Workflows im Formularmanagementsystem (FMS)


Was sind Workflows und warum nutzt man diese?

Im Allgemeinen werden Workflows (dt.: Arbeitsablauf) als die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge mit dem Ziel der größtmöglichen Effizienz definiert. Im Bereich des Formularmanagementsystems (FMS) bedeutet dies, dass Formulare häufig nicht nur von einer einzelnen Person ausgefüllt und unterschrieben werden, sondern dass mehrere Personen an diesem Prozess beteiligt sind. Das FMS bietet die elektronische Unterstützung für diesen Vorgang und erlaubt es die Bearbeitung von Formularen mit weiteren Personen innerhalb des FMS zu teilen. Dies ermöglicht es Formulare gemeinsam auszufüllen, andere Personen über den Inhalt des Formulars in Kenntnis zu setzen oder die benötigten Unterschriften zu erhalten.

Arbeiten mit Adhoc-Workflows im FMS

Bei der Implementierung des Workflows im FMS handelt es sich um einen Adhoc-Workflow und damit nicht um einen vordefinierten Prozess. Mit anderen Worten, Eintragungen in den Formularen können von Personen, welche am Workflow-Prozess beteiligt sind, ohne Einschränkungen vorgenommen werden. Dies impliziert auch, dass bereits ausgefüllte Bereiche verändert und angepasst werden können. Hierbei ist zu beachten, dass nur eine Person zeitgleich Veränderungen am Formular vornehmen kann. Die Reihenfolge an wen der Vorgang zur Bearbeitung geschickt wird oder welche Bereiche einzelne Personen auszufüllen haben, ist jedoch nicht durch das FMS festgelegt und kann und muss frei von Ihnen gewählt werden.

 

Hinweise zum Umgang mit Workflows im FMS

Die Nutzung des Workflows im FMS und damit die Möglichkeit an einzelnen Formularen gemeinsam zu arbeiten, soll die Kommunikation untereinander verstärken und die Handhabung mit Formularen erleichtern.

Im Nachfolgenden werden die Funktionen und Möglichkeiten des Ad-hoc-Workflows im FMS erläutert und ausgeführt, wie Sie Vorgänge zur Bearbeitung von Formularen innerhalb des FMS an verschiedene Personen verschicken können. Beachten Sie zudem das FAQ am Ende dieser Seite, um weitere Hinweise zum Umgang mit Workflows im FMS zu erhalten. Sollten Sie noch keinerlei Erfahrung mit dem Formularmanagementsystem haben, lesen Sie sich bitte auch die dazugehörige Kurzanleitung durch.

1.) Welche Formulare besitzen die Funktion des Workflows?

Da es sich um eine relativ neue Implementierung handelt, wird es noch einige Zeit dauern, bis der Workflow-Prozess in sämtliche Formulare eingebettet ist. Zurzeit können deshalb nicht alle Formulare des FMS gemeinsam betrachtet und bearbeitet werden.

Unter der folgenden Liste können Sie einsehen, welche Formulare bereits im FMS verfügbar sind und welche zusätzlich die Funktion des Workflows umfassen: (*gute Idee, aber wollen/können  wir das sichtbar machen *)

Liste der Formulare im FMS

2.) Welche Möglichkeiten bietet ein Workflow-Prozess?

Im Allgemeinen erlaubt Ihnen der Prozess des Workflows im FMS den Zustand eines Formulars mit anderen Personen zu teilen und verschiedene Berechtigungen weiterzugeben:

a) Den Vorgang zur Info senden

Um Personen über den Inhalt des Formulars in Kenntnis zu setzten, können Sie den Workflow-Prozess des Formulars zur Info senden. Dies bedeutet, dass der Empfänger den Inhalt zu diesem Bearbeitungszeitpunkt des Formulars zwar einsehen, aber nicht bearbeiten kann.

b) Den Vorgang zur weiteren Bearbeitung senden

Wenn Sie Personen an der Bearbeitung des Formulars beteiligen möchten, können Sie den Vorgang zur weiteren Bearbeitung verschicken. Personen, welche die Berechtigung zur Bearbeitung erhalten, können das Formular aktiv verändern und anpassen und jegliche Fortschritte über den weiteren Verlauf einsehen.

