Beim Teilen von Daten mit DESY Sync & Share sind einige Dinge zu beachten. Diese Anleitung gibt einen Überblick über die unterschiedlichen Möglichkeiten, Daten zu teilen. Ebenso darüber, was die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Vorgehensweisen sind und was dabei jeweils beachtet werden sollte.

Die hier verwendeten Abbildungen beziehen sich auf die Ansicht der DESY Sync & Share Webseite (https://sas.desy.de), um die Erläuterungen mit Beispielen zu verdeutlichen. Die Ansichten können bei Verwendung des Nextcloud Desktop Sync Client ggf. abweichen.

In der Webansicht gelangen Sie in den Teilen-Dialog, indem Sie auf das Teilen-Symbol rechts neben dem Ordner- oder Dateinamen klicken (siehe Abbildung 1).

Daten mit DESY-Accounts oder -Gruppen teilen

Direkt mit DESY-Accounts oder DESY-Registry-Gruppen Daten zu teilen ist die bevorzugte Variante, da das Teilen direkt mit einzelnen Personen stattfindet und auf diese Weise am besten erkenn- und steuerbar ist, welche Person welchen Zugriff auf Daten in Ihrem Datenbereich erhält. Diese Möglichkeit ist allerdings nur dann einsetzbar, wenn der Personenkreis, mit dem Sie Daten teilen möchten, einen DESY-Account besitzt.

Sobald Sie Accounts und / oder Gruppen direkt berechtigt haben, erhalten diese normalerweise eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail über die getätigte Freigabe mit einem entsprechenden Link zur Datei oder dem Ordner.

Sollten Sie dennoch einen Link einmal explizit an die Personen mitteilen wollen, die Sie berechtigt haben, haben Sie die Möglichkeit, einen internen Link zu nutzen. Diesen können Sie über das Klemmbrett-Symbol rechts neben "Interner Link" (siehe Abbildung 2) in die Zwischenablage kopieren und mit Strg+V bzw. Rechtsklick -> "Einfügen" zum Beispiel in eine E-Mail einfügen.

Woran erkenne ich DESY-Accounts?

Im Teilen-Dialog eines Ordners oder einer Datei geben Sie den Namen der Person ein, mit der Sie die Daten teilen möchten. DESY-Accounts erkennen Sie an der unter dem Account-Namen angezeigten E-Mail-Adresse. Diese endet üblicherweise auf @desy.de oder auf @mail.desy.de (siehe Abbildung 3).

 

Woran erkenne ich DESY-Gruppen?

Wenn Sie wissen, dass es eine passende DESY-Gruppe zu dem Personenkreis gibt, mit der Sie Ihre Daten teilen möchten, geben Sie den Namen im Suchfeld des Teilen-Dialogs ein. Gruppen sind daran erkennbar, dass ausschließlich der Gruppenname angezeigt wird und rechts daneben ein Symbol mit zwei Personen erkennbar ist (siehe Abbildung 4).

In DESY Sync & Share werden allerdings nur DESY-Gruppen angezeigt, welche in dem zentralen Verzeichnis-Dienst LDAP hinterlegt sind. Dieser stellt beispielsweise keine Spezial-Gruppen wie "win_admins" oder "win_user" zur Verfügung. Sollten Sie die erwartete Gruppe insofern nicht finden, sprechen Sie bitte Ihre Gruppenadministration oder den zentralen IT-Helpdesk (E-Mail: uco@desy.de, Tel: 5005) an.

In einigen Fällen kann es sich anbieten, für den vorliegenden Zweck eine neue Gruppe anzulegen, die mit dem gewünschten Personenkreis gefüllt wird. Dies kann Ihre Gruppenadministration bei Bedarf erledigen.

Daten mit Accounts externer Institute teilen

Wenn Sie mit Personen zusammenarbeiten möchten, die keinen DESY-Account besitzen, aber einen Account in einem anderen Institut haben, können Sie Daten mit deren externen Accounts teilen. Die externen Kollaborationspartner müssen sich hierzu zuvor einmal via DESY Keycloak an DESY Sync & Share anmelden. Dies erfolgt über einen entsprechenden Button auf der Login-Seite von DESY Sync & Share (https://sas.desy.de). Anschließend wird ein Account auf DESY Sync & Share mit den Account-Daten angelegt und ist danach von Ihnen im Teilen-Dialog auswählbar.

