Zimbra

Über die folgende Adresse ist der Zimbra  Webclient erreichbar:

https://mail.desy.de/

Wir empfehlen, bei der Anmeldung "Version: Erweitert (Ajax)" zu verwenden. Das sollte die Voreinstellung sein.

 

Namespace & Gruppenadministratoren

 

Hier finden Namespace & Gruppenadministratoren eine Übersicht erweiterter Konfigurationen und Informationen zu verschiedenen Mail-Programmen.

Namespace & Gruppenadministratoren

In Zimbra ist es möglich Gruppenkalender und -ordner zu verwenden.

Um diese zu administrieren und zu verwalten wird ein funktionaler Account angelegt. Der Account besitzt ebenfalls eine eigene Mailbox und ist dem Mailmaster-Team zugeordnet. 

Der Account-Name folgt dem Schema "zsfnsXXX" und ist unter https://registry.desy.de/registry/ von den zuständigen Namespace Administratoren anzulegen und zu verwalten. Die Mailboxadresse folgt dem Schema NAMESPACENAME_shared@desy.de

Anlegen, Freigaben und alle anderen Modifikationen der Shares muessen ueber das Zimbra Webinterface https://mail.desy.de vorgenommen werden.

Loggen Sie sich mit dem zsfnsXXX Account und Passwort im Zimbra Webclient ein. Dort können Sie dann alle Ordner, Kalender und Kontakte vorfinden, die dem Account gehören. Sie können das Passwort auf einen Ihnen genehmen Wert (zurück-)setzen.

HINWEIS: Sie können die Rechte eine solche shared-Mailbox (zsfnsXXX) zu administrieren, auch an die Gruppe der aktuellen Namespaceadministratoren vergeben: zimbra.nsadm.NAMESPACENAME@zac.desy.de

Einzelnen Usern Zugriffe/Rechte erteilen

Sie können nun einzelne User mit verschiedenen Rechten ausstatten. Wählen Sie dazu einfach die entsprechende E-Mail Adresse aus und vergeben Sie die gewünschten Rechte.

Gruppen Zugriffe/Rechte erteilen

Um Gruppen für die Freigabe zu berechtigen ist für diesen Zweck in der Registry bereits eine E-Mail Adresse hinterlegt (siehe *->), die Sie mit den gewünschten Rechten ausstatten können. 

*-> zimbra.gr.GRUPPENNAME@zac.desy.de (<Gruppenname> ist hier der ALIAS der Gruppe aus der Registry)

Hinweis: Die Gruppen werden nicht automatisch in Zimbra sichtbar gestellt, können aber trotzdem über ihre jeweils spezifische Adresse verwendet werden.

Kalender auf Webseiten anzeigen

Um einen Kalender im Web darstellen zu lassen, muss der Kalender an die E-Mail Adresse zope01.account@desy.de freigegeben werden. Bitte wenden Sie sich im Anschluss an das Weboffice.

web-office@desy.de

 Tel.: -1661- 

Allgemein

Suchen von E-Mails

Man kann im Zimbra-Web-Interface nach E-Mails in allen Verzeichnissen suchen. Dazu benutzt man die Option "is:anywhere" (siehe Abb. 1).

Um die Verzeichnisse anzuzeigen in denen sich die einzelnen Mails befinden muss man das entsprechende Feld in der Leiste aktivieren (siehe Abb. 2).

Man kann auch die Sicht aendern auf "Anzeigen -> Nach Mail" um die E-Mails einzeln darzustellen, was moeglicherweise das Durchsuchen der Suchergebnisse vereinfachen koennte (siehe Abb. 3).

Ein Beispiel der Suchergebnisse mit eingeblendeten Verzeichnissen kann man in Abb. 4 sehen.

 

Bei der Suche muss man beachten dass das Wildcard Symbol * nur am Ende der Zeichenkette benutzt werden kann. Siehe folgenden Beispiele:

 

Suchstring: is:anywhere subject:"DESY Quarantine"   -> OK

Suchstring: is:anywhere subject:"DESY Quar*"   -> OK

 

Suchstring: is:anywhere subject:"DESY *antine"   -> NICHT OK

Suchstring: is:anywhere subject:"D* Quarantine"   -> NICHT OK

 

Falls notwendig kann man auch andere Optionen in die Suche einbinden um die Suchergebnisse weiter einzugrenzen (siehe PDF Dokument ZimbraSearchKeywordsCheatSheet.pdf).

Abbildung 1

Abbildung 2

Abbildung 3

Abbildung 4

application/pdf ZimbraSearchKeywordsCheatSheet.pdf (56KB)
ZimbraSearchKeywordsCheatSheet.pdf
Schriftgröße beim Drucken von E-Mails ändern

Gehen Sie im Webclient auf Einstellungen -> Allgemein. Hier können Sie im Unterpunkt "Aussehen" die Schriftgröße beim Drucken anpassen und verkleinern.

