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Mobile Geräte
Auf einem Smartphone oder Tablet haben Sie die Möglichkeit, entweder die Weboberfläche des Maildienstes (https://mail.desy.de) zu verwenden oder eine Ihrer Arbeitsweise entsprechende App zu installieren.
Im Gegensatz zur Nutzung von Apps bedarf die Nutzung der Weboberfläche keiner ggf. aufwändigen Einrichtung.
Nutzung der Zimbra Web-App
Wenn Sie die Einrichtung von Mail oder Kalender Apps auf Ihrem mobilen Gerät vermeiden möchten, bietet sich die Verwendung der Web-App des E-Mail-Dienstes an. Hierzu öffnen Sie einen Internet-Browser und öffnen die Webseite https://mail.desy.de. Hier melden Sie sich mit Ihrem DESY-Account an. Anschließend haben Sie Zugriff auf Ihre Mail-Ordner, Kalender und Kontakte.
Wir empfehlen, die Web-App zunächst einmal auszuprobieren und den Einsatz von anderen Apps zu erwägen, wenn Ihnen die Möglichkeiten der Web-App für Ihre persönlichen Anforderungen nicht ausreichend erscheinen.
Nutzung von Apps
Eine Empfehlung für bestimmte installierbare Apps auf mobilen Endgeräten gibt es seitens DESY-IT nicht. Bitte beachten Sie vor der Nutzung bzw. Installation von Apps folgende allgemeine Hinweise.
Aus Sicherheitsgründen dürfen Account-Informationen nicht auf externen Servern gespeichert werden. Daher empfehlen wir vor der Nutzung einer App zu prüfen, ob Daten im Zuge deren Nutzung extern abgelegt werden. Vom Einsatz von Outlook auf mobilen Geräten muss daher grundsätzlich abgeraten werden, da Account-Informationen bei Nutzung dieser App auf Microsoft-Servern gespeichert werden.
Apps stellen Ihnen nach deren Einrichtung eine Kopie Ihrer Daten lokal auf einem Gerät zur Verfügung, so ist auch mit Apps ein Zugriff auf Ihre Daten möglich, wenn das Gerät offline ist.
Exchange ActiveSync sollte als Synchronisierungs-Methode primär eingesetzt werden. Denn diese umfasst automatisch die Synchronisation von persönlichen Mails, Kalendern und Kontakten. Geteilte Kalender, Postfächer und Ordner können über diesen Weg jedoch nicht synchronisiert werden. Die Sychronisierung über Exchange Active Sync erfordert dieselbe Freischaltung fürs Mailkonto wie die Nutzung von Outlook - gegebenenfalls muss diese erst von einem Namespaceadmin oder dem UCO gesetzt werden.
Wenn eine Synchronisation via ActiveSync nicht möglich oder gewünscht ist, sollten E-Mails mit einem IMAP Konto, Kalender mit einem CalDAV-Konto und Kontakte mit einem CardDAV-Konto jeweils separat auf Ihr Gerät übertragen werden. Die Nutzung von CalDAV ist zusätzlich zu ActiveSync erforderlich, wenn Sie geteilte Kalender (z.B. Gruppenkalender oder ähnliches) zusätzlich zu Ihrem persönlichen Kalender synchronisieren möchten.
Die Übertragung der Daten vom / zum E-Mail-Dienst muss verschlüsselt erfolgen. Hierfür sind entsprechende Sicherheitszertifikate auf dem Gerät erforderlich. Da nicht alle mobilen Geräte durch den Hersteller oder Netzanbieter mit dem dafür erforderlichen Sicherheitszertifikat ausgestattet werden, ist vor der Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos die Installation der aktuellen Sicherheitszertifikate gegegebenenfalls notwendig. Diese finden Sie auf der folgenden Webseite: DESY-Certification-Authority
Support
Bitte beachten Sie, dass im Falle von Problemen nur Geräte unterstützt werden können, die noch aktuelle Betriebssystem-Updates erhalten. Geräte, die keine Updates mehr erhalten, können aus technischen und Sicherheits-Gründen nicht unterstützt werden.
