Outlook auf Windows

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist beschränkt auf den Einsatz auf DESY Windows Geräten. Für die Nutzung ist neben Microsoft Outlook selbst der so genannte Zimbra Connector for Outlook (kurz ZCO) erforderlich. Dieser muss wie Microsoft Office auch über den DSM (Softwareverteilung) installiert werden. Notwendig ist der Einsatz von Microsoft Outlook dann, wenn Sie zum Beispiel Ihre Kalender (und E-Mails) auch offline zugänglich machen müssen, um zum Beispiel von unterwegs auf Ihre Daten zugreifen zu können.

Manche Einstellungen oder Freigaben können zum Teil nicht  in Outlook selbst vorgenommen werden, sondern müssen über die Zimbra Weboberfläche (s.o.) erfolgen. Outlook kopiert Ihre Daten außerdem vom zentralen Dienst auf Ihr lokales Gerät (Erstellung eines lokalen Abbilds Ihrer auf dem zentralen Dienst vorhandenen Daten). Der erforderliche Kopiervorgang (Synchronisierung) erfordert einen entsprechenden Zeitaufwand insbesondere bei großen Inboxen und/oder vielen Terminen in Kalendern, zum einen bei der ersten Synchronisierung auf Ihr Gerät, als auch nach längeren Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub.

Insbesondere für Personen, die im Alltag mit der Verwaltung vieler Kalender konfrontiert sind, kann Outlook eine übersichtlichere Ansicht der Kalender bieten. Auch die Integration in Word bzw. Excel z.B. für Serienbriefe kann Outlook leisten.

Problemlösung

Sollten Sie Probleme bei der Nutzung von Outlook feststellen, werfen Sie bitte einen Blick auf folgende Webseite. Wir haben hier Maßnahmen für Sie zusammengestellt, die die häufigsten Probleme bei der Nutzung von Outlook lösen können:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/synchronisierungs_probleme_loesen/

Grundkonfigurationen

Grundkonfigurationen


Diese Webseite beschreibt, wie Sie Microsoft Outlook 2019 auf einem DESY Windows 10 Gerät mit Ihrem DESY Account einrichten. Nach der Einrichtung können Sie mit Microsoft Outlook E-Mails über Ihren Account versenden und empfangen, sowie Kalender einsehen und so Termine organisieren.

 

Hinweis: Diese Anleitung ist mit Microsoft Outlook 2019 unter Windows 10 entstanden.

Um Outlook in Verbindung mit dem bei DESY angebotenen E-Mail- und Kalender-Dienst (Zimbra) nutzen zu können, ist es notwendig, dass der sogenannte „Zimbra Connector für Outlook“ (ZCO) installiert ist. Ohne den Zimbra Connector for Outlook ist die Verbindung nicht möglich.

Der Zimbra Connector lässt sich via NetInstall/DSM installieren. Während der Installation werden automatisch alle notwendigen Konfigurationen vorgenommen und es wird ein entsprechendes Zimbra Profil für Outlook mit dem Namen "CreateZimbraProfile.exe" oder "Zimbra" angelegt.


Bitte beachten Sie, dass Sie beim ersten Start von Outlook aufgefordert werden, das Zimbra Profil auszuwählen, mit dem Sie Outlook starten möchten. Anschließend öffnet sich ein Konfigurationsfenster in dem als Servername „zco.desy.de:443“ eingetragen sein sollte. In diesem tragen Sie bitte einmalig Ihren Accountnamen und Ihr dazugehöriges Passwort ein.
 

Konfigurationseinstellungen für den Zimbra Server im Zimbra Connector


Abhängig von der Größe Ihrer Mailbox und dort eingebundener Elemente wie zum Beispiel Kalender kann die Erstsynchronisation mehrere Stunden dauern. Brechen Sie diese bitte nicht ab. Während der Synchronisation können Sie die Zimbra Weboberfläche (https://mail.desy.de) uneingeschränkt nutzen und darüber auf Ihre E-Mails und Kalender zugreifen.

Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, entfernen Sie bitte noch die Outlook-Regel „Kategorien der E-Mails löschen“ wiefolgt:

  1. Wählen Sie in Outlook den Reiter „Start“ und klicken auf den Menüpunkt „Regeln“ -> „Regel und Benachrichtigungen verwalten…“
  2. Löschen Sie hier bitte die zuvor erwähnte Regel „Kategorien der E-Mails löschen“.
     

Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, können Sie Outlook in Verbindung mit dem zentralen E-Mail- und Kalender-Dienst verwenden. Informationen zu weiterführenden Konfigurationen finden Sie bei Bedarf auf der Webseite erweiterten Konfigurationen.

Erweiterte Konfigurationen/Informationen

 

Versand mit einer anderen Mailadresse

Versand mit einer anderen Mailadresse

Für bestimmte Zwecke ist es möglich, E-Mails mit einer anderen E-Mail-Adresse zu versenden.

Um aus Outlook heraus von einer anderen Adresse versenden zu können, müssen sie sich erst von der gewünschten Adresse das Delegationsrecht "Darf Senden als" geben lassen.

Gehen Sie dazu mit der gewünschten E-Mail Adresse im Webclient auf Einstellungen -> Accounts -> Deligierte (siehe Screenshot)

Bitte führen Sie die unten genannten Schritte aus, sofern Sie Outlook konfigurieren wollen und über mehr als eine E-Mailadresse verfügen.

Bitte beachten Sie für den Fall dass Sie über ein X.509-Zertifikat zum Signieren von E-Mails verfügen, dass Sie dieses nur für die vorgesehene Adresse verwenden. Mit der falschen Adresse wird eine signierte E-Mail als invalide vom Empfänger gesehen.

  • Zuerst Outlook öffnen,
  • dann den Reiter "Zimbra" auswählen und
  • im Anschluss den Knopf für "Personas" drücken (hat ein grünes Kreuz)
  • In dem dann geöffnetem Dialog "Add..." auswählen.
  • Einen passenden Namen wählen, an dem Sie erkennen, welche Adresse gemeint ist
  • Dann in dem Kästchen "Persona Settings - neu_gewähler_Name" des Dialogfensters einen Namen für das "From:" Feld eingeben.
  • Aus der Drop-Down-Liste die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen und  "OK" drücken und anschliessend Outlook neu starten.
  • Wenn Sie nun eine neue E-Mail erstellen, können sie auf das "From"-Feld drücken und aussuchen, unter welcher Adresse die E-Mail versendet werden soll.
Zimbra Connector ohne Netinstall installieren

Zimbra Connector ohne NetInstall installieren

Hier können Sie den Zimbra-Connector downloaden: https://mail.desy.de/downloads/index.html.

Anschließend wird unter Systemsteuerung > E-Mail (32-Bit) > Profile anzeigen "Zu verwendendes Profil bestätigen" ausgewählt und unter "Hinzufügen" ein neues Profil angelegt.
Nach Eingabe eines beliebigen Namens für das Profil (z.B. zimbra) wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren", bestätigen mit "Weiter" und wählen dann "Andere" und "Zimbra Collaboration Server" aus.
Im sich öffnenden Fenster verwenden Sie folgende "Konfigurationseinstellungen für den Zimbra-Server":

  • Servername: zco.desy.de:443

  • Sichere Verbindung verwenden

  • Mail-Adresse: vorname.nachname@desy.de

  • Passwort: [Ihr DESY-Passwort]

Outlook kann nach langer inaktiver Zeit nicht mehr auf das Zimbra-Konto zugreifen

Outlook kann nach langer inaktiver Zeit nicht mehr auf das Zimbra-Konto zugreifen

Nach 180 Tagen Inaktivität löscht Outlook Ihr Zimbra-E-Mail-Konto aus dem Outlook-Kontenverzeichnis. Damit Outlook wieder Zugriff auf Ihr Zimbra-E-Mail-Konto hat, müssen Sie Outlook Ihr Zimbra Mail Konto erneut hinzufügen.

Falls Sie dabei hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an das UCO.

 

Zimbra E-Mail-Konto mit Outlook verbinden

Zimbra E-Mail-Konto mit Outlook verbinden

1. Klicken Sie dafür zunächst in das Suchfeld in der Windows-Menüleiste.

 

 

2. Geben Sie "Systemsteuerung" ein und klicken Sie auf das Suchergebnis.

 

3. Die Systemsteuerung öffnet sich. Klicken Sie auf "Benutzerkonten". Ggf. müssen Sie vorher Ihre Anzeigestellungen anpassen. Wählen Sie dazu unter "Anzeige:" rechts oben die Option "Kategorie" aus.

 

 

4. In den Einstellungen zu den Benutzerkonten wählen Sie nun bitte "Mail (Microsoft Outlook 2016)" aus.

 

 

5. Ein neues Fenster zum E-Mail-Setup von Outlook öffnet sich. Drücken Sie auf "E-Mail-Konten…", um ein neues E-Mail-Konto einzurichten.

