Zoom

Was ist Zoom?

Zoom ist ein Konferenzwerkzeug mit Funktion für Videogespräche, Bildschirm-Übertragungen und vieles mehr, DESY hat für dieses Werkzeug eine begrenzte Anzahl an Lizenzen erworben.

Es gibt zwei verschiedene Accounttypen: Die kostenfreien Basisaccounts und die kostenpflichtigen lizenzierten Accounts. Diese unterscheiden sich lediglich darin, dass die Basisaccounts bei Meetings mit mehr als zwei Personen auf ein Zeitlimit von 40 Minuten beschränkt sind (zwei-Personen Meetings sind ohne Limit durchführbar). Nach 40 Minuten wird das Meeting beendet, es kann allerdings sofort wieder ein neues Meeting begonnen werden. Bei lizenzierten Accounts enfällt dieses Zeitlimit. Unabhängig vom Accounttyp können bis zu 300 Personen an einem Meeting teilnehmen.

Wie erhalte ich Zugang zu Zoom?

Derzeit gibt es keinen automatischen Zugang zu Zoom, der mit dem DESY Account genutzt werden kann.
Um ein kostenloses DESY basis ZOOM Konto zu registrieren gehen Sie bitte zu https://desy.zoom.us und wählen "Register". Sie müssen bei der Registrierung zwingend ihre DESY E-Mail Adresse (....@desy.de) verwenden, nur dann werden Sie automatisch in das DESY ZOOM Geschäftskonto aufgenommen.
Bitte beachten Sie: Ihr ZOOM Passwort darf nicht dasselbe sein wie ihr DESY Passwort!

Lizenzierte Accounts bzw. Upgrades von basis auf lizensiert müssen im DESY Asset Manager (AMS) bestellt werden. Sollten Sie selber keinen AMS Account haben, so wenden Sie sich bitte an ihre/n zuständige/n IT-Administrator/in.
Hinweis: Die Zoom Lizenz ist auf der AMS Plattform unter "Sonderbeschaffungen" gelistet.

Aufzeichnung von Zoom-Meetings

Standardmäßig ist die Aufzeichnungsfunktion für Ihr persönliches ZOOM Konto deaktiviert. Sollten sie aus wichtigen Gründen diese Funktion benötigen, so müssen sie sich mit den besonderen Datenschutzrichtlinen zur Videoaufzeichnung vertraut machen. Um dies sicherzustellen und dokumentieren zu können haben wir ein Formular erstellt. Das Formular zur Registrierung von Videoufzeichnungen finden hier im Formular-Management-System.

Nach erfolgter Formularversendung werden wir ihren Zoom Account nach kurzer Bearbeitungszeit für Aufzeichnungen freischalten.

Eine Vorlage zur Einverständniserklärung der aufgezeichneten Personen finden sie hier. Diese ist bei Veröffentlichung zwingend nötig. Die ausgefüllte und unterschriebene Einverständniserklärung senden Sie bitte per E-Mail an meeting.service@desy.de.

 

Welche datenschutzrechtlichen Aspekte muss ich berücksichtigen?

Grundsätzlich steht es allen Benutzer*innen frei, einen Benutzer-Account bei Zoom anzulegen. Hierbei handelt es sich zunächst um einen kostenlosen Basisaccount. Um den datenschutzrechtlichen Anforderungen von DESY zu genügen, wird ihr kostenloser Basis-ZOOM-Account mit dem Zoom-Kundenkonto von DESY gekoppelt.

Bitte beachten Sie bei der Nutzung von Videokonferenzdiensten die gültige Betriebsvereinbarung für Telekommunikationsdienste und die weiteren Hinweise zum Datenschutz von der Stabstelle D4.

Wo finde ich weitere Informationen?