Hinweise zur Anmeldung mit externen Accounts via Keycloak finden Sie bei Bedarf auf folgender Webseite:

https://it.desy.de/dienste/speicherdienste/desy_sync__share/erste_schritte_mit_der_desy_sync__share_weboberflaeche

Woran erkenne ich externe Accounts?

Externe Accounts sind im Teilen-Dialog von DESY Sync & Share daran erkennbar, dass hinter dem vollen Namen der Person der externe Account mit folgender Syntax in Klammern angezeigt wird: Accountname gefolgt von einem Punkt und dem Namensbereich (Domain) des Instituts. Ebenso ist die Instituts-E-Mail-Adresse unter dem Personennamen sichtbar.

Beispiel: Ist Maxine Musterfrau vom CERN gesucht und hat sich mit ihrem Account maxinemf bereits an DESY Sync & Share via Keycloak angemeldet, wird sie wie folgt angezeigt:

Musterfrau, Maxine (maxinemf.cern.ch)
maxine.musterfrau@cern.ch

Siehe hierzu auch Abbildung 5.

Daten mithilfe von Weblinks teilen

Sollte der Personenkreis, dem Sie Daten zur Verfügung stellen wollen, weder einen DESY-Account noch einen externen Instituts-Account besitzen, bietet es sich an, einen Weblink zum Teilen der Daten zu erstellen. Diese Art und Weise des Teilens kann auch in Betracht gezogen werden, wenn der Personenkreis sehr groß ist und keine Gruppe für diesen existiert.

Bitte beachten Sie, dass es zu Fehlern führen kann, wenn Sie die Webadresse (URL) aus der Adresszeile des Browsers kopieren (diese würde folgender Art "https://sas.desy.de/index.php/apps/files/?dir=..." entsprechen). Erstellte Links können durch Klicken des Klemmbrett-Symbols in die Zwischenablage kopiert werden und dann mit Strg+V bzw: Rechtsklick -> "Einfügen" zum Beispiel in eine E-Mail eingefügt werden.

Ein wichtger Grund hierfür ist, dass Sie keine Berechtigungen auf diese Links setzen können. Ebenso ist es nicht möglich, einen solchen Link ungültig zu machen. Außerdem haben Sie keinen Zugriff auf den Link, wenn zum selben Zeitpunkt eine andere Person über diesen auf die Daten zugreift.

Wenn Sie Daten mithilfe eines Weblinks teilen möchten, nutzen Sie daher bitte explizit die Teilen-Funktion von Nextcloud, wie im folgenden Abschnitt erläutert. Diese Funktion stellt einen Weblink der Art https://sas.desy.de/index.php/s/...... zur Verfügung.

Wie erstelle ich einen Weblink?

Klicken Sie im Teilen-Dialog in der Zeile "Link teilen" auf das Plus-Symbol (siehe Abbildung 6)

Anschließend erscheint ein grünes Häkchen und ein weiteres Symbol bestehend aus drei Punkten. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die möglichen Berechtigungs-Optionen sowie Aktionen für diesen Link zu öffnen.

In diesem Dialog haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Freigabe aufzuheben, was den vorhandenen Weblink sofort ungültig werden lässt. Ebenso können Sie hier einen weiteren Weblink hinzufügen, um so bei Bedarf einem anderen Personenkreis abweichende Berechtigungen einräumen zu können.

Ihnen stehen folgende Optionen für die Einrichtung des Weblinks zur Verfügung (siehe auch Abbildung 7):

• Download verbergen
  Verbirgt sowohl den sonst vorhandenen Download Knopf von Sync & Share, als auch die
  Download-Option des Browsers.
   
• Passwortschutz
  Hier können Sie ein Passwort setzen, welches beim beim Aufruf des Weblinks verlangt wird. Für öffentliche Links wird dringendst empfohlen immer ein Passwort zu setzen.
   