Es ist wichtig zu beachten, dass nur eine Person gleichzeitig das Formular bearbeiten kann. Es ist nicht möglich, verschiedene Personen gleichzeitig z.B. verschiedene Teile des Formulars bearbeiten zu lassen.

c) Den Vorgang zur Genehmigung senden

Einige Formulare verlangen zusätzlich eine oder mehrere Unterschriften. Personen, welche den Vorgang zur Genehmigung erhalten, sind dazu berechtigt das Formular zu bearbeiten, und erhalten zusätzlich den Hinweis bestimmte Signatur-Felder auszufüllen. Auch können diese Personen den weiteren Workflow-Prozess verfolgen.


Eine weitere Anmerkung:

Wenn ein Vorgang innerhalb des FMS versendet wird, bedeutet dies nicht, dass ein Formular als Datei verschickt wird. Beim Adhoc-Workflow werden lediglich verschiedene Rechte für das Formular innerhalb des FMS versendet. Das heißt, dass ein Formular (und der Inhalt der ausgefüllten Felder) zu keinem Zeitpunkt die Plattform des Formularmanagementsystems verlässt.

(* Personen, welche am Prozess beteiligt sind und dementsprechend Rechte über das Formular erhalten, müssen sich weiterhin über das FMS eine PDF-Datei erstellen, um das Formular abschließend drucken zu können (siehe hierzu auch die Kurzanleitung). *)

 

3.) Wie wird der Workflow-Prozess initiiert?

Öffnen des Formulars

Um Personen in den Workflow-Prozess aufzunehmen und damit ein Formular gemeinsam bearbeiten zu können oder Personen über den weiteren Zustand des Formulars zu informieren, öffnen Sie zunächst das von Ihnen gewünschte Formular.


Gehen Sie hierbei wie in der Kurzanleitung zum FMS vor, indem Sie beispielsweise im linken Menü des FMS auf 'Formulare' klicken und das ausgewählte Formular suchen oder sämtlich verfügbare Formulare unter 'Formulare A-Z' in alphabetischer Reihenfolge anzeigen lassen.

Alternativ können Sie auch ein von Ihnen bereits gespeichertes Formular öffnen. Im FMS-Menü ist dies möglich, indem Sie Ihre bereits erstellten Formulare im Datenbrowser durchsuchen oder mit Klick auf die Pfeilsymbole öffnen.

 

 


Das Workflow-Menü

Sollte die Funktion des Workflows für das gegebene Formular vorhanden sein, erscheint unter dem Standard-Menü der Workflow-Bereich. Nachdem Sie die gewünschten Felder Ihres Formulars ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Button 'Aktion wählen'.


Im FMS haben Sie nun mehrere Möglichkeiten den Vorgang und somit verschiedene Berechtigungen an unterschiedliche Personen zu verschicken. Das Formular befindet sich nach Versenden des Vorgangs im Workflow und kann von mehreren Personen eingesehen werden. In Abhängigkeit des Formulars kann hierbei das Auswahlmenü variieren.

- - - a) Den Vorgang zur Info senden

Möchten Sie eine oder mehrere Personen über den Inhalt des Formulars informieren, ist es Ihnen möglich den Vorgang als Kopie oder mit der Funktion "Zur Info senden"  an weitere Personen zu verschicken. Die Personen, welche den Vorgang zur Info erhalten, sind nicht aktiv am Prozess beteiligt und können das Formular dementsprechend nicht bearbeiten.

Diese Info ist als Momentaufnahme zu verstehen. Die informierten Personen sehen zwar, welchen Verlauf das Formular nimmt, können aber keine Veränderungen an Formularinhalten oder Kommentare der Bearbeitenden einsehen.