 

 

6. Wiederum sollte sich ein neues Fenster öffnen. Diesmal zu den Kontoeinstellungen.
Im Untermenü E-Mail klicken Sie bitte auf "Neu…". Dies startet den Konto-Einrichtungsassistenten.

 

 

7. Im Konto-Einrichtungsassistenten ist als Standardoption "Konto automatisch einrichten" ausgesucht. Wählen Sie stattdessen bitte "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus. Bestätigen Sie mit "Weiter".

 

 

8. Unter "Dienst auswählen" klicken Sie bitte auf „Andere“. Wählen Sie im Menü darunter den "Zimbra Collaboration Server" als gewünschten Server aus. Klicken Sie auf "Weiter".

 

 

9. Ein Fenster zu den Zimbra Server Einstellungen öffnet sich. Im Feld "E-Mail Adresse" geben Sie bitte Ihre DESY-E-Mail Adresse an (sollte bereits Ihr Accountname in dem Feld eingetragen sein, entfernen Sie diesen). Als Password geben Sie Ihr DESY-E-Mail Password an. Bestätigen Sie mit Klick auf OK.

 

 

10. Sie werden nun in einem neuem Fenster darauf hingewiesen, dass Outlook neu gestartet werden muss, damit etwaige Änderungen übernommen werden können. Klicken Sie auf OK.

 

11. Das Setup ist nun abgeschlossen. Beenden Sie den Assistenten mit Klick auf "Fertigstellen".

 

12. Schließen Sie Outlook und starten Sie Outlook erneut. Ihre Zimbra E-Mail Ordner finden Sie in Outlook nun links in der Navigationsleiste.

 

Ein neues Outlook-Profil erstellen

Ein neues Outlook-Profil erstellen

Bei manchen Fehlerbildern in Bezug auf Outlook kann es erforderlich werden, das Outlook Profil neu anzulegen, um hartnäckige Probleme zu lösen. Im Outlook Profil werden Daten auf Ihrem Rechner für den schnellen Zugriff auf Ihre E-Mails, Kalender und andere Objekte vorgehalten. Dies umfasst beispielsweise die sog. Metadaten der Korrespondenzen wie z.B. Betreffzeilen, Absenderadressen, Empfängeradressen, Zeitstempel und andere. Ebenso werden im Outlook Profil Informationen zu den Ansichtseinstellungen gespeichert, die Sie in Outlook getätigt haben. Z.B. wie E-Mails sortiert sind, wo sich der Lesebereich befindet und anderes. Diese Einstellungen müssen nach dem Löschen des Outlook-Profils bei Bedarf erneut vorgenommen werden.

Bevor Sie allerdings ein Outlook Profil neu anlegen prüfen Sie bitte, ob evtl. einfachere Maßnahmen bereits zu einer Lösung führen. Führen Sie daher zunächst die auf der folgenden Webseite skizzierten Maßnahmen durch, bevor Sie Ihr Outlook Profil neu anlegen:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/synchronisierungs_probleme_loesen/

Erst, wenn sonst nichts hilft, sollte das Outlook Profil neu angelegt werden! Sollten Sie ein neues Profil anlegen müssen, beachten Sie bitte, dass die Benennung des Profils als "CreateZimbraProfile.exe" oder "Zimbra" zwingend erforderlich ist, um nicht bei zentral gesteuerten Änderungen die seitens DESY-IT durchgeführt werden müssen, außen vor zu bleiben.

Vorgehen

1. Klicken Sie in das Suchfeld in der Windows-Menüleiste.

 

2. Geben Sie "Systemsteuerung" ein und klicken Sie auf das Suchergebnis.

 

3. Die Systemsteuerung öffnet sich. Klicken Sie auf "Benutzerkonten". Ggf. müssen Sie vorher Ihre Anzeigestellungen anpassen. Wählen Sie dazu unter "Anzeige:" rechts oben die Option "Kategorie" aus.

 

 

4. In den Einstellungen zu den Benutzerkonten wählen Sie nun bitte "Mail (Microsoft Outlook 2016)" aus.

 

 

5. Ein neues Fenster zum E-Mail-Setup von Outlook öffnet sich. Klicken Sie auf "Profile anzeigen…".

 

 

6. Klicken Sie nun auf "Hinzufügen".

 

 

7. Geben Sie im neuen Fenster als Profilnamen entweder "Zimbra" oder "CreateZimbraProfile.exe" ein. Diese Benennung ist zwingend erforderlich, um nicht bei zentral gesteuerten Änderungen die seitens DESY-IT durchgeführt werden müssen, außen vor zu bleiben. Klicken Sie anschließend auf OK.