• Ablaufdatum setzen
  Hier können Sie ein Datum setzen, zu dem der Weblink automatisch seine Gültigkeit verliert.
   

Berechtigungen speziell für Ordner

• Schreibgeschützt
  Erlaubt nur das Einsehen und Herunterladen der Daten.
   
• Hochladen und Bearbeiten erlauben
  Erlaubt das Bearbeiten und Hochladen von Daten.
   
• Dateien ablegen
  Erlaubt ausschließlich das Hochladen von Daten, aber nicht das Einsehen etwaig bereits vorhandener Daten.
   

Berechtigungen speziell für Dateien

• Bearbeiten erlauben
  Erlaubt neben dem Öffnen zusätzlich die Bearbeitung der Datei.
   

Weblink kopieren

Sobald Sie den Weblink erstellt und nach Ihren Wünschen eingerichtet haben, können Sie ihn mit einem Klick auf das Klemmbrett-Symbol rechts in der Zeile "Link teilen" (siehe Abbildung 8) in die Zwischenablage kopieren und mit Strg+V bzw. Rechtsklick -> "Einfügen" zum Beispiel in eine E-Mail einfügen.

Freigaben

In der Web-Ansicht finden sie im linken Seitenmenü den Punkt Freigaben".

Wenn Sie auf Freigaben klicken werden Ihnen alle Freigaben die Sie geteilt haben sowie alle mit Ihnen geteilten Freigaben angezeigt.

Wenn Sie auf das Symbol links neben Freigaben" klicken klappen mehrer Unteroptionen zu Freigaben aus. Das Symbol sollte sich zu einer nach rechts zeigenden Pfeilspitze ändern, wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, sobald Sie darauf klicken zeigt die Pfeilspitze nach unten (siehe Abbildung 9)

Ansichten unter Freigabe

1. Unter dem Punkt "Von Ihnen geteilt" werden alle Freigaben, welche von Ihnen mit anderen Benutzern oder Gruppen geteilt wurden, angezeigt.

2. Unter dem Punkt "Mit Ihnen geteilt" sehen Sie alle Freigaben, welche mit ihrem Benutzernamen oder aufgrund der Gruppenmitgliedschaft, geteilt wurden.

3. Unter dem Punkt "Geteilt über einen Link" werden alle Freigaben angezeigt für den Sie einen Link zum Teilen erstellt haben. Sie können demensprechend nachschauen ob zu einer Datei bereits ein oder mehrere Links von Ihnen erstellt wurden und diese, wenn nicht mehr benötigt, aufheben damit der Link ungültig wird (siehe Hinweis öffentliche Links).

4. Unter dem Punkt "Gelöschte Freigaben" werden Freigaben angezeigt, welche Sie verlassen haben. Sehen Sie dazu auch unter Häufig anzutreffende Probleme "Wie verlasse ich eine Freigabe?" oder "Ich habe eine Freigabe ausversehen verlassen, was kann ich tun?".

5. Unter dem Punkt "Ausstehende Freigaben" werden alle Freigaben von Benutzern und Gruppe gezeigt, die mit Ihnen geteilt worden sind. Freigaben erscheinen erst im Home-Verzeichnis bei Ihnen, wenn Sie diese hier manuell akzeptieren. Sehen Sie unter "Teilen Einstellungen" drittens damit Benutzer und Gruppen standardmäßig akzeptiert werden.

Teilen Einstellungen

Die Einstellungen finden Sie über Ihr Profilbild oben rechts. Klicken Sie auf ihr Profilbild und dann auf Einstellungen (siehe Abbildung 10).

Klicken Sie auf den Menüpunkt "Teilen". Es werden Ihnen unterschiedliche Optionen angezeigt.

1. Unter "Federated Cloud" wird Ihnen ihre Federated Nextcloud ID angezeigt.

2. In "Dateien" können Sie Dateien oder Ordner an einen neuen Besitzer übertragen. Wählen Sie eine Datei oder einen Ordner über den Knopf "Datei oder Ordner zur Übertragung auswählen" aus (siehe Abbildung 11). Im Feld "Neuer Besitzer" geben Sie einen neuen Besitzer ein. Sie können hier nur Account auswählen und keine Gruppen. Ebenso kann maximal ein Account für die Übertragung ausgewählt werden. Die Übertragung wird durchgeführt wenn Sie auf "Übertragen" klicken.

