Über die folgende Adresse ist der Zimbra  Webclient erreichbar:

https://mail.desy.de/

Im Anmelde-Dialog (Abbildung 1) haben Sie im unteren Bereich die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie die neue, moderne Ansicht (Abbildung 2) oder die klassische Ansicht (Abbildung 3) nutzen möchten. Wenn Sie die Option auf Standard belassen, wird die klassische Ansicht geladen.

Sobald Sie sich angemeldet haben, wird Ihnen je nach ausgewählter Option die Weboberfläche in der modernen oder der klassischen Ansicht angezeigt.

Abbildung 2 (die moderne Ansicht)

Abbildung 3 (die klassische Ansicht)

Navigation in der modernen Ansicht

Eine Übersicht, wo Sie welche Funktionen der alten Weboberfläche auf der neuen Weboberfläche finden können, gibt die folgende Webseite (nur auf Englisch verfügbar):

https://wiki.zimbra.com/wiki/Navigating_the_Modern_Web_App

Hinweis: Kalender können nur mit Personen geteilt werden, die einen DESY-Account haben.

Öffnen Sie den Webclient und klicken Sie auf "Mail", um Mail-Ordner freizugeben, oder klicken Sie auf "Kalender", um Kalender freizugeben. Es ist immer das gleiche Prinzip.

Rechtsklicken Sie auf den Ordner oder Kalender den Sie freigeben wollen. Wählen Sie dann "Ordner freigeben" bzw. " Kalender freigeben".

Nachdem Sie das gemacht haben, können Sie die Person, die die Freigabe erhalten soll, auswählen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben. Sie können auch die Rechtevergabe anpassen.

Wenn Ihnen ein Kalender oder Mail-Ordner freigegeben wurde, wählen Sie im Webclient in der oberen Menüleiste für freigegebene Mail-Ordner den Reiter "Mail", für Kalender den Reiter "Kalender" aus.

Klicken Sie auf das Rädchen rechts neben "Mail-Ordner" bzw. "Kalender". (Abbildung 1)

Abbildung 1a

Abbildung 1b

Klicken Sie auf "Freigaben suchen". (Abbildung 2)

Abbildung 2

 

Scrollen Sie bis zum gewünschten Mail-Ordner oder Kalender, markieren Sie diesen mit einem Häkchen und klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen". (Abbildung 3)

Abbildung 3

 

Sollten Sie in dieser Ansicht die von Ihnen gesuchte Freigabe nicht finden, wählen Sie bitte über das Feld "Freigaben suchen" die Mailbox aus, in der sich die Freigabe befindet. Sobald Sie hier etwas eingeben, werden Ihnen Vorschläge angeboten. Wählen Sie hier die gesuchte Mailbox mit einem Klick auf einen der vorgeschlagenen Einträge aus und klicken anschließend auf "Suchen". (Abbildung 4)

Abbildung 4

Möchten Sie, dass Einladungen zu Terminen an eine weitere Person weitergeleitet werden, gibt es dafür eine extra Einstellung.

Gehen Sie auf "Einstellungen" und navigieren Sie zum Unterpunkt "Kalender". Unter den oberen Punkt der allgemeinen Einstellungen, finden Sie den Punkt "Einladungen weiterleiten". Dort können Sie nun die Email Adresse angeben, auf die die Einladungsmails weitergeleitet werden sollen.

Um gelöschte Objekte wiederherzustellen, öffnen Sie den Papierkorb im Webclient und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie dann die Option 'Gelöschte Objekte wiederherstellen' aus.

Wählen Sie nun die E-Mail aus, klicken Sie auf "wiederherstellen in"  und wählen Sie einen Zielordner aus.

Man kann im Zimbra-Web-Interface nach E-Mails in allen Verzeichnissen suchen. Dazu benutzt man die Option "is:anywhere" (siehe Abb. 1).

Um die Verzeichnisse anzuzeigen in denen sich die einzelnen Mails befinden muss man das entsprechende Feld in der Leiste aktivieren (siehe Abb. 2).

Man kann auch die Sicht aendern auf "Anzeigen -> Nach Mail" um die E-Mails einzeln darzustellen, was moeglicherweise das Durchsuchen der Suchergebnisse vereinfachen koennte (siehe Abb. 3).

Ein Beispiel der Suchergebnisse mit eingeblendeten Verzeichnissen kann man in Abb. 4 sehen.

