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Outlook auf Windows
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Microsoft Outlook ist allerdings beschränkt auf den Einsatz auf DESY Windows Geräten, sowie DESY MacOS Geräten. Für die Nutzung ist auf Windows neben Microsoft Outlook selbst der so genannte Zimbra Connector for Outlook (kurz ZCO) erforderlich. Dieser muss wie Microsoft Office auch auf Windows Geräten über den DSM Shop (Softwareverteilung) installiert werden. Auf MacOS Geräten erfolgt die Installation über die Softwarebereitsstellungssoftware Munki. HinweisOutlook kopiert Ihre Daten vom DESY Mailserver auf Ihr lokales Gerät (Erstellung eines lokalen Abbilds Ihrer auf dem DESY-Mailserver vorhandenen Daten). Der Kopiervorgang (Synchronisierung) erfordert einen entsprechend hohen Zeitaufwand insbesondere bei großen Inboxen und/oder vielen Terminen in Kalendern. Dies macht sich vor allem bei der ersten Synchronisierung, als auch nach längeren Abwesenheiten wie z.B. Urlaub bemerkbar. Bitte beachten Sie außerdem, dass manche Einstellungen oder Freigaben zum Teil nicht in Outlook selbst vorgenommen werden können, sondern über die Zimbra Weboberfläche (https://mail.desy.de) erfolgen müssen. Hinweise zum Umgang mit der Weboberfläche des DESY-Mailservers finden Sie hier. |
Insbesondere für Personen, die im Alltag mit der Verwaltung vieler Kalender konfrontiert sind, kann Outlook eine übersichtliche Ansicht der Kalender bieten. Auch die Integration in Word bzw. Excel z.B. für Serienbriefe kann Outlook leisten.
Ersteinrichtung von Outlook auf einem DESY Windows Gerät
Diese Anleitung ist mit Microsoft Outlook 2019 erstellt worden.
- Installieren Sie das Paket "Zimbra Connector for MS Outlook 2019" via DSM Software Shop
- Installieren Sie das Paket "Microsoft Office 2019" via DSM Software Shop
- Starten Sie Ihren Rechner neu
- Starten Sie Outlook
- Im sich öffnenden Fenster (siehe Abbildung 1) ist das Standard-Outlook-Profil ausgewählt. Klicken Sie hier auf "OK".
Abbildung 1
- Anschließend öffnet sich ein Fenster (siehe Abbildung 2) in dem die Verbindungsdaten für den Mailserver voreingestellt sind. Tragen Sie hier bitte Ihren Accountnamen im Feld "E-Mail-Adresse" und Ihr dazugehöriges Passwort ein.
Abbildung 2
Abhängig von der Größe Ihrer Mailbox und dort eingebundener Elemente wie zum Beispiel Kalender kann die Erstsynchronisation mehrere Stunden dauern. Brechen Sie diese bitte nicht ab. Während der Synchronisation können Sie die Zimbra Weboberfläche (https://mail.desy.de) uneingeschränkt nutzen und darüber auf Ihre E-Mails und Kalender zugreifen.
Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, entfernen Sie bitte noch die Outlook-Regel „Kategorien der E-Mails löschen“ wiefolgt:
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Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, können Sie Outlook in Verbindung mit dem zentralen E-Mail- und Kalender-Dienst verwenden.
FAQ
Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung der häufigsten Fragen im Umgang mit Outlook.
Wie binde ich freigegebene Mailordner oder Kalender ein?
Das Einbinden von Ordnern und Kalendern muss zunächst im Zimbra Web Client mail.desy.de konfiguriert werden. Unter dem folgenden Link finden Sie dazu eine Kurzanleitung:
Nachdem die Ordnerfreigabe in Zimbra eingerichtet wurde und der Zimbra-client auf dem PC installiert ist können die freigaben in Outlook wie folgt eingebunden werden (die freigegebenen daten werden automatisch geladen):
Wie versende ich E-Mails mit einer anderen E-Mail-Adresse?
