Kalender

Diese Dokumentation befindet sich zurzeit im Aufbau (19.04.2021, UCO)

Vergleich der verfügbaren Kalender-Programme

Personen mit DESY-Account haben unterschiedliche Möglichkeiten, auf ihre E-Mails und Kalender zuzugreifen. Die von DESY-IT angebotenen Anwendungen für den Zugriff auf Ihre Kalender werden im Folgenden kurz dargestellt. Am Ende dieser Webseite finden Sie Links zu spezifischen Hinweisen der Programme.

Zimbra Web

Die Zimbra Weboberfläche (https://mail.desy.de) ist das von DESY-IT primär empfohlene Verwaltungswerkzeug, um auf Kalender, E-Mails und Kontakte zuzugreifen. Es kann von jedem Gerät aus genutzt werden, das über ein Internetprogramm (Browser) verfügt. Dabei ist es egal, welches Betriebssystem auf dem Gerät eingesetzt wird.

Über die Zimbra Weboberfläche haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen Ihres Accounts. Es müssen zudem für die Nutzung der Weboberfläche keine Daten lokal gehalten werden, was eine unter Umständen langwierige Synchronisation der Daten vermeidet.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist beschränkt auf den Einsatz auf DESY Windows Geräten. Für die Nutzung ist neben Microsoft Outlook selbst der so genannte Zimbra Connector for Outlook (kurz ZCO) erforderlich. Dieser muss wie Microsoft Office auch über den Software Shop installiert werden. Notwendig ist der Einsatz von Microsoft Outlook dann, wenn Sie zum Beispiel Ihre Kalender (und E-Mails) auch offline zugänglich machen müssen. Zum Beispiel um von unterwegs auf Ihre Daten zugreifen zu können.

Erforderliche Einstellungen oder Freigaben können zum Teil allerdings nicht  in Outlook selbst getätigt werden, sondern müssen zuvor über die Zimbra Weboberfläche (s.o.) erfolgen. Outlook kopiert Ihre Daten außerdem vom zentralen Dienst auf Ihr lokales Gerät (Erstellung eines lokalen Abbilds Ihrer auf dem zentralen Dienst vorhandenen Daten). Der erforderliche Kopiervorgang (Synchronisierung) erfordert einen entsprechenden Zeitaufwand insbesondere bei großen Inboxen und/oder vielen Terminen in Kalendern, zum einen bei der allerersten Synchronisierung auf Ihr Gerät, als auch nach längeren Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub.

Dadurch, dass die Daten lokal auf der Festplatte des Gerätes gespeichert werden, ist zudem  der Schutz der Daten etwas abgeschwächt im Vergleich zur Nutzung der Weboberfläche, da so ein zusätzlicher Angriffspunkt entstehen kann.

Insbesondere für Personen, die im Alltag mit der Verwaltung vieler Kalender konfrontiert sind, kann Outlook eine übersichtlichere Ansicht der Kalender bieten. Auch die Integration in Word bzw. Excel z.B. für Serienbriefe kann Outlook leisten.

Thunderbird Lightning

Thunderbird Lightning ist das Kalender-Modul von Thunderbird. Früher als zusätzliches Plugin installierbar, ist es seit einiger Zeit fester Bestandteil von Thunderbird. Aufgrund diverser Probleme, die während der Datenübertragung von/zu Thunderbird Lightning entstehen können und auch in Tests reproduzierbar waren, empfehlen wir die Nutzung von Thunderbird für die Verwaltung von Kalendern nicht und unterstützen sie nicht zentral. Da im schlimmsten Fall Datenverlust drohen kann, raten wir dringend von Thunderbird für die Verwaltung von Kalendern ab.

iCal

Apple Geräte bringen eigene Kalender-Programme mit. Auch diese Anwendungen stellen wie Outlook oder Thunderbird nur ein Abbild Ihrer Daten lokal auf dem Gerät zur Verfügung, was bedeutet, dass diese vom Kalender-/Mail-Dienst herunter bzw. zum Kalender-/Mail-Dienst hin kopiert werden müssen. Bei iCal auf macOS sind Probleme bekannt, insbesondere bei komplexeren Konfigurationen wie zum Beispiel geteilten Kalendern oder ähnlichen Konstellationen, wie z.B. Stellvertretungen. Gleiches gilt auch für die Calendar App die mit iOS mitkommt.