3. Setzen Sie einen Haken, wenn Sie Benutzer- und Gruppenfreigaben standardmäßig akzeptieren wollen. Damit werden bei Benutzer und Gruppenfreigaben automatisch akzeptiert und in das Homeverzeichnis gelegt.

4. Freigaben von Benutzern oder Gruppen werden standardmäßig in  Ihrem Homeverzeichnis abgelegt, dies ist der Fall wenn in dem weißen Kasten nur ein " / " hinterlegt ist. Um dies zu ändern klicken Sie auf den Weißen Kasten und Navigieren zu einem Ordner unter dem standardmäßig Freigaben hinterlegt werden sollen. Sie können mit dem Plus Symbol auch einen Neuen Ordner erstelllen. Der Pfad vom Ordner wird neben dem Plus Symbol angzeigt. Wenn Sie zu dem Ordner navigiert haben, der als Standardordner gelten soll, bestätigen Sie mit dem Knopf "Auswählen" (siehe Abbildung 12).  Das weiße Feld sollte nun den Pfad zum Ordner anzeigen. Rechts vom weißen Feld befindet sich nun ein Feld zum zurücksetzen auf die Standardeinstellung als Pfad.

 

 

Teilen mithilfe eines Clients

Bitte klicken Sie auf eine Kachel um zum Teilen mittels Ihres gewünschten Clients fortzufahren.

Für die Nutzung der mobilen App orientieren Sie sich an eine der beiden folgenden Anleitungen anhand Ihrers Gerätes. In den beiden folgenden Anleitungen finden Sie unter dem Punkt Allgemeine Information den Unterpunkt zum Teilen von Dateien und Ordnern.

 

 

 

 

 

 

 

Häufig anzutreffende Probleme (FAQ)

Häufige Anwendungsfälle

Ich möchte eine Datei oder Ordner mit einem Benutzer oder einer Gruppe Teilen

Über die Teilen Einstellungen können Sie Accounts oder Gruppen für Dateien und Ordner berechtigen, indem Sie diese über die Suchleiste auswählen (siehe Daten mit DESY-Accounts oder -Gruppen teilen). Daten mit Accounts außerhalb der DESY Instanz per Nextcloud können ebenfalls berechtigt werden in dem Sie die Federated-Cloud-ID des Accounts in der Suchleiste eingeben (siehe Teilen Einstellungen). Ansonsten können Sie Weblinks erstellen und diese Teilen (siehe Daten mithilfe von Weblinks teilen).

Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Gruppen setzen und verwalten

Wenn Sie sich im Teilen-Dialog befinden können Sie über die Suchleiste Freigaben an DESY-Accounts und -Gruppen für die entsprechende Ressource vergeben (siehe Daten mit DESY-Accounts oder-Gruppen teilen). Haben Sie ein oder mehrere Accounts oder Gruppen eine Freigabe erteilt können Sie diese im Teilen-Dialog sehen. Über einen Klick auf das Symbol mit den drei Punkten rechts in der Zeile neben dem Account oder der Gruppe können Sie Berechtigungen für diese einstellen (siehe Abbildung NR). Bei der Nutzung eines öffentlichen Links gelten Berechtigungen für den jeweiligen Link. Wer Zugang zu diesem Link hat, hat auch die jeweiligen Berechtigungen für diesen Link. Erstellen Sie mehrere Links, stellen die Berechtigungen jeweils ein und versenden diese dementsprechend an die zuständigen Accounts. Sie können die folgenden 6 Optionen für die jeweilige Accounts setzen.

1. Erlauben Sie das Bearbeitung von bereits existierenden Dateien.

2. Erlaubt das Erstellen von neuen Dateien und Ordnern.

3. Erlaubt das Löschen von Dateien und Ordnern.

4. Erlauben Sie das Weiteilen von Dateien und Ordnern innerhalb dieser Freigabe.

5. Setzen Sie ein Ablaufdatum dieser Freigabe für den Account.

6. Senden Sie eine Notiz an den jeweiligen Account.