 

 

8. Im Konto-Einrichtungsassistenten aktivieren Sie bitte die Option "Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen" und bstätigen den Vorgang mit "Weiter".

 

 

9. Unter "Dienst auswählen" klicken Sie bitte auf „Andere“. Wählen Sie im Menü darunter den "Zimbra Collaboration Server" als gewünschten Server aus. Klicken Sie auf "Weiter".

 

 

10. Ein Fenster zu den Zimbra Server Einstellungen öffnet sich. Im Feld "E-Mail Adresse" geben Sie bitte Ihre DESY-E-Mail Adresse an (sollte bereits Ihr Accountname in dem Feld eingetragen sein, entfernen Sie diesen). Im Feld "Password" geben Sie Ihr DESY-E-Mail Password an. Bestätigen Sie mit Klick auf OK.

 

 

11. Sie werden nun in einem neuem Fenster darauf hingewiesen, dass Outlook neu gestartet werden muss, damit etwaige Änderungen übernommen werden können. Klicken Sie auf OK.

 

12. Das Setup ist nun abgeschlossen. Beenden Sie den Assistenten mit Klick auf "Fertigstellen".

 

13. Um Outlook mit dem erstellten Profil zu starten, wählen Sie in der geöffneten Profilübersicht das Profil an und bestätigen es unter "Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil bestätigen". Sie können dort wählen, ob Sie ...

  • Outlook nun immer mit den neuen Profil starten wollen, dann wählen Sie im Dropdown Menü unter "Immer dieses Profil verwenden" das gewünschte Profil aus oder
  • wenn Sie bei jedem Start von Outlook das zu nutzende Profil auswählen möchten, dann wählen Sie "Zu verwendendes Profil bestätigen".
     

Klicken Sie auf "übernehmen" und anschließend auf "OK.

 

 

14. Schließen Sie Outlook und starten Sie Outlook erneut. Sie können das neue Profil nun verwenden.

 

Erstellen von Regeln mit dem Outlook Connector

Erstellen von Regeln mit dem Outlook Connector

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Regeln:  

A.) ServerbasierteRegeln, d.h. diese liegen auf dem Server und B.) lokale, d.h. diese liegen nur in Ihrem Mailclient. Die serverbasierten Regeln werden migriert, sollten aber durch Sie noch mal geprüft werden (am besten via Webclient). Ihre lokalen Regeln bleiben erhalten wie sie sind, da nur lokal vorhanden
Bei auftretenden Regel-Problemen wird empfohlen, neue Regeln im Zimbra Webclient zu erstellen. Gehen Sie auf "Einstellungen" --> "Filter" Hier können Sie nun Regeln (Filter) für ein- und ausgehende Mails einrichten.
Sie können Regeln auch in Outlook im Tab Zimbra über Zimbra-Serverregeln erstellen.


Achtung! Erstellen Sie keine Regeln im Tab Start--> Regeln --> Regel erstellen und auch nicht über Datei --> Informationen --> Regeln und Benachritigungen verwalten.
So erstellte Regeln werden nicht auf den Zimbra-Server hochgeladen und funktionieren nicht korrekt. 

Regeln exportieren

Regeln exportieren

Öffnen Sie Outlook und gehen auf Extras → Regeln und Benachrichtigungen → Optionen → Regeln Exportieren

Eigene Filter auf vorhandene Ordner anwenden

Eigene Filter auf vorhandene Ordner anwenden

Dies ist nun unter Outlook nicht mehr möglich. Wenn Sie Ihre Filter auf vorhandene Ordner anwenden wollen, so müssen Sie sich einmal im Zimbra Web-Client unter https://mail.desy.de einloggen. Dort müssen Sie den gewünschten Filter unter  "Eigenschaften" -> "Filter" -> "Filter Anwenden" auf den entsprechenden Ordner ausführen.

Danach sind Ihre Mails auch in Outlook in dem gewünschten Ordner.

Erstellen einer Abwesenheitsnotiz unter Outlook

Erstellen einer Abwesenheitsnotiz unter Outlook

Öffnen Sie Outlook. Klicken Sie auf den "Zimbra" Tab Dort finden Sie den "Abwesenheitsassistent".