Alle Funktionen werden Ihnen auch auf der Zoom Webseite in kurzen Videos erklärt, diese sind jedoch nur auf Englisch verfügbar. Die Tutorials finden Sie über folgenden Link: Zoom Video Tutorials

Inhalt
 

Wie installiere ich Zoom? 💿

Für die Installation müssen Sie zuerst einen Zugang zu Zoom beantragen, den Sie per Mail zugeschickt bekommen werden.
In der E-Mail die Sie bekommen ist ein Link, bitte folgenden Sie diesem und erstellen einen Zoom Account. Danach sollte automatisch der Download des Installers gestartet werden. Alternativ beziehen Sie den Client über folgende Webseite:

https://zoom.us/download

Ab dem 16.08.2020 ist für die Nutzung von ZOOM mindestens die Client Version 5.1.1 erforderlich. Bitte halten Sie auch darüber hinaus Ihren Client aus Sicherheitsgründen aktuell.

❗ Bitte installieren Sie Zoom und auch andere Software niemals über Drittanbieter wie chip.de, sondern beziehen Software immer direkt beim Hersteller oder aus DESY-eigenen Quellen!

Erster Start

Bei dem ersten Start von Zoom müssen Sie sich gegebenenfalls einloggen, danach sollten Sie sich bereits in einem persönlichen Meeting befinden. Dieses können Sie mit der Schaltfläche "Meeting beenden" unten rechts beenden.

Was kann ich nach dem Start tun? 💡

Auf dem Startbildschirm gibt es mehrere Optionen. Die relevantesten sind "Neues Meeting" und "Meeting beitreten".

Startbildschirm

Ein neues Meeting erstellen

Beim erstellen eines neuen Meetings wird nach Audio-Optionen gefragt. Um mit Lautsprecher/Kopfhörer und Mikrofon am Meeting teilzunehmen, können Sie beim ersten Start auf "Lautsprecher und Mikrofon testen" klicken, um diese zu testen.

Falls Mikrofon oder Lautsprecher nicht funktionieren, dann ist wahrscheinlich das falsche Gerät ausgewählt, dies kann jeweils beim Testen eingestellt werden.

Audio-Optionen beim Erstellen eines neuen Meetings

Einem Meeting beitreten

Über den "Join"-Button können Nutzer*innen einem Meeting beitreten, hierzu wird die Meeting-ID benötigt. Gegebenenfalls ist danach noch die Eingabe des Passworts erforderlich.

Einem Meeting beitreten

Wie führe ich ein Meeting durch? 📞

Während eines Meetings sind alle grundlegenden Funktionen in der unteren Leiste verfügbar.

Laden Sie Teilnehmer*innen ein

Hiermit können weitere Personen in ein Meeting eingeladen werden. Diese Einladungen können per Email verschickt oder der Einladungslink direkt kopiert werden. Im gleichen Fenster wird unten rechts eventuell auch ein Passwort angezeigt. Dieses wird von anderen Teilnehmern benötigt, um Konferenzen beizutreten.

Optionen zum Einladen

Verwalten Sie Teilnehmer*innen

Unter "Teilnehmer verwalten" können alle derzeitigen Teilnehmer*innen verwaltet werden. Der derzeitige Organisator (Host) kann andere Teilnehmer*innen zum neuen Organisator ernennen, sodass dieser nun das Meeting verwalten kann.

Falls eine Person das aktuelle Meeting aufnehmen möchte, muss der derzeitige Host diese Funktion für die Teilnehmer*innen freischalten. Bitte beachten Sie, dass eine Aufnahme aus Datenschutzgründen nur zulässig ist, wenn alle Teilnehmer*innen dieser zustimmen. Hier können auch grundlegende Funktionen wie Teilnehmer*innen auszuschließen oder umzubenennen ausgeführt werden.

Teilen Sie einen Bildschirm

Über den "Bildschirm Teilen" Knopf kann der eigene Bildschirm geteilt werden. Hier können entweder einzelne Fenster (z.B. für Präsentationen) oder der ganze Bildschirme geteilt werden. Zusätzlich gibt es hier auch ein Whiteboard, welches für schnelle Skizzen oder Ähnliches benutzt werden kann.