Geben Sie zunächst die Personen an, an welche Sie den Vorgang senden möchten. Hierbei können Sie jede Person aufführen, welche auch im DESY-Webmail-Adressbuch auftritt und über das FMS registriert ist. Es steht Ihnen auch frei mehrere Personen oder Gruppen anzugeben. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter dem vierten Punkt 'Wie werden mehrere Personen in den Workflow-Prozess aufgenommen?'.

In der Kommentar-Sektion können Sie abschließend eine persönliche Nachricht eingeben, und den Empfängern die nötigen Informationen zu dem Formular liefern. 


>>> Was passiert beim Sender?

Das erstellte Formular wird nun unter der Rubrik Erledigt mit dem Betreff 'Zur Info' aufgeführt. Dem Ersteller ist es durch Klicken auf das Formular möglich, den aktuellen Zustand des Formulars aufzurufen, das Formular weiter zu bearbeiten oder gegebenenfalls den Vorgang an weitere Personen zu senden, um diese in den Workflow-Prozess aufzunehmen.

 

>>> Was passiert beim Empfänger?

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Formularnamen als Betreff. In der E-Mail wird sowohl der von Ihnen verfasste Kommentar aufgeführt als auch ein Link, mit welchem der Empfänger direkt zum Formular im FMS gelangen kann. Alternativ findet sich das Formular im Formularmanagementsystem unter der Rubrik Zur Info. Durch Klicken auf das Formular kann der Empfänger den  Verlauf des von Ihnen ausgefüllten Formulars sehen, diesen aber nicht verändern, anpassen oder weiterschicken. Änderungen an den Formularinhalten und Kommentare der Bearbeiter:innen sind nicht einsehbar. Nähere Informationen hierzu finden sich auch unter dem fünften Punkt 'Wie werden Veränderungen in Formularen nachverfolgt?'.

- - - b) Den Vorgang zur Bearbeitung senden

Wenn Sie nicht das gesamte Formular ausfüllen können, ist es sinnvoll die Rechte zur Bearbeitung an eine oder mehrere von Ihnen ausgewählte Personen weiterzugeben und in den Workflow-Prozess aufzunehmen. Personen, welche das Wissen über die benötigten Informationen besitzen, können dann die entsprechenden Felder ausfüllen und das Formular weiterbearbeiten.


Wie beim Versenden von Vorgängen 'zur Info' können auch beim Versenden 'zur Bearbeitung' sämtliche Personen des DESY-Adressbuches ausgewählt werden. Ebenso können Sie mehrere Personen oder Gruppen angeben. Beachten Sie jedoch, dass jeweils nur eine Person das Formular zeitgleich bearbeiten kann. Detailliertere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter dem vierten Punkt 'Wie werden mehrere Personen in den Workflow-Prozess aufgenommen?'.

Darüber hinaus können Sie, wenn Sie einen Vorgang zur Bearbeitung verschicken, zeitgleich den Workflow-Prozess als Info senden, indem die gewünschten Personen unter 'Kopie' eingetragen werden. Diese bekommen dann eine Momentaufnahme des derzeitigen Bearbeitungsstandes.


In der Kommentar-Sektion können Sie eine persönliche Nachricht angeben, und den Empfänger die nötigen Informationen zu dem auszufüllenden Formular liefern. Ihre Kommentare sind für alle Bearbeiter:innen sichtbar.

Optional ist es Ihnen auch möglich ein Fälligkeitsdatum für die Bearbeitung festzulegen. Beim Empfänger wird dieses Datum aufgeführt, sodass im Fall von mehreren auszufüllenden Formularen diese entsprechend sortiert werden können. Formulare, welche das Fälligkeitsdatum überschreiten, sind rot hinterlegt, sodass direkt erkenntlich ist, welche Formulare die höchste Priorität zur Fertigstellung haben sollten.


>>> Was passiert beim Sender?