Eine Nutzung dieser Programme ist insofern unter Umständen nicht unproblematisch und kann zu Synchronisations-Problemen führen. Wir empfehlen daher generell die Nutzung der Zimbra Weboberfäche (s.o.). Der Einsatz von iCal ist nur für sehr einfache Anwendungsfälle (z.B. Ausschließlicher Zugriff auf den eigenen Kalender) empfehlenswert. iCal können wir daher nicht bzw. nur sehr eingeschränkt unterstützen.

Smartphones / Tablets

Auch Smartphones und Tablets bringen in der Regel eigene Kalender- und E-Mail-Programme mit und ermöglichen über die App Stores eine Installation vieler unterschiedlicher Anwendungen. Auch diese stellen nur ein Abbild Ihrer Daten lokal auf dem Gerät zur Verfügung. Eine grundsätzliche Empfehlung für bestimmte Anwendungen gibt es seitens DESY-IT bisher nicht.

Grundsätzlich sollte allerdings die Nutzung von ActiveSync (was die Synchronisation von Mails, Kalendern und Kontakten umfasst) als Synchronisierungs-Art primär eingesetzt werden. Nur wenn eine Synchronisation via Active Sync nicht möglich oder gewünscht ist, sollten E-Mails (mit einem IMAP Konto), Kalender (mit einem CalDAV Konto) und Kontakte (mit einem CardDAV Konto) vom/zum zentralen Dienst zu Ihrem Gerät  übertragen werden. Aufgrund der vielfältigen Programme, unterschiedlicher Geräte etc. kann DESY-IT in diesen Fällen nur eingeschränkte Unterstützung leisten.

Kurz-Übersicht

Bitte beachten Sie, dass nur die Zimbra Weboberfläche einen direkten Blick auf die Daten Ihres E-Mail-/Kalender-Kontos ermöglicht. Alle anderen Anwendungen stellen ausschließelich ein lokales Abbild der Daten zur Verfügung, was bedeutet, dass diese vom Kalender-/Mail-Dienst herunter bzw. zum Kalender-/Mail-Dienst hin kopiert werden müssen.

Daher gilt: Nutzen Sie bitte bevorzugt die Zimbra Weboberfläche (https://mail.desy.de). Verwenden Sie dann ein lokal installiertes E-Mail-/Kalender-Programm (z.B. Outlook), wenn

  • die Zimbra Weboberfläche nicht effizient einsetzbar ist (z.B. auf Smartphones oder Tablets)
  • Sie Ihre Daten offline benötigen (z.B. auf Dienstreisen)
  • Sie erweiterte Funktionen oder eine Kopplung an andere Programme (wie z.B. Word oder
    Warenwirtschaft) benötigen

 

Verfügbarkeit der Kalender-Programme

  Zimbra Web Outlook Thunderbird (Lightning) Apple iCal
Windows ja ja ja nein
Linux ja nein ja nein
macOS ja nein ja ja
iOS ja nein nein ja
Android ja nein nein nein

 

Relevante Aspekte der Kalender-Programme

  Zimbra Web Outlook Thunderbird (Lightning) Andere (z.B. iCal)

Seitens DESY-IT unterstützt

ja ja nein eingeschränkt

Betriebssystem-übergreifend

ja nein ja nein

Lokales Abbild (Synchronisierung)

nein ja ja ja

Offline-Verfügbarkeit der Daten

nein ja ja ja

Integration in Office Programme

nein ja nein nein

Konfiguration auf jedem Gerät erforderlich

nein ja ja ja

Synchronisierungs-Probleme möglich

nein ja ja ja