Für bestimmte Zwecke ist es möglich, E-Mails mit einer anderen E-Mail-Adresse zu versenden.
Um aus Outlook heraus von einer anderen Adresse versenden zu können, müssen sie sich erst von der gewünschten Adresse das Delegationsrecht "Darf Senden als" geben lassen.
Gehen Sie dazu mit der gewünschten E-Mail Adresse im Webclient auf Einstellungen -> Accounts -> Deligierte (siehe Screenshot)
Bitte führen Sie die unten genannten Schritte aus, sofern Sie Outlook konfigurieren wollen und über mehr als eine E-Mailadresse verfügen.
Bitte beachten Sie für den Fall dass Sie über ein X.509-Zertifikat zum Signieren von E-Mails verfügen, dass Sie dieses nur für die vorgesehene Adresse verwenden. Mit der falschen Adresse wird eine signierte E-Mail als invalide vom Empfänger gesehen.
- Zuerst Outlook öffnen,
- dann den Reiter "Zimbra" auswählen und
- im Anschluss den Knopf für "Personas" drücken (hat ein grünes Kreuz)
- In dem dann geöffnetem Dialog "Add..." auswählen.
- Einen passenden Namen wählen, an dem Sie erkennen, welche Adresse gemeint ist
- Dann in dem Kästchen "Persona Settings - neu_gewähler_Name" des Dialogfensters einen Namen für das "From:" Feld eingeben.
- Aus der Drop-Down-Liste die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen und "OK" drücken und anschliessend Outlook neu starten.
- Wenn Sie nun eine neue E-Mail erstellen, können sie auf das "From"-Feld drücken und aussuchen, unter welcher Adresse die E-Mail versendet werden soll.
Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz?
Öffnen Sie Outlook. Klicken Sie auf den "Zimbra" Tab Dort finden Sie den "Abwesenheitsassistent".
Hier können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erstellen, den Anzeigezeitraum anpassen und eine seperate Nachricht für externe Empfänger einrichten.
Wie kann ich E-Mails oder Termine archivieren?
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Unter dem Archivieren von E-Mails wird das Auslagern von Daten vom Mailserver in eine Archiv-Datei (PST) verstanden. Gehen Sie hierzu wiefolgt vor:
Bitte beachten Sie, dass Sie PST Dateien später nur mit Outlook öffnen können. Es ist nicht möglich, diese Archivdateien in Zimbra oder mit anderen Mail-Programmen zu öffnen, um damit zu arbeiten. |
Wie synchronisiere ich meine Mail-Signatur mit Outlook?
Sie haben eine Signatur über die Zimbra Webseite (https://mail.desy.de) erstellt und können diese nun in Outlook nicht auswählen. Gehen Sie wiefolgt vor, um Ihre Signaturen in Outlook zu synchroniseren:
- Starten Sie Outlook
- Klicken Sie auf den Reiter "Zimbra"
- Wählen Sie im rechten Bereich den Button "Erweitert"
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Aktivieren Sie den Haken bei "Signaturen synchronisieren" und klicken auf "OK"
Do's & Dont's
Es gibt ein paar Dinge, die Sie bei der Verwendung von Outlook beachten sollten, um Problemen vorzubeugen. Die folgenden Punkte geben einen Überblick über empfohlene Arbeitsweisen bzw. allgemeine Empfehlungen im Umgang mit Outlook bei DESY.
Erneuern Sie Serientermine alle ein bis zwei Jahre
Ganz grundsätzlich ist es empfehlenswert, Serientermine nach ein oder zwei Jahren zu erneuern. Hintergrund ist, dass regelmäßig Updates auf dem Mailserver und des ZCO und Outlook stattfinden, sowie immer mal wieder Veränderungen von unterschiedlichen Teilnehmen am Termin durchgeführt werden. Diese Gemengelage kann nach mehreren Jahren vereinzelt zu Problemen führen. Daher ist es ratsam, Serientermine nicht auf unbestimmte Zeit, sondern nur für ein oder zwei Jahre anzusetzen und sie dann
neu einzustellen, wenn sie weiter fortgeführt werden sollen.