Das verschickte Formular wird nun unter der Rubrik Erledigt mit dem Betreff 'Zur Bearbeitung' aufgeführt. Auch wurde der Status des Formulars von 'Erstellt' zu 'Aktiv' geändert, was darauf hinweist, dass sich das entsprechende Formular nun im Workflow befindet und von mindestens einer weiteren Person bearbeitet wird. Mit Klicken auf das Formular, kann der Ersteller dieses einsehen und die zukünftige Bearbeitung beobachten; ihm ist es aber nicht mehr möglich das Formular selber zu verändern oder den Vorgang weiter zu verschicken.


>>> Was passiert beim Empfänger?

Wie bei 'Zur Info senden' erhalten die Empfänger auch bei 'Zur Bearbeitung senden' eine E-Mail mit den nötigen Informationen. Das zu bearbeitende Formular befindet sich im Formularmanagement nun unter der Rubrik Aufgaben. Durch Klicken auf das Formular kann dieses vom Empfänger eigenständig bearbeitet werden. Dies impliziert auch, dass bereits ausgefüllte Felder ggf. verändern werden können. Da der Empfänger nun am Workflow-Prozess beteiligt ist, hat dieser zudem die Berechtigung dazu, den Vorgang an zusätzliche Personen zur Bearbeitung weiterzugeben oder zur Info zukommen zu lassen.


>>> Die Entwicklung des Workflow-Prozesses

Alle Personen, welche mindestens einmal den Vorgang zur Bearbeitung zugeschickt bekommen haben, sind dem Workflow-Prozess für das auszufüllende Formular zugehörig.  (*Das bedeutet, dass mitwirkende Personen die gleichen Rechte über das Formular besitzen wie der Ersteller des Formulars selbst: Sie können das Formular bearbeiten, den Vorgang an zusätzliche Personen weitergeben oder sich über den aktuell gespeicherten Zustand, die vorgenommenen Veränderungen am Formular sowie dessen Verlauf im Workflow informieren.*) Unter dem fünften Punkt 'Wie werden Veränderungen am Formular nachverfolgt?' finden Sie hierzu weitere Hinweise.

a) Die Berechtigung zur Bearbeitung des Formulars weitergeben

Zeitgleich hat immer nur eine Person die Berechtigung das Formular zu bearbeiten. Diese Person ist dazu in der Lage jederzeit Ihre Berechtigung abzugeben, indem Sie den Vorgang zur Bearbeitung an eine andere Person verschickt. Dies kann eine Person sein, welche bereits im Workflow-Prozess mitwirkt oder eine zusätzliche Person, welche dann automatisch in diesen aufgenommen wird.

b) Die Berechtigung zur Bearbeitung des Formulars einfordern

Es kann durchaus vorkommen, dass die Person, welche den Vorgang zur Bearbeitung vor sich liegen hat, nicht erreichbar ist oder Sie sich entscheiden eigenständig Änderungen am Formular vornehmen zu wollen. In diesem Fall hat jede Person, welche am Workflow-Prozess beteiligt ist, das Recht, den Vorgang zurückzuziehen und so die Berechtigung der Bearbeitung einzufordern. Personen, welchen ein Vorgang entzogen wird, werden übrigens nicht aus dem Workflow entfernt, sondern können weiterhin am gesamten Prozess mitwirken.

Klicken Sie auf das entsprechende Formular und unter dem Workflow-Menü auf 'Vorgang zurückziehen'. Geben Sie abschließend noch einen kurzen Kommentar an. Dem ursprünglichen Empfänger wird die Berechtigung zur Bearbeitung des Formulars nun entzogen. Sollte die nicht erreichbare Person schon Änderungen am Formular vorgenommen haben (oder bereits weitere Personen das Formular editiert haben), werden diese Änderungen übernommen und Sie können das aktuell gespeicherte Formular bearbeiten. Auch ist das Verschicken des Vorgangs an zusätzliche Personen wieder möglich, sodass jede Person in der Lage ist, eigenständig den Workflow-Prozess fortzuführen.

