Erste Schritte mit der DESY Sync & Share Weboberfläche

Im folgenden wird die grundsätzliche Nutzung von DESY Sync & Share über den Webbrowser erläutert.

Anmeldung

Wenn Sie Zugriff auf den DESY Sync & Share-Dienst (vom UCO oder Ihren Namespace-AdministratorInnen) erhalten haben, können Sie sich u.a. über https://syncandshare.desy.de anmelden. Namespace-Administrator*innen müssen über das UCO eine Freischaltung beantragen, wenn sie den Zugriff (per DESY Registry Ressource) für Benutzerkonten ihrer Gruppe selbst hinzufügen möchten.

Anmelde-Dialog des DESY Sync & Share Dienstes

Anmeldung externer Accounts

Sollten Sie keinen DESY Account besitzen, können Sie ggf. den Benutzeraccount Ihres Heimatinstituts verwenden. Dies betrifft diejenigen Institute, die im Rahmen von Helmholtz-weiten Projekten wie HIFIS oder HIP mit DESY kollaborieren. Klicken Sie dazu bitte auf den Link "Log in with DESY Keycloak (only external users)" unterhalb des Anmelde-Dialogs.

Überblick

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Hauptseite des DESY Sync & Share Dienstes. Hier können Sie neue Ordner anlegen, Dateien hoch-/herunterladen sowie Dateien teilen. Das Folgende Bild, sowie die dazugehörige Legende unterhalb des Bildes sollen erst einmal einen groben Überblick über die Startseite der Weboberfläche und deren Funktionen wiedergeben.

1. Dateien ; Hier werden alle In der Cloud vorhandenen Ordner und Dateien angezeigt

2. Aktivitäten ; Hier werden alle Aktivitäten der auf der Cloud befindlichen Ordner und Dateien angezeigt

3. Galerie ; Hier werden alle auf der Cloud vorhandenen Foto-Dateien angezeigt (Vorschaumodus)

4. Ordner/Datei hinzufügen oder Hochladen

5. Neue Domain der Cloud ;  desycloud.desy.de  --->  syncandshare.desy.de

6. Suchfunktion ; Über diesen Button kann man Ordner/ Dateien direkt suchen

7. Benachrichtigungen; Benachrichtigung für Federal Shares und ähnlichem wird hier angezeigt

8. Kontakte ; Hier werden alle dem Account bekannten Kontakte angezeigt

9. Logout / Einstellungen ; Über diesesn Button gelangt man zu den Einstellungen sowie zum Logout button

10. Ansicht wechseln ; Hier kann die Ansicht der Ordner und Dateien verändert werden

11. Teilen ; Über diesen Button kann man die Daten in der Cloud mit anderen teilen

12. Dieses Symbol zeigt an welche Dateien von Ihnen bereits geteilt werden

13. Dieses Symbol zeigt an dass dieser Ordner oder diese Datei mit Ihnen geteilt wird und von wem sie kommt

14. Dieser Button gibt eine Liste der von dieser Cloud gelöschten Daten wieder. (Wie lange bleiben sie da?)

15. Hier wird die aktuelle Größe des Papierkorbs angezeigt

16. WebDAV Einstellungen ; über diesen Button erhält man den Link um via WebDAV auf Ihre Daten zuzugreifen

17. Hierüber kommt man zu den Einstellung um Dateien zu bearbeiten

 

 

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Ordner erstellen

Klicken Sie auf das Plus-Symbol und "Ordner", um einen Ordner in Ihrem DESY Sync & Share hinzuzufügen. Sie müssen dabei einen Namen eintippen und mit der "Enter-Taste" bestätigen.

 

Datei/ Ordner umbenennen

Möchten Sie Dateien oder Ordner umbennen, müssen Sie auf den Button mit den 3 Punkten klicken und dann auf "Umbennen".

Dateien hochladen

Zum Hochladen von Dateien klicken Sie ebenfalls wieder auf das "Plus-Symbol" -> "Datei hochladen". Es erscheint ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, eine Datei auszuwählen. Alternativ können Sie auch Dateien in das Fenster hineinziehen.