Hier können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erstellen, den Anzeigezeitraum anpassen und eine seperate Nachricht für externe Empfänger einrichten.

Empfehlung für sehr große Mailboxen

Empfehlung für sehr große Mailboxen

Wenn Sie Outlook benutzen und eine sehr große Mailbox besitzen (>15 GB) kann dies dazu führen, dass Ihre lokale Zimbra ZDB (Datei, in der die Mails und deren Indizierung gespeichert werden)  größer als 50 GB wird. Da Outlook nicht vorhergesehen hat, dass diese Größe überschritten wird, funktioniert es dann nicht mehr. 

Deshalb empfehlen wir

  1. Die Mailbox von Zeit zu Zeit aufzuräumen und alte Mails zu löschen
  2. Die Zimbra ZDB nach dem Aufräumen zu komprimieren, da sonst kein Speicherplatz eingespart wird

 

​Öffnen Sie dazu Outlook und navigieren zu:

Datei -> Informationen -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen. Wählen Sie den Tab "Datendateien" aus.

Klicken Sie nun doppelt auf Ihre primäre .zdb Datei und gehen anschließend auf den Tab "ZDB Konfiguration". Klicken Sie nun auf den Button "ZDB komprimieren". Bitte beachten Sie, dass die Dauer der Komprimierung abhägngig von der Größe Ihrer Mailbox ist und längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Die Zimbra ZDB nimmt zu viel Speicherplatz auf der C-Festplatte ein

Die Zimbra ZDB nimmt zu viel Speicherplatz auf der C-Festplatte ein

Man kann die ZDB Datei (in der Outlook die Emails und Indizierungsinformationen abspeichert) verschieben, z.B. auf die D-Partition (falls vorhanden). Standardmäßig ist Sie unter C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook zu finden.

Gehen Sie dazu in Outlook auf Datei -> Account Einstellungen -> Daten-Dateien -> Wählen Sie IHR Zimbra-Konto aus (Doppel-Klick) -> ZDB Configuration -> Wählen Sie den Punkt "Store ZDB in the external folder" aus und geben Sie in dem darunter stehenden Feld den Ordner an, indem die ZDB-Datei gespeichert werden soll.

Klicken Sie dann auf "Move ZDB" -> OK -> Die Datei wird nun VERSCHOBEN, dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Ausblenden der Zimbra-Update Fortschrittsanzeige

Ausblenden der Zimbra-Update Fortschrittsanzeige

Um die Zimbra-Update Fortschrittsanzeige dauerhaft auszublenden müssen Sie den Haken an der markierten Stelle setzen UND den Pin einmal wie dargestellt anklicken.

Umlaute/Sonderzeichen kommen manchmal beim Empfänger als unlesbare Zeichen an

Umlaute/Sonderzeichen kommen manchmal beim Empfänger als unlesbare Zeichen an

Um dieses seltene Phänomen zu vermeiden, stellen Sie bitte in Outlook die Option "Datei"-> "Optionen" -> "Erweitert" (ganz nach unten Scrollen) -> "Bevorzugte Codierung für ausgehende Nachrichten auf "Unicode (UTF-8)".

.pst- & .zdb-Dateien

.pst- & .zdb-Dateien

Mit Hilfe von sogenannten .pst Dateien (personal store) ist es möglich E-Mails, Kalendereinträge, Notizen etc. vom E-Mail-Server auszulagern und lokal zu speichern. Dieses Vorgehen kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein, in anderen Fällen ist es jedoch nicht zu empfehlen.
Generell empfehlen wir von unserer Seite in der Regel die Arbeit ohne .pst Datei.

Ein sinnvoller Einsatzzweck von .pst Dateien wäre beispielsweise, wenn sich Outlook auf Grund von sehr großen Mengen an Mails merkbar träge verhält und zu viele Systemressourcen in Anspruch nimmt. Erkennbar ist dies auch bei sehr lange andauernden Sortiervorgängen. Dieser Fall sollte jedoch in der Regel heutzutage eher seltener auftreten (Bei einer solchen auftretenden Problematik hilft auf, die .zdb-Datei zu komprimieren. Siehe Zimbra FAQ zu Outlook -> „Was ist die Empfehlung für sehr große Mailboxen“).