Versenden Sie große Anhänge nicht per E-Mail bzw. entfernen solche vom Mailserver
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Auch, wenn es heutzutage möglich und durchaus üblich ist, auch große Anhänge wie Bilddateien, PDFs und ähnliches per E-Mail zu versenden, ist dies nicht immer ratsam. Viele E-Mail-Programme, darunter auch Outlook sind darauf angewiesen, E-Mails, Termine etc. lokal zu speichern. Anhänge an diesen verbrauchen entsprechend viel lokalen Speicherplatz. Langfristig kann dies dazu führen, dass Outlook langsam wird und möglicherweise irgendwann größere Probleme auftreten, aufgrund der Datenmenege die es vorhalten muss. Achten Sie daher nach Möglichkeit auf eine Daten-arme Arbeitsweise, indem Sie folgende Empfehlungen erwägen:
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Vermeiden Sie einen Parallelbetrieb von Outlook
| Es ist nicht empfehlenswert, Outlook gleichzeitig auf mehreren Geräten aktiv einzusetzen, da es so erfahrungsgemäß zu diversen Synchronisations-Problemen und Daten-Inkonsistenzen kommen kann. Bemühen Sie sich daher nach Möglichkeit um eine Arbeitsweise, die keinen Parallelbetrieb von Outlook erfordert und achten darauf, Outlook nach jeder Verwendung zu schließen. |
Speichern Sie Ihre Archivdateien (PST) immer auf Ihrem H: Laufwerk
| Sollten Sie Daten aus Ihrer Inbox in eine PST-Datei ausgelagern müssen, wählen Sie als Speicherort einen Ordner auf Ihrem H: Laufwerk. Grund hierfür ist, dass dieses von den zentralen Datensicherungsmechanismen erfasst wird. Hier besteht gleichzeitig der Vorteil, dass Sie die exklusiven Zugriffsrechte darauf haben und unbefugte Dritten nicht die Möglichkeit haben auf die Datei, und somit Ihre Mails und andere persönliche Daten zuzugreifen. |
Binden Sie Archivdateien (PST) nicht dauerhaft ein
| Sollten Sie Daten aus Ihrer Inbox in eine PST-Datei ausgelagert haben, binden Sie diese bitte keinesfalls dauerhaft ein. Öffnen Sie die Datei mit Outlook nur dann, wenn Sie auf E-Mails oder Termine darin zugreifen möchten und schließen Sie sie nach getaner Arbeit wieder. Grund hierfür ist, dass die zentrale Datensicherung die Datei nur erfasst, wenn sie nicht über Nacht in Outlook geöffnet ist. Andernfalls kann keine Sicherung der Datei durchgeführt werden. |
Verändern Sie den Speicherort der lokalen Datendateien (ZDB) nicht
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Sowohl Ihre persönliche Mailbox, als auch eingebundene Kalender und Inboxen werden in separaten Dateien mit der Endung .zdb gespeichert. Der Standard-Speicherort für diese Dateien ist C:\Users\[Accountname]\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Dieser Speicherort sollte keinesfalls verändert werden. Insbesondere sollte kein Netzwerklaufwerk (H:\ o.ä.) als Ablage verwendet werden. Hintergrund hierfür ist, dass Verbindungen zu entfernten Verzeichnissen in der Regel langsamer sind als der Zugriff auf lokal liegende Dateien. Durch den permanent erforderlichen Zugriff auf die Datendateien durch Outlook können durch das möglicherweise verzögerte Lesen und Schreiben Dateninkosistenzen nicht ausgeschlossen werden. Das heißt, dass im schlimmsten Fall Datenverlust drohen kann. |
Problemlösung
Sollten Sie Probleme bei der Nutzung von Outlook feststellen, werfen Sie bitte einen Blick auf diese Webseite. Hier haben wir Maßnahmen für Sie zusammengestellt, die die häufigsten Probleme bei der Nutzung von Outlook lösen können.
