FAQ

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Empfehlenswerte erste Schritte in Mattermost

Die folgenden ersten Schritte sind in Mattermost empfohlen:

  • Anpassen der Benachrichtigungseinstellungen (E-Mail oder Push-Notifications)
  • Beitritt zu den gewünschten Teams
Wie ändere ich die Sprache?

Bitte melden Sie sich mit Ihrem DESY-Accountnamen und DESY-Passwort auf der Seite https://chat.desy.de an.

Klicken Sie nun in der linken oberen Ecke auf die 3 Streifen rechts von Ihrem Accountnamen. (Abbildung 1)

Abbildung 1

 

Klicken Sie nun auf "Kontoeinstellungen". (Abbildung 2)

Abbildung 2

 

Klicken Sie nun auf "Anzeige". (Abbildung 3)

Abbildung 3

 

Klicken Sie nun im Feld "Sprache" auf "bearbeiten". (Abbildung 4)

Abbildung 4

 

Wählen Sie im Drop-Down-Menü "Sprache ändern" die gewünschte Sprache und speichern Sie ihre Eingaben mit einem Klick auf den Button "Speichern". (Abbildung 5) Sie haben jetzt Ihre gewünschte Sprache erfolgreich eingestellt.

Abbildung 5

Wo sind die Benachrichtigungseinstellungen?

Die Benachrichtigungseinstellungen finden sich unter Accountsettings (Abbildung 1).

Abbildung 1

In den "Account Settings" muss anschließend der Tab "Notifications" ausgewählt werden. Dort finden sich Einstellungen unter anderem zu E-Mail- und Pushnotifications. (Abbildung 2).

Abbildung 2

Wann Team, wann Channel?

Bevor ein Team über das UCO beantragt wird, sollte überlegt werden ob ggf. ein oder mehrere Channel ausreichend sind. Ein Team macht grundsätzlich dann Sinn, wenn sich eine größere Gruppe von Personen untereinander austauschen möchte und gleichzeitig innerhalb dieser Gruppere mehrere Teilgruppen aktiv sind. Die Teilgruppen ließen sich dann innerhalb eines Teams als Channel abbilden.

Für die Beantragung eines Teams, bitten wir darum in der Anfrage ans UCO die Größe des Teams mitzuteilen, sowie eine kurze Begründung für die Notwendigkeit.

Wie trete ich einem Team bei?

Der Status des Teams  - "öffentlich" oder "privat" - bestimmt die Vorgehensweise bzw. die Möglichkeiten einem Team beizutreten.

Einem öffentlichem Team beitreten

Bitte melden Sie sich mit Ihrem DESY-Accountnamen und DESY-Passwort auf der Seite https://chat.desy.de an.

Klicken Sie nun in der linken oberen Ecke auf die 3 Streifen rechts von Ihrem Accountnamen. (Abbildung 1)

Abbildung 1

Klicken Sie nun auf "Einem anderem Team beitreten". (Abbildung 2) Hinweis: Diese Möglichkeit wird Ihnen nur angezeigt, wenn es auch öffentliche Teams gibt denen Sie beitreten könnten.

Abbildung 2

Sie bekommen nun eine Auswahl der öffentlichen Teams angezeigt, denen Sie beitreten können. Klicken Sie auf das Team, dem Sie beitreten möchten. (Abbildung 3)

Abbildung 3

Einem privatem Team beitreten

Um einem privatem Team beizutreten, gibt es die folgenden Möglichkeiten:

  • Sie werden durch den Team-Administrator hinzugefügt
  • Sie haben einen Einladungslink erhalten. Über den Link können Sie dem entsprechendem Team beitreten.

 

Wie lege ich einen Channel an und was sollte ich beachten?

Um einen Channel innerhalb eines Teams anzulegen, muss auf das kleine "+" neben Public oder Private Channels geklickt werden. (Abbildung 1).

Einem "Public" Channel kann jeder, der Teil des Teams ist beitreten ohne eine Einladung zu benötigen. Einem "Private" Channel hingegen können nur Mitglieder des Teams beitreten, die dazu eingeladen werden.

Abbildung 1

Nachdem der Channel angelegt ist, sollten noch 1-2 zusätzliche Personen als "Channel-Administrator" eingetragen werden. Ansonsten ist es bei einem versehentlichen Austritt des Admins aus dem Channel nicht mehr möglich andere Personen hinzuzufügen.

Über den Channel wird die Option "Manage Members" aufgerufen und dann beim gewünschten Mitglied auf "Make Channel Admin" ausgewählt. (Abbildung 2).

 

Abbildung 2

Ich finde nicht alle Kollegen

Wenn beim Erstellen eines Channels nicht alle gewünschten Kollegen hinzugefügt werden können, kann dies mehrere Ursachen haben:

  • Die gesuchte Person hat sich noch nicht im System angemeldet.
  • Die gesuchte Person ist nicht Teil des übergeordneten Teams.

 

Was ist mit externen Partnern?

Derzeit ist es nicht möglich, sich ohne einen DESY Account am System anzumelden.

Der Dienst richtet sich aufgrund der begrenzten Lizenzanzahl in der gegenwärtigen Ausbaustufe primär an DESYaner*innen.

Wir planen einen Workshop / eine Konferenz - Können wir Mattermost dafür benutzen?

Wir können Mattermost für Workshops als "Instant Messaging Service" wie folgt bereitstellen:

  • Als Grundlage dient eine eigene Mattermost-Instanz mit den Features der "Mattermost Community Edition"
  • Die Mindestanzahl der Workshop-Teilnehmer liegt bei 50 Personen
  • Es wird ein Team für den jeweiligen Workshop erzeugt
  • Die Organisatoren des Workshops benennen uns einen oder mehrere Team-Admins, die die Nutzer*innen-Verwaltung erledigen
  • Das Team und jegliche damit verbundene Daten, User-Accounts und Messaging-Inhalte werden 2 Wochen nach Abschluss des Workshops automatisch und ohne Rückfrage gelöscht


Anmerkungen / Randbedingungen

  • Die o.a. Mattermost-Instanz wird auf "Best Effort"-Basis 24 h x 7 betrieben

Im Falle eines Ausfalls:

  • Wiederherstellung auf "Best Effort"-Basis, ohne garantierte Reaktions- / Wiederherstellzeit
  • Wiederherstellung der Daten aus dem naechtlichen Backup / Snapshot, d.h. ggf. Datenverlust der danach geänderten Daten
Gibt es Einschränkungen im Chat?

Ja - Attachments dürfen derzeit (8.4.2020) nicht größer als 15 MB sein.

Die maximale Zeichenzahl pro Nachricht beträgt 16383.

Was bedeutet Channel archivieren?

Channels, die man selbst angelegt hat oder bei denen einem die administrativen Rechte übertragen wurden, können archiviert werden. Hierfür muss die Option "Channel archivieren" gewählt werden. Dadurch wird der Channel für alle Teilnehmer entfernt. Es ist nicht möglich, einen Channel mit dem selben Namen neu anzulegen.

 

Kann ich einen Channel löschen?

Derzeit ist es nicht möglich, selbstständig einen Channel endgültig zu löschen. Der Channel kann von Channeladministratoren lediglich "archiviert" werden. (Siehe "Was bedeutet Channel archivieren?")

Um einen Channel dennoch zu löschen, kontaktieren Sie bitte das UCO und teilen uns den Namen sowie das Team mit, in dem dieser Channel liegt.