Speicherort der .pst Datei

Als Speicherort für eine solche .pst Datei wird explizit ein Pfad empfohlen, der von unseren nächtlichen Backups erfasst wird, beispielsweise Ihr Windows Home Laufwerk (H:). Hier besteht gleichzeitig der Vorteil, dass Sie die exklusiven Zugriffsrechte darauf haben und so keine unbefugten Dritten die Möglichkeit haben (im Vergleich zum Gruppenlaufwerk) auf Ihre .pst Datei, und somit Ihre Mails und andere persönliche Daten, zuzugreifen. Dabei müssen Sie jedoch beachten, dass das Backup die .pst Datei nur erfasst, wenn Outlook über Nacht nicht läuft und die Datei nicht geöffnet sein darf. Falls Outlook doch über Nacht laufen muss, dann darf die Datei nicht dauerhaft eingebunden und damit geöffnet sein, damit ein Backup durchgeführt werden kann.

In früheren Zeiten bestand auf Grund von serverseitigen Kapazitätseinschränkungen die Empfehlung mit Hilfe von .pst Dateien den Server zu entlasten, diese bestehen in beider Hinsicht nicht mehr.

Negative Aspekte

Einige Nachteile kann die Verwendung von .pst Dateien auch mit sich bringen:<br>
Nicht von allen Plattformen lässt sich auf die .pst Datei zugreifen, so haben Sie beispielweise mit dem Zimbra Web-Client (mail.desy.de) oder andere Clients die keinen Zugriff auf das Windows-Laufwerk, unserem empfohlenen Speicherort,
 haben keinen Möglichkeit auf die .pst Datei zuzugreifen.
Zudem besteht die Möglichkeit, dass eine permanent in Outlook eingebundene .pst Datei die allgemeine Performance Ihres Rechners negativ beeinflussen kann.
 

ZDB Datei

Durch den Outlook-Connector für Zimbra wird eine sogenannte .zdb Datei (zimbra database) generiert, welche sich ähnlich wie eine .pst Datei verhält.
Sie enthält auch alle in Outlook abgelegt Mails und wächst mir jeder neu ankommenden Mail. <br>
Standardmäßig ist diese unter C:\Users\BENUTZERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert. Daher achten Sie immer darauf, dass auf dieser genügend
Speicherplatz vorhanden ist, um mögliche auftretenden Probleme zu vermeiden.

Freigegebene Ordner und Kalender einbinden

Freigegebene Ordner und Kalender einbinden

Das Einbinden von Ordnern und Kalendern muss zunächst im Zimbra Web Client mail.desy.de konfiguriert werden. Unter dem folgenden Link finden Sie dazu eine Kurzanleitung:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/allgemeine_informationen_fuer_alle_klienten/freigegebene_ordner_und_kalender_einbinden/index_ger.html

Nachdem die Ordnerfreigabe in Zimbra eingerichtet wurde und der Zimbra-client auf dem PC installiert ist können die freigaben in Outlook wie folgt eingebunden werden (die freigegebenen daten werden automatisch geladen):

Synchronisierungs-Probleme in Outlook lösen

Synchronisierungs-Probleme in Outlook lösen

Bei der Verwendung von Outlook werden Informationen vom E-Mail-System heruntergeladen und lokal auf Ihrem Rechner vorgehalten. Häufig kann es zu Problemen bei der Synchronisierung mit dem E-Mail-Server kommen, wenn beispielsweise eine schlechte oder langsame Netzwerkverbindung besteht oder Schwierigkeiten beim Speichern der Daten auf dem Rechner auftreten. Das Fehlerbild kann sehr vielfältig sein. Möglicherweise wird Ihnen in Outlook der Inhalt einzelner Ordner oder auch einzelne E-Mails nicht mehr angezeigt oder es gibt Probleme bei der Verwendung von Kalendern.

Die folgenden Schritte sollen Ihnen dabei helfen, entsprechende Probleme zu lösen. Erforderlich ist hierfür, dass Outlook bereits entsprechend eingerichtet ist, eine Anleitung hierzu finden Sie auf folgender Webseite:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_grundkonfigurationen/outlook/

Auf Outlook-Probleme prüfen

Bevor Sie die folgenden Maßnahmen durchführen, um Ihr Problem zu lösen, prüfen Sie bitte zunächst, ob die beobachteten Probleme von Outlook (bzw. dem Zimbra Connector for Outlook) verursacht werden. Rufen Sie dazu Ihre persönliche Mailbox via https://mail.desy.de auf und prüfen Sie, ob die Probleme auch dort zu beobachten sind. Ist dies der Fall, liegt ein grundsätzliches Problem vor. Wenden Sie sich in einem solchen Fall bitte unter möglichst genauer Schilderung des beobachteten Problems ans UCO (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy.de).