 

 

- - - c) Den Vorgang zur Genehmigung senden

Einige Formulare erfordern von bestimmten Personen eine oder mehrere Unterschriften, welche im FMS auch digital gegeben werden können. Hierzu müssen Sie lediglich auf das Handsymbol in dem dafür vorgesehenen Signatur-Feld klicken und Ihr Name wird automatisch eingetragen.

Im Workflow des FMS ist es möglich, den Empfänger explizit darauf hinzuweisen, dass das Formular von diesem unterschrieben werden muss. So ist für Formulare, welche eine Unterschrift benötigen, neben den üblichen Workflow-Optionen die Auswahl den Vorgang 'Zur Genehmigung senden' verfügbar (sollten die Signatur-Felder bereits unterschrieben sein, verfällt diese Option).


Wie bereits beim Versenden von Vorgängen 'zur Bearbeitung' können Sie auch beim Versenden von Vorgängen 'zur Genehmigung' zeitgleich eine Kopie des Vorgangs verschicken und ein Fälligkeitsdatum angeben. Wenn mehrere Unterschriftenfelder auszufüllen sind, können sie darüber hinaus den Empfänger in Kenntnis setzen, wo dieser zu unterschreiben hat, indem Sie unter 'In der Rolle' das entsprechende Unterschriftenfeld auswählen.

Wenn mehrere Personen ihre Unterschrift abgeben müssen oder mehrere Personen die Berechtigung dafür haben, können Sie auch beliebig viele Personen bzw. Gruppen aufführen. Eine jeweilige Rollenzugehörigkeit für einzelne Personen ist dann jedoch nicht mehr möglich. Weitere Informationen bezüglich des Verschickens von Vorgängen an mehrere Personen, finden Sie unter dem vierten Punkt 'Wie werden mehrere Personen in den Workflow-Prozess aufgenommen?'.


Beachten Sie, dass zur Signatur von Unterschriftenfeldern generell jede Person berechtigt ist, welche am Workflow-Prozess mitwirkt. Das heißt, auch Personen, welche den Vorgang lediglich zur Bearbeitung vorliegen haben, können die Unterschriftenfelder ausfüllen. Überprüfen Sie deshalb, ob auch die zutreffenden Personen in den dafür vorgesehenen Feldern unterschrieben haben. Oftmals finden Sie die nötige Information, von wem das Formular signiert werden muss, in der Nähe der Unterschriftenfelder unter dem Stichpunkt 'Bearbeitungshinweise'. Zusätzliche allgemeine Informationen zu dem Thema der digitalen Unterschrift und ihrer Anwendung außerhalb des FMS finden Sie auch in der Dokumentation 'Digitale Signaturen'.


>>> Was passiert beim Sender?

Das verschickte Formular wird nun unter der Rubrik Erledigt mit dem Betreff 'Zur Genehmigung' aufgeführt. Mit Klicken auf das Formular, kann der Ersteller das abgeschickte Formular einsehen. Sollten Sie das Formular jedoch weiterbearbeiten oder den Prozess an eine andere Person verschicken wollen, muss der Vorgang zurückgezogen werden.


>>> Was passiert beim Empfänger?

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit der Information, dass das Formular unterschrieben werden muss. Das entsprechende Formular befindet sich im Formularmanagement nun unter der Rubrik Aufgaben. Der Empfänger kann das Formular selbstständig bearbeiten, bereits ausgefüllte Felder verändern und schlussendlich die nötige Signatur setzen. Der Empfänger ist im gleichen Maße am Workflow-Prozess beteiligt wie Empfänger, welchen Sie Formulare zur Bearbeitung gesendet haben. Das bedeutet, dass auch Genehmiger den Vorgang an zusätzliche Personen zur Bearbeitung weitergeben oder zur Info zukommen lassen können.


>>> Gültigkeit der Unterschrift

Schicken Sie (wenn möglich) Formulare erst zur Genehmigung, nachdem diese komplett ausgefüllt wurden. Sollte das Formular nach Setzen der Unterschrift verändert werden, bleibt die Unterschrift trotzdem erhalten und somit gültig. Der Genehmiger erhält keine E-Mail, dass Veränderungen vorgenommen wurden! Dieser kann allerdings durch Klicken auf das Formular den weiteren Verlauf einsehen. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter dem fünften Punkt 'Wie werden Veränderungen am Formular nachverfolgt?'.