Aufgrund der vielfältigen Apps in Verbindung mit diversen unterschiedlichen Geräte-Modellen kann DESY-IT im Falle von Problemen bei der Nutzung von Apps ebenfalls unter Umständen nur eingeschränkt Unterstützung leisten. Wir bitten hierfür um Verständnis.
Sollten Sie Support benötigen, wenden Sie sich bitte an den zentralen IT-Helpdesk (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy.de).
Erstellung eines Anwendungscodes
Für die Synchronisierung der Mails auf mobilen Geräten muss ein Anwendungscode anstelle des Passwortes eingegeben werden. Hierzu muss in Zimbra die zweistufige Authentifizierung aktiviert sein.
Die Anleitung hierzu finden Sie unter:
https://it.desy.de/dienste/mfa/e_mail_programme/index_ger.html
Anleitungen für iOS Geräte
Synchronisieren Sie Ihre persönliche Mailbox inkl. Kalender (Exchange ActiveSync)
Diese Anleitung wurde mithilfe von iOS 16.1 erstellt.
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Um während der Übertragung der Daten nach Einrichtung Ihres ActiveSync Kontos nicht ggf. unnötig Kosten zu verursachen, ist es ratsam, das Gerät insbesondere während der Erstsynchronisation zu einem WLAN Netzwerk verbunden zu haben. Hinweis: Mit ActiveSync als Synchronisierungs-Methode werden Kalender, Ordner und Postfächer, die mit Ihnen geteilt wurden (z.B. Gruppenkalender oder ähnliches), NICHT synchronisiert. Sollten Sie dies wünschen, ist eine Synchronisierung über die Synchronisierungs-Methoden CalDAV und IMAP erforderlich. Die Konfiguration eines CalDAV Accounts ist weiter unten auf dieser Webseite beschrieben. |
Schritt 1 - Account hinzufügen
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Ihres iOS Gerätes und wählen dort die Kategorie "Mail" 
Abbildung 1
Abbildung 2
Schritt 2 - Account einrichten
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Abbildung 3
Abbildung 4
Abbildung 5
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Abbildung 6
Abbildung 7
Schritt 3 - Account synchronisieren
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Sobald das Exchange ActiveSync Konto fertig eingerichtet ist, beginnt Ihr Gerät mit der Übertragung der Daten vom Dienst auf Ihr mobiles Gerät. Dieser Vorgang kann eine Weile dauern, je nach Menge der Daten, die übertragen werden müssen. Um nicht ggf. unnötig Kosten zu verursachen, ist es ratsam, das Gerät während dieses Vorgangs zu einem WLAN Netzwerk verbunden zu haben. Bereits während des Synchronisierungs-Vorgangs können Sie die Calendar und die Mail App Ihres iOS Gerätes öffnen, um die ersten synchronisierten Daten einzusehen. Hinweis zum Begriff "Microsoft Exchange ActiveSync"Der Begriff "Exchange ActiveSync" hat in diesem Fall nichts mit dem Microsoft Exchange Server zu tun, wie dies die Bezeichnung irreführend vermuten lässt. Es handelt sich hier stattdessen um eine bestimmte Art, Daten zu übertragen (sog. Datenübertragungsprotokoll). Diese Art der Datenübertragung wurde zwar von Microsoft entwickelt, kann aber nicht nur in Verbindung mit einem Microsoft Exchange Server zum Einsatz kommen. |
Synchronisieren Sie nur Ihre E-Mails (IMAP)
Diese Anleitung wurde mithilfe von iOS 16.1 erstellt.
| Um während der Übertragung der Daten nach Einrichtung Ihres IMAP Kontos nicht ggf. unnötig Kosten zu verursachen, ist es ratsam, das Gerät insbesondere vor der Erstsynchronisation zu einem WLAN Netzwerk zu verbinden. |
Schritt 1 - Account hinzufügen
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Abbildung 1
Abbildung 2
Abbildung 3
Schritt 2 - Account einrichten
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Abbildung 4
Abbildung 5
Abbildung 6
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Schritt 3 - Account synchronisieren
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Sobald das IMAP Konto fertig eingerichtet ist, beginnt Ihr Gerät mit der Übertragung der Daten vom Dienst auf Ihr mobiles Gerät. Dieser Vorgang kann eine Weile dauern, je nach Menge der Daten, die übertragen werden müssen. Um nicht ggf. unnötig Kosten zu verursachen, ist es ratsam, das Gerät während dieses Vorgangs zu einem WLAN Netzwerk verbunden zu haben. Bereits während des Synchronisierungs-Vorgangs können Sie die Mail App Ihres iOS Gerätes öffnen, um die ersten synchronisierten Nachrichten einzusehen. |
Synchronisieren Sie geteilte Gruppen-Kalender (CalDAV)
Diese Anleitung wurde mithilfe von iOS 16.2 erstellt.
Um während der Übertragung der Daten nach Einrichtung Ihres CalDAV Kontos nicht ggf. unnötig Kosten zu verursachen, ist es ratsam, das Gerät insbesondere vor der Erstsynchronisation zu einem WLAN Netzwerk zu verbinden.
Schritt 1 - Account hinzufügen
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Abbildung 1
Abbildung 2
Abbildung 3
Schritt 2 - Account einrichten
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Geben Sie im nächsten Dialog folgende Adresse im Text-Feld "Server" ein
wobei Sie "Gruppenkürzel" bitte durch das Kürzel Ihrer eigenen DESY-Gruppe ersetzen!:
https://mail.desy.de/dav/Gruppenkürzel_shared@desy.de/Calendar
In Abbildung 4 ist als Beispiel der Pfad des Gruppen-Shares der DESY-Gruppe IT dargestellt, für Mitglieder der DESY-Gruppe IT lautet der Pfad daher: https://mail.desy.de/dav/it_shared@desy.de/Calendar
Sollten Sie unsicher sein wie der Share Ihrer DESY-Gruppe heißt, fragen Sie bitte bei der für Sie zuständigen Gruppenadministration nach. Eine Liste der zuständigen Personen finden Sie bei Bedarf auf der folgenden Webseite: https://it.desy.de/dienste/uco/windows_gruppenadmins
- Geben Sie anschließend Ihren DESY-Accountnamen im Feld "Benutzername" ein sowie einen Anwendungscode. Geben Sie im Feld "Beschreibung" außerdem eine sprechende Bezeichnung für das CalDAV Konto ein.
- Im nächsten Dialog können Sie festlegen, welche Elemente Sie synchronisieren möchten. Kalender sollte hier in jedem Fall aktiviert sein. Siehe Abbildung 5.
Abbildung 4
Abbildung 5
Schritt 3 - Kalender synchronisieren
Sobald das CalDAV Konto fertig eingerichtet ist, sollten alle geteilten Gruppen-Kalender auf die Sie Zugriff haben, in Ihrer Kalender App zur Auswahl erscheinen. In der Apple Kalender App klicken Sie dazu im unteren Bereich der App auf den Punkt "Kalender". Hierüber haben Sie die Möglichkeit, die Synchronisierung einzelner Kalender zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Bitte beachten Sie, dass der Synchronisierungs-Vorgang eine Weile dauern kann, je nach Menge der Daten, die übertragen werden müssen. Um nicht ggf. unnötig Kosten zu verursachen, ist es ratsam, das Gerät während dieses Vorgangs zu einem WLAN Netzwerk verbunden zu haben.
Anleitungen für Android Geräte
Möglichkeiten Android-Geräte mit Zimbra zu synchronisieren
Sie können Ihr Android-Smartphone über zwei verschiedene Wege mit dem Zimbra-Server synchronisieren, zum einen über ein Exchange Active-Sync-Konto oder alternativ über ein IMAP-Konto. Grundsätzlich können Sie über beide Wege E-Mails lesen und empfangen, jedoch können Sie mit IMAP nicht auf Ihren Kalender zugreifen. Aufgrund der schnelleren Erstsynchronisation und möglicher Kostenersparnis empfehlen wir das WLAN einzuschalten. Diese Dokumentation ist mit einem Fairphone 3 mit Android 10 entstanden. Bitte beachten Sie, dass es Abweichungen zu anderen Herstellern und anderer Software geben kann.
Hinweis: Mit ActiveSync als Synchronisierungs-Methode werden Kalender, Ordner und Postfächer, die mit Ihnen geteilt wurden (z.B. Gruppenkalender oder ähnliches), NICHT synchronisiert. Sollten Sie dies wünschen, ist eine Synchronisierung über die Synchronisierungs-Methoden CalDAV und IMAP erforderlich.
Auswahl einer E-Mail App
Bei der Auswahl der App um E-Mails zu lesen und zu schreiben, können wir keine dedizierte Empfehlung aussprechen. Der Grund dafür ist, dass sich die Apps mit jedem zukünftigen Update verändern können und nicht auf jedem Gerät jede App verfügbar ist. Nach aktuellem Stand (Juli 2021) kann die Gmail App (Aktuell Version 2021.06.13.x) auch unter Datenschutz-Aspekten als E-Mail-Programm verwendert werden. Bei der Frage, ob eine App geeignet ist, ist ein wichtiges Kriterium, dass das Passwort und alle weiteren Daten (E-Mails, Kontakte, Kalender) nur lokal bleiben und nicht an Dritte gesendet werden (z.B. Keine Übertragung in Cloud Dienste). Bei der Microsoft Outlook App ist dieses Kriterium nicht gegeben, weil Daten in die Microsoft Cloud gesendet werden, um sie dort zu speichern. Von der Nutzung wird daher dringend abgeraten.
Synchronisation über ein Exchange Active-Sync-Konto
1. Einstellungen öffnen und "Konten" selektieren
Öffnen Sie bitte die App Einstellungen Ihres Geräts. Diese können Sie auf Ihrem Startbildschirm oder über die App Suche finden. In der App finden Sie den Punkt "Konten verwalten". Eventuell müssen Sie etwas herunter scrollen damit Sie den Punkt finden. Öffnen Sie den Punkt "Konten" in der App.
2. Daten automatisch syronisieren abschalten, Konto hinzufügen
Wir empfehlen Ihnen die automatische Synchronisierung abzuschalten, da Sie so Akku und Datenverbrauch einsparen können. Sie können diese Einstellung jederzeit auch nach der Einrichtung des E-Mail-Kontos noch anpassen. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche "Konto hinzufügen" um fortzufahren.
3. Exchange Server auswählen
Selektieren Sie den "Exchange Server" um mit der Konfiguration eines Exchange Servers fortzufahren.
4. E-Mail-Adresse eingeben, manuell einrichten auswählen
Bitte geben Sie in dem Feld Ihre DESY E-Mail-Adresse ein. Standardmäßig sollte sie dem Schema vorname.nachname@desy.de folgen. Anschließend wählen Sie bitte den Button "Manuell einrichten" aus.
5. Anwendungscode eingeben
Bitte geben Sie einen Anwendungscode ein. Um Ihre Eingabe zu überprüfen, können Sie die Eingabe mit einem Tipp auf das Augen Symbol sichtbar machen. Scrollen Sie etwas auf der Seite nach unten um den Mailserver einzutragen.
6. Mailserver eingeben
Standardmäßig ist der Mailserver nicht korrekt eingetragen. Bitte geben Sie als Mailserver "mail.desy.de" ein. Nun haben Sie die Konfiguration erfolgreich abgeschlossen. Bitte wählen Sie den "Weiter" Button aus.
7. Konfiguration abgeschlossen
Nun sollten Sie die Konfiguration abgeschlossen haben. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, prüfen Sie bitte Ihre Internetverbindung und die einzelnen Schritte sorgfältig. Beachten Sie bitte auch die FAQ zu "
Fehler bei dem Einrichten von Exchange Active Sync".
Bei weiteren Fragen steht Ihnen das UCO (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy.de) zur Verfügung.
IMAP Konto hinzufügen
1. Einstellungen öffnen und "Konten" selektieren
Öffnen Sie bitte die App Einstellungen Ihres Geräts. Diese können Sie auf Ihrem Startbildschirm oder über die App Suche finden. In der App finden Sie den Punkt "Konten verwalten". Eventuell müssen Sie etwas herunter scrollen damit Sie den Punkt finden. Öffnen Sie den Punkt "Konten" in der App.
2. Daten automatisch syronisierten abschalten, Konto hinzufügen
Wir empfehlen Ihnen die automatische Synchronisierung abzuschalten, da Sie so Akku und Datenverbrauch einsparen können. Sie können diese Einstellung jeder Zeit auch nach der Einrichtung des E-Mail Accounts auch noch anpassen. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche "Konto hinzufügen" um fortzufahren.
3. IMAP auswählen
4. E-Mail-Adresse eingeben
Bitte geben Sie in dem Feld Ihre DESY E-Mail-Adresse ein. Standardmäßig sollte sie dem Schema vorname.nachname@desy.de folgen. Anschließend wählen Sie bitte den Button "Weiter" aus.
5. Anwendungscode eingeben
Bitte geben Sie einen Anwendungscode ein. Um ihre Eingabe zu überprüfen, können Sie die Eingabe mit einem Tipp auf das Augen Symbol sichtbar machen. Anschließend bestätigen Sie die Eingabe mit den Button "Weiter".
6. E-Mail Eingangsserver eingeben
Standardmäßig ist der Mailserver nicht korrekt eingetragen. Bitte geben Sie als Mailserver "mail.desy.de" ein.
Falls Sie danach gefragt werden, geben Sie als Sicherheitstyp "SSL/TLS (immer)"an, als Authentifizierungstyp "Plain" angeben und als Port wählen Sie "993". Der IMAP-Namensraum muss nicht angegeben werden IMAP-Verzeichnispräfix bleibt leer.
Anschließend wählen Sie den "Weiter" Button aus.
7. E-Mail Ausgangsserver eingeben
Standardmäßig ist der Mailserver nicht korrekt eingetragen. Bitte geben Sie als Mailserver "mail.desy.de" ein. Anschließend wählen Sie den "Weiter" Button aus. Falls Sie nach einem Sicherheitstyp gefragt werden, geben Sie bitte" SSL/TLS und beim Port "465". Ob Sie danach gefragt werden hängt vom Gerät ab.
8. Kontooptionen
Die Kontooptionen können Sie je nach Ihrer Präferenz einstellen. Sie können mit den ursprünglich ausgewählten Werten mit dem Button "Weiter" fortfahren.
9. Konfiguration abschließen
Als letzten Schritt geben Sie bitte noch Ihren Namen in dem Feld an. Anschließend bestätigen Sie den Dialog mit dem Button "Weiter".
Nun sollten Sie die Konfiguration abgeschlossen haben. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, prüfen Sie bitte Ihre Internetverbindung und die einzelnen Schritte sorgfältig. Bei weiteren Fragen steht Ihnen das UCO (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy.de) zur Verfügung.
Nutzung des mobilen Zimbra Webclients
Sie können sich mit dem Browser Ihres Smartphones auf https://mail.desy.de einloggen und den mobilen Zimbra Webclient benutzen. Es ist jedoch zu beachten, dass der Webclient bereits als veraltet gilt und aktuell nicht mehr weiter entwickelt wird. Daher kann es sein, dass Sie ihn nur eingeschränkt nutzen können.
FAQ
Ich werde aufgefordert, mein Telefon zu verschlüsseln. Was soll ich tun?