Bei der Suche muss man beachten dass das Wildcard Symbol * nur am Ende der Zeichenkette benutzt werden kann. Siehe folgenden Beispiele:

Suchstring: is:anywhere subject:"DESY Quarantine"   -> OK

Suchstring: is:anywhere subject:"DESY Quar*"   -> OK

Suchstring: is:anywhere subject:"DESY *antine"   -> NICHT OK

Suchstring: is:anywhere subject:"D* Quarantine"   -> NICHT OK

Falls notwendig kann man auch andere Optionen in die Suche einbinden um die Suchergebnisse weiter einzugrenzen (siehe PDF Dokument ZimbraSearchKeywordsCheatSheet.pdf).

Abbildung 1

Abbildung 2

Abbildung 3

Abbildung 4

ZimbraSearchKeywordsCheatSheet.pdf (56KB)

ZimbraSearchKeywordsCheatSheet.pdf

Erstellen Sie einen Neuen Ordner bspw. mit dem Namen Templates. Schicken Sie eine Mail mit Textvorlage an sich selbst und verschieben diese in den Ordner Templates. Benutzen Sie diese Vorlage, indem Sie die Mail anklicken mit rechter Maustaste und dann den Punkt „als neue Mail bearbeiten“ auswählen. Nun können Sie den Text und Empfänger bearbeiten und versenden. 

Die originale Mail bleibt in dem von Ihnen angelegte Ordner vorhanden.

Hinweis : Mails, die im Ordner Entwürfe gespeichert werden, werden nach dem Verschicken gelöscht. Dieser Ordner ist also nicht als Vorlage-Ordner geeignet.

Für bestimmte Zwecke ist es möglich, E-Mails mit einer anderen E-Mail-Adresse zu versenden.

Um aus dem Zimbra Webclient heraus von einer anderen Adresse versenden zu können, müssen sie sich erst von der gewünschten Adresse das Delegationsrecht "Darf Senden als" geben lassen.

Gehen Sie dazu mit der gewünschten E-Mail Adresse in die "Klassische" Ansicht vom Webclient auf Einstellungen -> Accounts -> Deligierte (siehe Screenshot)

Klicken Sie hier auf "Deligierten hinzufügen" und geben Sie dann die E-Mail Adresse an, welche die Rechte erhalten soll.

Sie könne hier auch einstellen, ob die E-Mails als "Senden im Namen von" oder "Senden als" gesendet werden können. Bei "Senden im Namen von" steht hinter der E-Mail Adresse des Accounts immer noch die E-Mail des Absenders z.B. "uco@desy.de im Namen von "Testperson" test.person@desy.de".

Bitte führen Sie die unten genannten Schritte aus, sofern Sie den Zimbra Webclient konfigurieren wollen und über mehr als eine E-Mailadresse verfügen.

Bitte beachten Sie für den Fall dass Sie über ein X.509-Zertifikat zum Signieren von E-Mails verfügen, dass Sie dieses nur für die vorgesehene Adresse verwenden. Mit der falschen Adresse wird eine signierte E-Mail als invalide vom Empfänger gesehen.

• Nach wahl, kann nun die "Modern" Version von Zimbra verwendet werden. 
• Zuerst das Zimbra Web-Interface
• unter dem Reiter "Einstellungen" öffnen,
• dann die Rubrik "Accounts" auswählen und dann "Add Persona" auswählen
• Einen passenden Namen wählen, an dem Sie erkennen, welche Adresse gemeint ist
• die gewünschte E-Mail-Adresse aus der Drop-Down-Box auswählen
• Überprüfen, ob alles Ihren Wünschen entspricht
• Den "Save" Knopf oben links drücken

• Sobald Sie eine neue Mail erstellen, können Sie mit einer Drop-Down-Box auswählen, mit welcher Adresse Sie senden möchten
• Nach Auswahl der Adresse können Sie die Mail schreiben

Wenn HTML-Mails mit eingebetteten Bildern als Signatur z.B. verschickt werden, zeigt Zimbra im Webclient in der Mailübersicht mittels Büroklammer-Icon an, dass die Mail einen Anhang hat. Liest man die Mail als HTML wird das Bild korrekt eingebettet dargestellt. Liest man die Mail als Plain Text, wird das Bild als angehängte Datei dargestellt.

Sie können die Anzeigeeinstellung die "Klassische" Ansichtändern, über "Einstellungen" -> "Mail".

Aktivieren Sie über "Einstellungen" -> "Mail" -> "Mails empfangen" die Option

Bitte beachten Sie, dass diese Option momentan nur im AJAX-Client vorhanden ist und JavaScript dafür aktiviert sein muss.