Datei/ Ordner herunterladen

Um eine Datei oder einen Ordner herunterzuladen, müssen Sie wie beim "umbenennen" auf die 3 Punkte am Rechten Rand der Datei, die Sie herunterladen möchten, klicken. Anschließend öffnet sich ein Fenster mit verschieden Optionen, hier nun den Punkt "herunterladen" auswählen. Folgend können Sie noch den Speicherpfad der Datei/ Ordners bestimmen.

Navigation durch Ordner

Die "Leiste" neben dem Plus- und Teilen-Symbol zeigt Ihnen, wo Sie sich zurzeit in Ihrer Cloud befinden. Durch Klicken auf das "Haus"-Symbol gelangen Sie wieder auf Ihre Startseite.

Teilen von Dateien und Ordnern

Um Ordner oder Dateien zu teilen, klicken Sie einfach auf das "Teilen"-Symbol. Daraufhin erscheint ein Fenster in dem Sie eine bestimmte Person oder eine Gruppe (aus der DESY Registry) auswählen können. Das Teilen von Dateien mit Personen führt immer zu einer E-Mail-Benachrichtigung an den jeweiligen Nutzer.

Falls eine Person keinen Zugang zum DESY Sync & Share hat, besteht die Möglichkeit, einen "Public-Share" einzurichten. Dazu wird vom DESY Sync & Share ein Weblink generiert, den alle Empfänger einsehen können. Dazu muss man nur auf "Link Teilen" klicken und den Link kopieren und der gewünschten Person per E-Mail senden (Dies wird weiter unten jedoch noch einmal genauer erläutert).

 

 

  • Schreibgeschützt
     

sorgt dafür, dass der/die EmpfängerIn die Daten nicht bearbeiten oder löschen kann
 

  • Passwortschutz

ermöglicht, den Link mit einem Passwort zu sichern. Nur der/die EmpfängerIn mit dem Passwort kann auf den Link zugreifen.

 

  • Hochladen und Bearbeiten erlauben

gibt die Möglichkeit, in dem Bereich Dateien hochzuladen ohne DESY Sync & Share-Zugang. Diese Option gilt nur für Ordner.

 

  • Ein Ablaufdatum setzen

Die geteilten Dateien oder Ordner bleiben nur in einer gewünschten Zeitspanne "Geteilt". Nach Ablauf der Frist erlischt nur das "Teilen" und nicht die Datei/Ordner selbst.

Um den konfigurieren Link nun per Mail oder über ein anderes Medium zu versenden, müssen Sie auf den im Foto markierten Button klicken und der Link wird in der Zwischenablage gespeichert. Dieses können Sie folgend mit "Rechtsklick -> Einfügen" wieder ausgeben.

Tag Funktion

Mit der Tag Funktion (Stichworte hinzufügen) kann man Ordner oder Dateien mit Sinnvollen Suchbegriffen versehen um die Dateien auch in einer Großen Megne an Daten einfach und bequem über die Suchfunktion zu finden. Diese gesetzten Tags bleiben bei den geteilten Dateien dauerhaft bestehen. Also VORSICHT mit der Benennung der Tags, jeder der die Datei geteilt bekommt kann die Tags sehen.

 

Um eine Datei mit Tags zu versehen müssen Sie die Datei anklicken und (wie auf dem folgendem Foto beschrieben) das Tag-Symbol anklicken, anschließend erscheint ein Eingabefeld. Hier den gewünschten Tag eingeben und mit "Enter" bestätigen.

Suchen nach Dateien / Ordnern

Um nach Dateien in Ihrer Cloud zu suchen, gibt es eine Suchmaske rechts oben in der Weboberfläche.

Aktivitäten

Unter dem Punkt "Aktivitäten" können Sie sich die Verlauf Ihrer Cloud anschauen.

Hier wird aufgeführt wann welcher Ordner geteilt oder erstellt wurde. Ebenso kann man über die Aktivitäten einsehen ob die Freigabe zurückgezogen wurde und wann dies geschah.

Abmelden und Einstellungen

Um sich abzumelden oder zu den Einstellungen zu gelangen, klickt man auf den Button oben rechts: