Zimbra

Diese Dokumentation befindet sich zurzeit im Aufbau (19.04.2021, UCO)

Hier finden Sie eine Übersicht über die Kalenderfunktion des Zimbra Services. 

Sie können Ihre Kalender über folgende Wege abrufen und synchronisieren:

Basics

Starttag für Woche bestimmen

Wenn die Kalenderwoche in Zimbra z.B. mit einem Sonntag anfängt und die Arbeitswoche mit Montag starten soll, so kann dies in den Kalendereinstellungen geändert werden:
Einstellungen → Kalender → Allgemeines → Wochenstart

Verstecken/Löschen

Bereits akzeptierte Kalender werden von dem Zimbra Mailingsystem immer versteckt.

Sie können sich bei dem Zimbra Webclient hier anmelden: https://mail.desy.de.
In dem Reiter Kalender können einzelne Kalender ausgeblendet oder mit einem Rechtsklick auch gelöscht werden.

Status (Frei/Beschäftigt)

Die Sichtbarkeit von der Frei/Belegt Anzeige kann in den Einstellungen angepasst werden.

Gehen Sie hierfür zu: Einstellungen → Kalender → Berechtigungen → Frei/Belegt

Die Standardeinstellung ist: "Alle Nutzer dürfen meine Frei/Belegt-Informationen sehen."
Sie können diese Einstellung jederzeit ändern.

Außerdem können Sie "Einladungen" benutzen, um zu bestimmen wer auf Ihre Termine zugreifen kann.

Synchronisierung

Die Synchronisierung des Zimbra Kalenders mit externen Kalenderanbietern (z.B. Google Kalender) ist nicht möglich.

Fortgeschritten

Freigegebene Kalender hinzufügen/suchen und löschen

Freigegebene Kalender werden wie folgt gesucht und eingebunden:

  1. Auf Rädchen rechts neben Kalender bzw. Calendars klicken

2. Auf Freigaben suchen bzw. Find shares klicken

3. Kalender ins obere Suchfeld eingeben

Eingebundene Kalender werden wie folgt gelöscht:

Rechtsklick auf den betreffenden Kalender und dann delete

Bekannte Probleme

Fehlermeldung: "... konnte nicht aktualisiert werden"

Hierbei handelt es sich um einen Fehler für den es folgenden Workaround gibt:
Klicken Sie einfach eine Woche vor und dann wieder zurück.
Der Kalender wird sich dann aktualisieren und die Free/Busy-Informationen anzeigen.

Anzeige bleibt dennoch leer?
Dann sollten die Berechtigungen für die Free/Busy Informationen geprüft und ggf. abändert werden:

  1. Loggen Sie sich unter https://mail.desy.de mit Ihren DESY-Daten ein.
  2. Gehen Sie auf den Reiter "Einstellungen".
  3. Gehen Sie in der Navigationsbar links auf den Punkt "Kalender".
  4. Scrollen Sie dann herunter, bis Sie zum Block "Berechtigungen" kommen.
  5. Hier können Sie soetwas wie "Jeder darf meine Free/Busy"-Informationen  einsehen" auswählen, bis hin zu "Niemand darf meine Free/Busy Informationen einsehen". Es ist auch möglich einen bestimmten Personenkreis zu definieren,  der diese Informationen einsehen darf.
Entries don't show up or disappear

Wenn Sie einen Kalendereintrag erstellen, wird dieser standardmäßig im persönlichen Kalender "Kalender" erstellt.
Wenn der Eintrag in einem anderen Kalender erstellt werden soll, können Sie diesen beim erstellen auswählen (siehe Screenshot)


Bitte überprüfen Sie auch, ob der Termin vielleicht im falschen Kalender oder in einem versteckten Kalender erstellt wurde.

 

The phenomenon was observed that registered appointments simply disappear after 1-2 minutes.
In a similar case, the problem could be resolved as follows:

  • Zimbra's network traffic was scanned with the Firefox developer tool. It was found that a created calendar entry always disappeared after a "BatchRequest", but not with a "CancelAppointmentRequest", as it is otherwise sent by triggering the user. The trash folder was full but the calendar entries that had disappeared were not displayed.
  • First of all, the delegation for iCal CalDAV was deactivated, because it is assumed that there is interference here: Preferences -> Calender -> Apple iCal -> Enable delegation for Apple iCal CalDAV client
  • After clicking "Save" a message similar to the one on the attached screenshot appeared, which was answered with "Yes".
  • Then, Zimbra started to reload the missing data. They were in the trash folder. Zimbra did not report that the data was successfully or completely loaded.
  • Der Trash bin has been emptied manually.
  • Finally, new calendar entries were created and remained visible.
Embedded Calendars cannot be viewed

If embedded calendars can no longer be viewed or edited despite having the reading or writing rights, it is recommended to remove these calendars and re-integrate them again.

Please find the documentation how to proceed in this case:

General Information (click)

Outlook (click)

F.A.Q.

User Authorization

Group calendars are based on functional accounts for which the calendars and, if necessary, the e-mail function must be enabled by the mailmasters.
The responsible group administrators will authorize the group members for the respective group calendar.
The release is to be done as follows: Right click on the desired calendar → Edit Properties
→ Entry of the e-mail addresses → Control of the role: "View" is entered by default → OK.

 
 

 

Integration into Outlook

If calendars, existing in Zimbra, are not or no longer available in Outlook, please proceed as follows:

  1. Open Outlook.
  2. Select the "Zimbra" tab in the menu bar.
  3. Select "Share Status".
  4. Activate the desired calendars by ticking the control box and confirm with OK 
  5. Close Outlook and wait for synchronization after restarting.
External Usage

There is a possibility to set up a Zimbra group calendar, which can be read by external employees without a DESY account.

For this purpose, the web office would have to set up an extra website for such purposes.
Example: https://www.desy.de/room/occupancy/@@siteview


Access:
Access with DESY account is possible.
Access with DESY-IP is possible if the website on which this calendar was integrated is only accessible with DESY-IP.
Access for external parties is possible by setting up a functional account with reading access and sharing the corresponding account data. 

Visibility:
Visibility exists for everyone.

Group Calendars

Group calendars are made available for functional accounts.
Since functional accounts do not have e-mail and calendar functionality by default, these must first be made available by the mail masters.