Während Outlook Benutzer die Möglichkeit haben, Feiertage als DSM Paket herunterzuladen, müssen andere Benutzer Feiertage und Ferien manuell einstellen.

Dazu ist es notwendig, die Feiertage und Ferien als sogenannte ICS Pakete aus dem Internet herunterzuladen.

Pakete mit Feiertagen und Ferien für die jeweiligen Bundesländer im richtigen Format finden Sie zum Beispiel auf: 

https://www.ferienwiki.de/exports/de

https://www.schulferien.org/deutschland/ical/

http://feed.kleiner-kalender.de/ical/

https://www.feiertage-deutschland.de/kalender-download/

Nachdem Sie Ihre Pakete heruntergeladen haben, melden Sie sich auf ihrem Zimbra-Account unter "mail.desy.de" an und gehen unter „Einstellungen“  > „Importieren/Exportieren“ >„Importieren“ > „Datei“ auf „Durchsuchen“ und wählen Ihr zuvor heruntergeladenes Paket aus.

Falls Sie die Möglichkeit haben möchten, Feiertage/Ferien auszublenden, wählen Sie unter,,Ziel" einen für Feiertage/Ferien vorgesehenen Kalender aus, den Sie hierfür vorher erstellt haben.

Alternativ können Sie einen neuen Kalender erstellen, indem Sie auf den Button „Neu“ drücken.

Drücken Sie nun auf „Importieren“. Die Feiertage/Ferien wurden nun zu dem von Ihnen ausgewählten Kalender hinzugefügt.

Sofern Sie eine sog. Ressource (z.B. Kalender für Räumlichkeiten) verwalten und sich daher an https://mail.desy.de mit dieser Ressource anmelden müssen, beachten Sie bitte Folgendes:

• Eine Anmeldung ist nur aus dem DESY-Intranet möglich
• Verwenden Sie als Accountname für die Anmeldung nur den Teil vor dem @ Zeichen.
  Beispiel: Die Adresse der Ressource lautet abcdef@res.desy.de - Dann nutzen Sie als Accountname bitte abcdef
• Die Eingabe eines zweiten Faktors ist für Ressourcen nicht erforderlich.
   

In Zimbra ist es möglich Gruppenkalender und -ordner zu verwenden.

Um diese zu administrieren und zu verwalten wird ein funktionaler Account angelegt. Der Account besitzt ebenfalls eine eigene Mailbox und ist dem Mailmaster-Team zugeordnet. 

Der Account-Name folgt dem Schema "zsfnsXXX" und ist unter https://registry.desy.de/registry/ von den zuständigen Namespace Administratoren anzulegen und zu verwalten. Die Mailboxadresse folgt dem Schema NAMESPACENAME_shared@desy.de

Anlegen, Freigaben und alle anderen Modifikationen der Shares muessen ueber das Zimbra Webinterface https://mail.desy.de vorgenommen werden.

Loggen Sie sich mit dem zsfnsXXX Account und Passwort im Zimbra Webclient ein. Dort können Sie dann alle Ordner, Kalender und Kontakte vorfinden, die dem Account gehören. Sie können das Passwort auf einen Ihnen genehmen Wert (zurück-)setzen.

HINWEIS: Sie können die Rechte eine solche shared-Mailbox (zsfnsXXX) zu administrieren, auch an die Gruppe der aktuellen Namespaceadministratoren vergeben: zimbra.nsadm.NAMESPACENAME@zac.desy.de

Sie können nun einzelne User mit verschiedenen Rechten ausstatten. Wählen Sie dazu einfach die entsprechende E-Mail Adresse aus und vergeben Sie die gewünschten Rechte.

Um Gruppen für die Freigabe zu berechtigen ist für diesen Zweck in der Registry bereits eine E-Mail Adresse hinterlegt (siehe *->), die Sie mit den gewünschten Rechten ausstatten können. 

*-> zimbra.gr.GRUPPENNAME@zac.desy.de (<Gruppenname> ist hier der ALIAS der Gruppe aus der Registry)

Hinweis: Die Gruppen werden nicht automatisch in Zimbra sichtbar gestellt, können aber trotzdem über ihre jeweils spezifische Adresse verwendet werden.

Um einen Kalender im Web darstellen zu lassen, muss der Kalender an die E-Mail Adresse zope01.account@desy.de freigegeben werden. Bitte wenden Sie sich im Anschluss an das Weboffice.

web-office@desy.de

 Tel.: -1661-