Versuchen Sie möglichst direkt nach Setzen der Unterschrift, den Vorgang abzuschließen und vermeiden Sie einen zu langen Workflow-Prozess, welcher mit häufigen Veränderungen am Formular einhergeht. Es empfiehlt sich, dass Personen, welche das Formular unterschreiben, auch den ganzen Workflow-Prozess abschließen. Lesen Sie sich bitte hierzu auch den sechsten Punkt 'Wie werden ausgefüllte Formulare fertiggestellt?' durch und beachten Sie die dort aufgeführten Hinweise.

4.) Wie werden mehrere Personen in den Workflow-Prozess aufgenommen?

Um den Vorgang an verschiedene Personen zu senden und damit mehrere Personen dem Workflow-Prozess gleichzeitig hinzuzufügen, können Sie einerseits mehrere Einzelpersonen und andererseits Gruppennamen (wie zum Beispiel forms@desy.de) angeben. Das Aufführen mehrerer Personen ist für alle Aktionen, welche das Workflow-Menü bietet, möglich.

>>> Den Vorgang zur Info senden

Wenn ein Vorgang an mehrere Personen 'zur Info' geschickt wird, ist es allen Personen erlaubt das Formular und den weiteren Workflow-Prozess zu betrachten (aber nicht aktiv mitzuwirken). Das Formular erscheint für alle aufgeführten Einzelpersonen unter der Rubrik Zur Info. Mitglieder von Gruppen-Mails besitzen zusätzlich die Rubrik Gruppenaufgaben mit den jeweiligen Gruppennamen als Reiter, unter welchem Formulare zur Info aufgerufen werden können. Das Verschicken von Vorgängen zur Info an mehrere Personen ist sehr ähnlich zu dem Versenden an eine einzelne Person, was unter dem dritten Punkt 'Den Vorgang zur Info senden' bereits näher beschrieben wurde.


>>> Den Vorgang zur Bearbeitung oder zur Genehmigung senden

Beim Verschicken von Vorgängen 'zur Bearbeitung' oder 'zur Genehmigung' weicht die Entwicklung des Workflows zwischen Einzelpersonen und mehreren Personen etwas voneinander ab. Da nur jeweils eine Person zeitgleich den Vorgang bearbeiten bzw. signieren kann, erscheint nach Öffnen des Formulars für die entsprechenden Personen vorerst ein Auswahlfeld. Dieses informiert darüber, welche Personen die Berechtigung zur Bearbeitung des Vorgangs haben. Mit Klicken auf 'Bearbeitung übernehmen' kann der Vorgang von einer Person der Gruppe übernommen und von dieser das Formular angepasst werden.


Wenn Sie den Vorgang mehreren Einzelpersonen zugesendet haben, erscheint das Formular jeweils für diese Personen unter der Rubrik Aufgaben. Zugehörige Personen von Gruppen-Mails können das Formular unter der Rubrik des jeweiligen Gruppennamens aufrufen. Sobald eine Person das Formular zur Bearbeitung übernommen hat, wird der aktuelle Bearbeiter in der Informationsübersicht des entsprechenden Formulars aufgeführt.


Die Person, welche den Vorgang übernimmt, ist in der Lage das Formular zu bearbeiten oder den Vorgang im Workflow-Menü an weitere Personen zu versenden. Zusätzlich kann diese Person jederzeit die Rechte zur Bearbeitung an die gesamte Gruppe zurückgeben. Dann werden erneut alle Mitglieder der Gruppe in der Informationsübersicht als Bearbeiter aufgezählt.