Sind die Probleme ausschließlich in Outlook zu beobachten, liegt ein Problem in Outlook bzw. dem Zimbra Connector for Outlook (ZCO) vor und die folgenden Maßnahmen sollten Schritt-weise geprüft werden.

Sollten Sie Unterstützung bei der Durchführung der folgenden Schritte benötigen, wenden Sie sich bitte an das UCO (Tel: 5005, E-Mail: uco@desy).

Parallelbetrieb von Outlook

Es ist nicht empfehlenswert, Outlook gleichzeitig auf mehreren Geräten aktiv einzusetzen, da es so erfahrungsgemäß zu diversen Synchronisations-Problemen und Daten-Inkonsistenzen kommen kann. Bemühen Sie sich daher nach Möglichkeit um eine Arbeitsweise, die keinen Parallelbetrieb von Outlook erfordert und achten darauf, Outlook nach jeder Verwendung zu schließen.

Offline-Modus

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass der Offline Modus in Outlook aktiviert ist. Dieser sollte in der Regel deaktiviert sein, damit eine Synchronisierung der Elemente vom Mail-Server auf Ihr Gerät stattfinden kann. Sie überpüfen, ob sich Ihr Outlook im Offline Modus befindet wie folgt:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Klicken Sie auf den Tab "Senden/Empfangen"
  3. Sollten Sie in diesem Menü einen Knopf "Offlinemodus ausschalten" sehen, klicken Sie diesen bitte an, um den Offline-Modus wieder zu deaktivieren
     

Beobachten Sie das Verhalten von Outlook anschließend und schauen, ob Ihr Problem damit behoben werden konnte.

Synchronisierungsintervall überprüfen

Wenn E-Mails erst Minuten später in Outlook angezeigt werden als in der Weboberfläche (https://mail.desy.de), kann die zu großzügig gewählte Abrufhäufigkeit in Outlook ggf. eine Ursache dafür sein. Bitte prüfen Sie in dem Fall, ob die Erhöhung der Abrufhäufigkeit in Outlook Besserung bringt:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Klicken Sie im Menü auf den Tab "Senden/Empfangen" → "Senden-Empfangen-Gruppen"→ "Senden-Empfangen-Gruppen definieren"
  3. Wählen Sie unter "Automatische Übermittlung alle ... Minuten" einen kleinen Wert aus, zum Beispiel 5.
    Dieser Wert sollte allerdings nicht kleiner als 3 (Minuten) sein.
     

Beobachten Sie das Verhalten von Outlook anschließend und schauen, ob Ihr Problen damit behoben werden konnte.

Screenshots

Abbildung 1

Abbildung 2

Abbildung 3

Abbildung 4

Abbildung 5

Mailbox-Größe

Die Größe der Mailbox kann in Outlook unter Umständen problematisch werden, wenn sie 10GB übersteigt. Siehe hierzu auch:
https://docs.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/performance/application-pauses-if-you-have-large-data-file

Gleiches gilt auch, wenn kein Speicherplatz auf Ihrem lokalen Datenträger (C:) mehr vorhanden ist. Räumen Sie daher von Zeit zu Zeit Ihre Mailbox auf, indem Sie E-Mails löschen und/oder Archivierungsfunktionen einsetzen. Hinweise zu diesem Thema finden Sie auf  folgenden Webseiten:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/pst___zdb_dateien/

Sowie unter:

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/e193720/e193722

Abschnitte "Was ist die Empfehlung für sehr große Mailboxen?" und "Meine C-Festplatte hat wenig Speicherplatz und die Zimbra ZDB nimmt viel davon ein. Kann ich das ändern?"

Prüfen des lokalen Festplattenspeicherplatzes

Ob Sie noch ausreichend Speicherplatz auf Ihrem lokalen Datenträger haben, prüfen Sie wiefolgt:

  1. Öffnen Sie den Windows Explorer
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk C: -> "Einstellungen"
  3. Unter "Freier Speicher" wird Ihnen der verbleibende Festplattenspeicher angezeigt.
     