Bildschirm teilen

Der Host des Meetings kann zusätzlich einstellen, ob immer nur eine Bildschirmübertragung zur Zeit oder mehrere gleichzeitig stattfinden können.

Wie kann man sich melden ohne zu stören? ✋

Wenn Sie in einem Meeting sich zu Wort melden wollen und entweder alle Teilnehmer stummgeschaltet sind oder Sie nicht stören wollen, dann kann einfach die Hand gehoben werden.

Wie plane ich ein Meeting? 🕜

Zoom bietet die Möglichkeit, Meetings zu planen. Nach einem Klick auf "Meeting planen" erscheinen einige Optionen zur Zeitplanung. Die wichtigsten Optionen beinhalten Zeitplanung oder die Möglichkeit, ein sich wiederholendes Meeting zu erstellen.

Planungsoptionen

Die erweiterten Optionen bieten die Möglichkeit, dass Nutzer*innen vor dem eigentlichen Host dem Meeting beitreten und bereits beginnen können.

Geplante Meetings können jederzeit im Reiter "Meetings" gelöscht und somit ausgesetzt werden.

Erweiterte Planungsoptionen

Wie chatte ich mit Personen? 💬

Der Zoom-Client hat auch eine Chatfunktion, mit der sowohl Einzel- als auch Gruppenchats möglich sind.

Allgemeiner Chatbildschirm

Um einen neuen Chat zu beginnen, können Sie über das "+"-Symbol neben "Recent" einen neuen Chat erstellen.

Einen neuen Chatraum erstellen

Um Teilnehmer*innen diesem neuen Chat hinzuzufügen müssen Sie in der Leiste oben nach den gewünschten Teilnehmer*innen suchen und einzeln hinzufügen.

In einem Chat können alle Teilnehmer*innen über einen Klick auf das "i"-Symbol oben rechts in der Ecke angesehen und verwaltet werden. Hier können auch alle bisher gesendeten Dateien und Bilder leichter wiedergefunden werden.

Wie organisiere ich Kontakte? 📌

In dem Reiter "Kontakte" sind alle Mitarbeiter*innen von DESY aufgeführt und können direkt angeschrieben oder in ein Meeting eingeladen werden.

Mit einem Klick auf den Namen der Person kann man diese zu den Favoriten für ein schnelleres Wiederfinden hinzufügen oder auch einen Sofortchat oder ein schnelles Meeting starten.

Kontakte organisieren

Systemvoraussetzungen

Die aktuellen Systemvoraussetzungen für Zoom finden Sie hier: Zoom Systemvoraussetzungen

Bitte beachten Sie jedoch, das vielleicht nicht alle Funktionen verfügbar sind, wenn Sie die Browserversion in einem aktuellen Browser benutzen.

Wie erstelle ich ein sicheres Zoom Meeting?

Hier einige Vorschläge um ein sicheres Zoom Meeting zu Erstellen bzw. Durchzuführen und sogenanntes "Zoombombing" zu vermeiden:

Im Profil einzustellen:

  • Annotation Tools deaktivieren
  • Chat deaktivieren

 

Beim Erstellen eines Meetings zu konfigurieren:

  • Evtl. Warteraum aktivieren (auch wenn man dann trotzdem alle Personen ins Meeting lässt, ist das eine erste Hürde für Störer*innen, weil sie im besten Fall aufgeben)
  • Teilnehmer*innen dürfen nicht vor dem Moderator / der Moderatorin das Meeting betreten

 

Erst während des Meetings einzustellen:

  • Alle Teilnehmenden bei Betreten stummschalten
  • Den Teilnehmenden nicht gestatten, ihre Stummschaltung selbst aufzuheben
  • Nur Hosts und Co-Hosts dürfen Folien teilen, Redner*in dafür zum Co-Host machen
  • Meeting einige Minuten nach Beginn sperren

 

Eine ausführliche Dokumentation zu diesem Thema finden Sie auch hier (nur in englischer Sprache verfügbar): Securing your Zoom Meetings