Sollte bereits eine Person die Bearbeitung übernommen haben, ist es dennoch allen anderen möglich das aktuelle Formular und damit jegliche, gespeicherten Veränderungen einzusehen sowie die Berechtigung zur Bearbeitung am Formular einzufordern. So steht für alle beteiligten Personen die Option 'Bearbeitung übernehmen' weiterhin zur Verfügung. Wie beim 'Vorgang zurückziehen' für Einzelpersonen werden auf diese Wiese die Rechte zur Bearbeitung der anderen Person für diesen Moment entzogen und selber übernommen.


Beachten Sie, dass beim Verschicken von Vorgängen an mehrere Personen, alle Empfänger sämtliche Berechtigungen über das Formular erhalten und vollständig am Workflow-Prozess beteiligt sind. Das bedeutet, dass diese Personen das Formular bearbeiten, den Vorgang weiterschicken und innerhalb des FMS abspeichern und gegebenenfalls drucken können. Auch ist es allen Personen erlaubt den Vorgang zu beenden, was unter dem sechsten Punkt 'Wie werden Formulare fertiggestellt?' und dem siebten Punkt 'Wie kann der Workflow-Prozess abgebrochen werden?' genauer erläutert wird.

5.) Wie werden Veränderungen am Formular nachverfolgt?

Sobald ein Vorgang mindestens an eine Person verschickt wurde, befindet sich das Formular im Workflow. Das heißt, dass mindestens zwei Personen Informationen über das aktuell ausgefüllte Formular abrufen können. Dies geschieht unabhängig davon, ob der Vorgang zur Bearbeitung, zur Info oder zu Genehmigung gesendet wurde. In allen Fällen erscheint neben dem üblichen Workflow-Menü die sogenannte Historie. Mit Hilfe dieses Reiters können Sie den gesamten Verlauf und die Veränderungen des Formulars zu jeglichen Zeitpunkten einsehen.


Die Historie liefert Informationen über den Zeitpunkt des Verschickens, den oder die jeweiligen Empfänger sowie den Sender. Hierbei werden die neusten Veränderungen am Formular weiter oben angezeigt. Zudem werden die verfassten Kommentare aufgeführt.

In der Historie können Sie auf sämtliche Einträge klicken und so den vergangenen Speicherstatus des Formulars aufrufen. Wenn Sie das Formular zur Bearbeitung zugeschickt bekommen haben und nun Einträge verändern oder hinzufügen möchten, klicken Sie auf den aktuellen Bearbeitungsstand. Das Formular im aktuell gespeicherten Zustand wird dann geöffnet.


Wenn Sie am Workflow-Prozess beteiligt sind, aber das Formular aktuell nicht zur Bearbeitung vor sich liegen haben, können Sie dennoch über die Historie Veränderungen am Formular einsehen, indem Sie auf den aktuellen Bearbeitungsstand der anderen Person klicken. Sie können das Formular nicht bearbeiten, aber dennoch Änderungen sehen, falls bereits welche vorgenommen wurden. Wenn zusätzlich mehrere im Workflow mitwirkende Personen das Formular betrachten, erhalten Sie hierüber zudem eine Info.

6.) Wie werden ausgefüllte Formulare fertiggestellt?

Sobald ein Formular komplett ausgefüllt wurde, sollte der Vorgang abgeschlossen und der Workflow-Prozess damit beendet werden. Diese Option ist verfügbar, sobald der Vorgang an mindestens eine Person zur Bearbeitung oder Genehmigung verschickt wurde. Beachten Sie jedoch, dass abgeschlossene Formulare nicht mehr verändert werden können. Dies impliziert auch, dass keine Unterschriften mehr gesetzt werden können.


Alle am Workflow-Prozess mitwirkenden Personen haben zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit den Vorgang abzuschließen und das Formular fertigzustellen. Dies bedeutet, dass auch Vorgänge beendet werden können, bei welchen das Formular noch nicht vollständig ausgefüllt oder unterschrieben wurde. Da nach der Fertigstellung keine Veränderungen am Formular mehr vorgenommen werden können, empfiehlt es sich, dass beispielsweise nur der Ersteller des Formulars oder die Person, welche das Formular unterschreibt, dieses auch wirklich abschließt (dies könnte unter anderem durch die Kommentar-Sektion kommuniziert werden).

