standard-Ablauf

Im Standard-Fall werden die Spaces zunächst in die Testumgebung überführt, damit die Inhalte dort geprüft werden können. Im zweiten Schritt erfolgt dann die Migration in die Produktionsumgebung.

Der Standard-Ablauf einer Migration ist geplant wie im Folgenden beschrieben. Für die Migration werden jeweils mehrere Spaces gebündelt und gemeinsam migriert.

Sehr Kleine und ältere Spaces

Es werden alle die Spaces direkt in die Produktions-Umgebung (https://xwiki.desy.de) überführt, die

• nur eine Seite beinhalten und / oder
• vor mehr als einem Jahr zuletzt bearbeitet wurden, beginnend mit den ältesten
   

Der Ablauf in diesen Fällen ist wie folgt:

1. Migration des Spaces in die Produktivumgebung (https://xwiki.desy.de)
2. Benachrichtigung der Space-Admins
    

Wie wird kommuniziert?

Für die Kommunikation im Rahmen der MIgration werden die Space-Admins als Ansprechpartner verwendet. Nach jeder Migration werden die Admins über den abgeschlossenen Vorgang informiert. Hat ein Space mehr als 5 Admins oder keinen Admin, wird soweit möglich, auf den Ersteller (Creator) des Spaces zurückgegriffen. Insofern werden maximal 5 Personen pro Space angeschrieben.

Sind wesentliche Nacharbeiten erforderlich?

Nach unseren bisherigen Erfahrungen sind bei einfachen Textinhalten keine wesentlichen Nacharbeiten erforderlich. Einzig das Seiten-Layout kann nach der Migration etwas anders aussehen als vorher, was sich beispielsweise an der ein oder anderen Stelle durch geringeren Zeilenabstand oder ähnliches äußern kann. Sofern gewünscht, kann hier für eine bessere Lesbarkeit des Inhaltes eine entsprechende Nacharbeit sinnvoll sein.

Makros

Sollten auf Ihren Confluence Seiten Makros zum Einsatz kommen, werden Sie nach der Migration möglicherweise auf Fehlermeldungen stoßen (gekennzeichnet durch einen deutlich sichtbaren rosafarbenen Kasten), weil das Makro nicht mehr funktioniert. Für die meisten Confluence Makros gibt es einen entsprechenden Ersatz in XWiki, der statt des bisherigen Makros verwendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie in den FAQ des DESY XWiki Dienstes.

Diagramme

Diagramme werden in XWiki standardmäßig ohne weitere Maßnahmen angezeigt. Da das Standard Diagramm-Werkzeug in Confluence bisher Gliffy war und sich in XWiki zu DrawIO ändert, muss allerdings vor dem Editieren eines Diagramms der Button "Convert" geklickt werden. Eine Konvertierung ist insofern normalerweise nicht erforderlich, solange das Diagramm nur angezeigt werden soll. Erst, wenn eine Bearbeitung erforderlich ist, ist auch die vorherige Konvertierung notwendig.

Zugriff auf Confluence nach der Migration

Ihrem Confluence Space werden nach der Migration der Inhalte auf das produktive XWiki System (https://xwiki.desy.de) jegliche Schreib-Rechte entzogen. D.h. nach der Migration Ihres Spaces in die XWiki Produktionsumgebung können keine Änderungen mehr an den Inhalten in Confluence vorgenommen werden.

Wann ist die Migrationsphase beendet?

Insgesamt sind knapp 3000 Spaces aus Confluence zu XWiki zu überführen. Auf etwa die Hälfte dieser Spaces treffen die o.g. Bedingungen zu (nur eine Seite oder letzte Änderung mehr als ein Jahr her). Ca. 1500 Spaces können daher direkt in die Produktion überführt werden, sodass die Migration in die Testumgebung gespart werden kann. Für die übrigen Spaces sind jeweils zwei Migrationsvorgänge (erst in die Testinstanz und anschließend in die Produktion) erforderlich.

Alles in allem müssen daher mehrere Tausend Migrationsvorgänge durchgeführt werden. Je nach Größe kann die Migration eines Spaces eine Stunde oder mehr umfassen. Aktuell ist angestrebt, die wesentlichen Migrationsarbeiten zum Ende des Jahres 2024 beendet zu haben.

Dokumentation

Sollte etwas in der Verwendung von XWiki unklar sein, konsultieren Sie bitte zunächst die offizielle XWiki-Dokumentation sowie die DESY XWiki FAQ. In den DESY XWiki FAQ sind die häufigsten Fragen und Antworten zusammengestellt. Diese werden insbesondere während der Einführungsphase von XWiki bei DESY laufend erweitert.
Bitte beachten sie, dass die offizielle XWiki-Dokumentation nur auf Englisch verfügbar ist. Für Nutzer ohne ausreichende Englischkenntnisse empfehlen wir Übersetzer-Werkzeuge wie DeepL, oder die Übersetzungsfunktion des Browsers.

Kontakt

Sollte Ihre Frage durch die offiziellen Dokumentationen nicht beantwortet worden sein, wenden Sie sich bitte an das XWiki-Team (E-Mail: xwiki.service@desy.de), oder bei generelleren Fragen an den zentralen DESY IT-Helpdesk (E-Mail: uco@desy.de, Tel: 5005).