Was ist Indico?

Indico ist ein Web-basiertes Werkzeug, das für die Organisation, Verwaltung und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen, Workshops, Meetings und anderen Veranstaltungen entwickelt wurde. Der Name steht für "Integrated Digital Conference" und wird vor allem in der akademischen und Forschungsgemeinschaft genutzt. Die Entwicklung vin Indico findet am CERN statt.

Das DESY-Indico erreichen Sie via https://indico.desy.de.

Hauptfunktionen von Indico

Di efolgende Liste stellt einen kurzen Überblick über die Kernfunktionen von Indico dar.

Veranstaltungsmanagement

• Erstellung und Verwaltung von Konferenzen, Seminaren, Vorträgen etc.
• Anmeldung von Teilnehmern (Registrierung, Zahlungsabwicklung).
• Zeitplanung (Programm, Sessions, Räume).
   

Dokumenten- und Materialverwaltung

• Hochladen und Verwalten von Abstracts, Papers, Präsentationen und Postern.
• Automatisierte Erstellung von Proceedings (Tagungsbänden)
   

Zugangskontrolle & Sicherheit

• Rollenbasierte Berechtigungen (Organisatoren, Sprecher, Teilnehmer).
• Passwortschutz und verschlüsselte Kommunikation.
   

Zugang zu Indico

Das DESY Indico (https://indico.desy.de) steht allen Gruppen am DESY zur Organisation von dienstlich begründeten Veranstaltungen zur Verfügung. Auch nicht originär von DESY initiierte Veranstaltungen können dann über Indico angeboten werden, wenn dies im Interesse DESYs ist. In diesem Fall sollte es einen benannten Ansprechpartner bei DESY als Kontakt geben und es sollte Rücksprache mit der Gruppe IT über das UCO gehalten werden.

Die Anmeldung an Indico für nicht-DESYaner erfolgt mit der sog. Helmholtz AAI. Informationen hierzu finden Sie auf folgender Webseite:

https://indico.desy.de/news/6-using-helmholtz-id-as-login-method

Dokumentation

Dokumentation zur allgemeinen Nutzung von Indico finde Sie auf folgender externen Webseite:

https://learn.getindico.io/

Dokumentation zu bestimmten Anwendungsfällen bei DESY finden Sie auf folgender Webseite:

https://xwiki.desy.de/xwiki/bin/view/IT/UCOKB/UCO%20Self-Service-Portal/Indico/

ePayment in Indico

Es gibt in Indico die Möglichkeit Registranten einer Veranstaltung die anfallenden Konferenzgebühren zahlen zu lassen. Soll die Bezahlmöglichkeit genutzt werden, sind ein paar Punkte im Vorfeld mit der Finanzabteilung zu klären (V3 Rahmenbedingungen). Weitere Informationen zu dem Themenkomplex erhalten Sie auf folgender Webseite:

https://indico.desy.de/news/4-aktivierung-des-paypal-plugins-enable-paypal-plugin

Kategorien auf Indico

Die einzelnen Kategorien und Unterkategorien auf Indico werden von den jeweiligen Kategorie-Administratoren gepflegt und verwaltet.

Schulung

Es wird eine Schulung für den Umgang mit der Web-Oberfläche von Indico angeboten. Schwerpunkt dieser zweistündigen Veranstaltung ist es, grundlegende Kenntnisse über das Erstellen und Organisieren der eigenen Konferenz zu vermitteln. Bei Interesse schicken Sie bitte eine E-Mail an it-training@desy.de.
Inhalt der Schulung:

• Einführung in die Indico - Weboberfläche
• Einrichten einer Testkonferenz
• Tipps zur Administration der eigenen Konferenz auf Indico (Teilnehmerlisten, Vorträge)
   

Zentraler Support-Level

Der zentrale Support für Indico beinhaltet die Bereitstellung des Indico-Systems an sich, das Einspielen neuer Indico-Versionen, die Durchführung von Schulungen (siehe oben), die Hilfe bei Detailfragen zu Indico und die vorbereitende Beratung im Vorfeld einer Veranstaltung; die Übernahme des konkreten Designs einer kompletten Veranstaltung ist nicht möglich.

Support

Bei Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an indico@desy.de.