Um ein Formular fertigzustellen, öffnen Sie wie üblich das Workflow-Menü und klicken auf 'Vorgang abschließen'. Geben Sie auch noch einen Kommentar an. Dieser kann von allen mitwirkenden Personen eingesehen werden.


>>> Welche Veränderungen gehen mit dem Abschluss einher?

Sobald der Vorgang abgeschlossen wurde, erhalten sämtlich am Workflow beteiligte Personen eine E-Mail und werden über die Fertigstellung des Formulars informiert. Das Formular wird nun unter der Rubrik Erledigt angezeigt und weist ebenso den Status 'Erledigt' auf. Unter 'Aktion' wird die von der jeweiligen Person zuletzt ausgeführte Handlung im Workflow-Prozess angegeben.


Durch Klicken auf das fertiggestellte Formular wird dieses geöffnet und kann eingesehen werden. Auch ist die Historie des Formulars mit allen Kommentaren verfügbar, sodass weiterhin der gesamte Verlauf betrachtet werden kann. Alle Personen haben darüber hinaus die Möglichkeit das fertige Formular durch Klicken auf den letzten Eintrag der Historie und mit Hilfe des FMS-Menüs zu speichern und gegebenenfalls zu drucken. Die Speicherung und das Drucken von Formularen wird in der Kurzanleitung beschrieben. Weitere Veränderungen am Formular vorzunehmen oder dieses an andere Personen zu verschicken ist nach Abschluss eines Formulars jedoch nicht mehr möglich.

7.) Wie kann der Workflow-Prozess abgebrochen werden?

Im Laufe des Workflow-Prozesses kann es passieren, dass Formulare nicht mehr gebraucht werden oder dass auf den Workflow-Prozess verzichtet werden möchte. In solchen Fällen ist es möglich, den gesamten Vorgang abzulehnen und das Formular somit aus dem Workflow zu entfernen. Beachten Sie jedoch, dass genau wie bei abgeschlossenen Vorgängen, Formulare durch den Abbruch des Workflows nicht mehr bearbeitet und verändert werden können. Dies ist nicht nur für die Person der Fall, welche den Vorgang ablehnt, sondern für sämtlich beteiligte Personen.


Genau wie einen 'Vorgang abzuschließen', haben auch alle am Workflow-Prozess mitwirkende Personen das Recht, den Vorgang abzulehnen. Eine solche Ablehnung bewirkt, dass das Formular von keiner mitwirkenden Person weiterbearbeitet oder erneut in einen Workflow aufgenommen werden kann. Um den Workflow-Prozess abzubrechen, öffnen Sie wie üblich das Workflow-Menü und klicken auf 'Vorgang ablehnen'. Auch hier können Sie zusätzlich noch einen Kommentar angeben, welcher von allen mitwirkenden Personen eingesehen werden kann. 


>>> Welche Veränderungen gehen mit der Ablehnung einher?

Vorgänge, welche abgelehnt wurden, werden für alle am Workflow-beteiligte Personen unter der Rubrik Erledigt mit dem Status 'Abgelehnt' aufgeführt. Unter der Spalte 'Aktion' kann von der jeweiligen Person eingesehen werden, was die letzte Handlung an diesem Prozess war, um den Vorgang einzuordnen. Zusätzlich erhalten alle Personen eine E-Mail, mit welcher über die Ablehnung des Vorgangs informiert wird.


Abgelehnte Vorgänge können weiterhin vollständig mit Klicken auf das entsprechende Formular eingesehen werden. So sind die gesamte Historie und das Formular im zuletzt gespeicherten Zustand einsehbar. Weitere Änderungen am Formular vorzunehmen, ist jedoch von keiner der mitwirkenden Personen mehr möglich. Auch kann das Formular nicht erneut in einen (neuen) Workflow-Prozess gesetzt werden.