E-Mails als Vorlagen/Templates abspeichern

Erstellen Sie einen Neuen Ordner bspw. mit dem Namen Templates. Schicken Sie eine Mail mit Textvorlage an sich selbst und verschieben diese in den Ordner Templates. Benutzen Sie diese Vorlage, indem Sie die Mail anklicken mit rechter Maustaste und dann den Punkt „als neue Mail bearbeiten“ auswählen. Nun können Sie den Text und Empfänger bearbeiten und versenden. 

Die originale Mail bleibt in dem von Ihnen angelegte Ordner vorhanden.

Hinweis : Mails, die im Ordner Entwürfe gespeichert werden, werden nach dem Verschicken gelöscht. Dieser Ordner ist also nicht als Vorlage-Ordner geeignet.

Erstellen einer Abwesenheitsnotiz

Gehen Sie dazu auf "Einstellungen" -> "Nicht im Büro".

Dort können Sie unter anderem die Nachricht verfassen, den Anzeigezeitraum bestimmen und eine seperate Nachricht für externe Personen einstellen.

 

Signaturen werden manchmal als Anhang dargestellt

Wenn HTML-Mails mit eingebetteten Bildern als Signatur z.B. verschickt werden, zeigt Zimbra im Webclient in der Mailübersicht mittels Büroklammer-Icon an, dass die Mail einen Anhang hat. Liest man die Mail als HTML wird das Bild korrekt eingebettet dargestellt. Liest man die Mail als Plain Text, wird das Bild als angehängte Datei dargestellt.

Sie können die Anzeigeeinstellung über "Einstellungen" -> "Mail" ändern.

Signaturen werden manchmal als Anhang dargestellt

Für bestimmte Zwecke ist es möglich, E-Mails mit einer anderen E-Mail-Adresse zu versenden.

Um aus dem Zimbra Webclient heraus von einer anderen Adresse versenden zu können, müssen sie sich erst von der gewünschten Adresse das Delegationsrecht "Darf Senden als" geben lassen.

Gehen Sie dazu mit der gewünschten E-Mail Adresse im Webclient auf Einstellungen -> Accounts -> Deligierte (siehe Screenshot)

Bitte führen Sie die unten genannten Schritte aus, sofern Sie den Zimbra Webclient konfigurieren wollen und über mehr als eine E-Mailadresse verfügen.

Bitte beachten Sie für den Fall dass Sie über ein X.509-Zertifikat zum Signieren von E-Mails verfügen, dass Sie dieses nur für die vorgesehene Adresse verwenden. Mit der falschen Adresse wird eine signierte E-Mail als invalide vom Empfänger gesehen.

  • Zuerst das Zimbra Web-Interface
  • unter dem Reiter "Einstellungen" öffnen,
  • dann die Rubrik "Accounts" auswählen
  • und dann "Add Persona" auswählen
  • Einen passenden Namen wählen, an dem Sie erkennen, welche Adresse gemeint ist
  • die gewünschte E-Mail-Adresse aus der Drop-Down-Box auswählen
  • Überprüfen, ob alles Ihren Wünschen entspricht
  • Den "Save" Knopf oben links drücken
  • Sobald Sie eine neue Mail erstellen, können Sie mit einer Drop-Down-Box auswählen, mit welcher Adresse Sie senden möchten
  • Nach Auswahl der Adresse können Sie die Mail schreiben
Hinzufügen von Feiertagen/Ferien zum Zimbra Kalender

Während Outlook Benutzer die Möglichkeit haben, Feiertage als DSM Paket herunterzuladen, müssen andere Benutzer Feiertage und Ferien manuell einstellen.

Dazu ist es notwendig, die Feiertage und Ferien als sogenannte ICS Pakete aus dem Internet herunterzuladen.

Pakete mit Feiertagen und Ferien für die jeweiligen Bundesländer im richtigen Format finden Sie zum Beispiel auf: 

https://www.ferienwiki.de/exports/de

https://www.schulferien.org/deutschland/ical/

http://feed.kleiner-kalender.de/ical/

https://www.feiertage-deutschland.de/kalender-download/

Nachdem Sie Ihre Pakete heruntergeladen haben, melden Sie sich auf ihrem Zimbra-Account unter "mail.desy.de" an und gehen unter „Einstellungen“  > „Importieren/Exportieren“ >„Importieren“ > „Datei“ auf „Durchsuchen“ und wählen Ihr zuvor heruntergeladenes Paket aus.


Falls Sie die Möglichkeit haben möchten, Feiertage/Ferien auszublenden, wählen Sie unter,,Ziel" einen für Feiertage/Ferien vorgesehenen Kalender aus, den Sie hierfür vorher erstellt haben.

Alternativ können Sie einen neuen Kalender erstellen, indem Sie auf den Button „Neu“ drücken.

Drücken Sie nun auf „Importieren“. Die Feiertage/Ferien wurden nun zu dem von Ihnen ausgewählten Kalender hinzugefügt.