Prüfen der Mailbox-Größe

Die Größe Ihrer Mailbox können Sie bei Bedarf über folgenden Weg prüfen:

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung → Benutzerkonten → Doppelklick auf Mail (Microsoft Outlook 2016)
  2. Wählen Sie Ihr Zimbra-Profil aus, klicken Sie auf 'Eigenschaften'
  3. Wählen Sie anschließend unter Datendateien den Punkt 'Datendateien...' und geben Sie Ihr Passwort ein.
  4. Im Reiter Datendateien klicken Sie auf "Dateispeicherort öffnen".
  5. Sie sehen nun auf der rechten Seite im Windows Explorer die Größe der Datei



 

Eingebundene Objekte neu einbinden

Sie können in Outlook z.B. E-Mail-Ordner anderer Accounts oder auch Kalender (z.B. Seminarraumkalender) einbinden. Häufig hilft es, zunächst die eingebundenen Elemente zu entfernen und anschließend erneut hinzuzufügen. Hierzu gehen Sie wiefolgt vor.

Nehmen Sie sich ggf. etwas Zeit, die neu eingebundenen Elemente werden von Outlook anschließend wieder neusynchronisiert, was je nach Größe der Elemente eine Weile dauern kann:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Klicken Sie oben im Menü auf den Reiter "Zimbra" und anschließend auf "Status freigeben"
  3. Im neuen Fenster entfernen Sie das Häkchen eines eingebundenen Elementes  (und klicken anschließend auf "OK"
  4. Den dritten Schritt wiederholen Sie bei Bedarf solange, bis alle Häkchen entfernt sind
  5. Beenden Sie Outlook und starten es neu
  6. Hängen Sie nun über denselben Weg alle für Ihre Arbeit erforderlichen Elemente erneut ein. Elemente, die Sie nicht benötigen, sollten hier deaktiviert bleiben.
  7. Warten Sie bitte, bis alle Elemente fertig synchronisiert sind, den Fortschritt können Sie im "Zimbra" Tab über den Knopf "Zimbra-Status anzeigen" einsehen
  8. Erst, wenn alle Elemente erneut synchronisiert sind, beenden Sie bitte erneut Outlook und starten es neu
     

Beobachten Sie das Verhalten von Outlook anschließend und schauen, ob Ihr Problen damit behoben werden konnte.

Beachten Sie bitte zudem, dass Sie nur diejenigen Elemente aktivieren sollten, die Sie tatsächlich verwenden. Ab einer gewissen Menge kann dies ansonsten den gesamten Betrieb von Outlook stark verlangsamen.

Speicherort der lokalen Mailbox-Dateien

Sowohl Ihre persönliche Mailbox, als auch eingebundene Kalender und Inboxen werden in separaten Dateien mit der Endung .zdb gespeichert. Der Standard-Speicherort für diese Dateien ist C:\Users\[Accountname]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Dieser Speicherort sollte keinesfalls verändert werden. Insbesondere sollte kein Netzwerklaufwerk (H:\ o.ä.) als Ablage verwendet werden. Hintergrund hierfür ist, dass Verbindungen zu entfernten Verzeichnissen in der Regel langsamer sind als der Zugriff auf lokal liegende Dateien. Durch den permanent erforderlichen Zugriff auf die Datendateien durch Outlook können durch das möglicherweise verzögerte Lesen und Schreiben Dateninkosistenzen nicht ausgeschlossen werden. Das heißt, dass im schlimmsten Fall Datenverlust drohen kann.

Stellen Sie daher bitte ggf. sicher, dass Sie einen lokalen Speicherort für Ihre Datendateien verwenden.

Outlook-Profil neu einrichten

Erst, wenn keiner der oben genannte Wege helfen sollte, legen Sie bei Bedarf ein neues Outlook-Profil an. Hintergrund hier ist, dass mit dem Neuanlegen eines Outlook-Profils auch Ihre persönliche Inbox vollständig neu synchronisiert wird, Ansichtseinstellungen etc. gehen dabei verloren und müssen neu eingerichtet werden. Die Synchronisation nach dem Neueinrichten Ihres Outlook-Profils kann anschließend, je nach Größe der Inbox sehr lange dauern. Es empfiehlt sich also, dies entweder zum Feierabend hin oder wenigsten über die Mittagspause anzustoßen.

Eine Anleitung zur Neueinrichtung eines Outlook-Profils finden Sie auf unten genannter Webseite. Bitte beachten Sie, dass die Benennung des Profils als "CreateZimbraProfile.exe" oder "Zimbra" zwingend erforderlich ist, um nicht bei zentral gesteuerten Änderungen die seitens DESY-IT durchgeführt werden müssen, außen vor zu bleiben.

https://it.desy.de/dienste/e_mail/mail_programme_erweiterte_konfigurationen_informationen/outlook/ein_neues_outlook_profil_erstellen