Diese Aufforderung erhalten gelegentlich Android-Smartphone-Nutzer sofern das ActiveSync-Protokoll ausgewählt wird. Zimbra fordert keine Verschlüsselung, verbietet diese aber nicht, was von älteren Android-Versionen jedoch dahingehend fehlinterpretiert wird, dass eine Verschlüsselung gefordert wird.
Falls Sie in diesem Fall keine Verschlüsselung wünschen, so verwenden Sie bitte nicht ActiveSync, sondern zum Lesen von E-Mails das IMAP-Protokoll und für den Zugriff auf Kalender- und Kontaktinformationen die Protokolle CalDAV und CardDAV.
=> Falls Sie die Verschlüsselung wünschen, so fertigen Sie bitte zuvor ein Backup Ihres Smartphones an und stellen Sie sicher, dass das Gerät während der Verschlüsselungsprozedur an die externe Stromversorgung angeschlossen ist. <=
privaten/geteilten/Ressourcen Kalender per CalDav erreichen
Bitte beachten Sie, dass Thunderbird Lightning nicht von uns unterstuetzt wird und wir leider keinen Support fuer Probleme mit Kalendern in Verbindung mit Lightning leisten koennen!
Der private Kalender kann über folgendes Schema per CalDAV erreicht werden:
https://mail.desy.de/dav/vorname.nachname@desy.de/Calendar
Wenn es sich um einen geteilten Kalender handeln sollte lautet der Pfad:
https://mail.desy.de/dav/NAMESPACE_shared@desy.de/Calendar
Wenn es sich um eine Ressource handeln sollte lautet der Pfad:
https://mail.desy.de/dav/ressource@res.desy.de/Calendar
Problem mit Mobilem Gerät und E-Mail,Terminen, Kontakten,Erinnerungen
Der Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Termine und Erinnerungen mittels mobiler Geräte erfolgt von unterschiedlichen Betriebssystemen (Apple iOS, Google Android oder Windows Mobile) mit diversen Programmen unter Verwendung unterschiedlicher Protokolle.
Dies lässt genügend Raum für Softwarefehler. Diese können wir in unseren FAQs nicht fortlaufend aktualisieren. Deswegen hier ein Links zu Microsoft, der Probleme beim Zugriff via ActiveSync beschreibt:
Probleme beim Zugriff mittels ActiveSync und Geräten anderer Hersteller
Fehlende Anhänge auf dem iPhone/iPad
Manchmal sehen Sie, dass ein Anhang mit einer E-Mail versendet wurde, die komplette E-Mail aber noch nicht geladen ist. Dann können Sie "E-Mail vollständig laden" anklicken. Danach ist der Anhang spurlos verschwunden.
Ebenso gelegentlich müsste ein Anhang einer E-Mail beigefügt sein, z.B. weil der Text der E-Mail dies nahelegt, und doch sehen Sie keinen Anhang.
In beiden Fällen benutzen Sie bitte die mobile Ansicht in Ihrem Web-Browser auf dem Mobilgerät und sehen sich damit den Anhang an oder überprüfen, ob tatsächlich ein Anhang vorhanden ist.
Dieses Problem tritt gelegentlich mit iOS-Geräten (iPhone/iPad) auf und ist ein Problem, das mindestens seit 2012 bekannt ist und seitens Apple bisher nicht gelöst wurde.
Fehler bei dem Einrichten von Exchange Active Sync
Wenn bei der Einrichtung von Exchange Active Sync eine der folgenden Fehlermeldungen auftritt, kann es sein, dass Ihr Account noch für die Nutzung von Exchange freigeschaltet werden muss (Mailbox Klasse: "outlook_sync").
Geben Sie hierzu bitte dem UCO (5005/uco@desy.de) oder Ihrer Namespace Administration Bescheid.
Fehlermeldungen:
iOS: Accountinformationen konnten nicht geprüft werden
Android: Es gab ein Problem. Versuchen Sie es noch mal oder kontaktieren Sie den IT-Admin.
