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Erste Schritte mit der DESY Sync & Share Weboberfläche
Im Folgenden wird die grundsätzliche Nutzung von DESY Sync & Share über den Webbrowser erläutert.
Anmeldung
Wenn Sie Zugriff auf den DESY Sync & Share-Dienst (vom UCO oder Ihren Namespace-Administrator:innen) erhalten haben, können Sie sich u.a. über https://syncandshare.desy.de anmelden. Alle anderen Aliasse wie sas.desy.de leiten auf https://syncandshare.desy.de um. Namespace-Administrator:innen müssen über das UCO eine Freischaltung beantragen, wenn sie den Zugriff (per DESY Registry Ressource) für Benutzerkonten ihrer Gruppe selbst hinzufügen möchten.
Zur Anmeldung werden Sie zunöchst auf keycloak.desy.de umgeleitet. Dort können Sie sich dann mit Ihrem DESY Accountnamen und dem dazugehörigen DESY Passwort einloggen (Abbildung 1). Nach der Eingabe Ihres Passwortes werden Sie nach einem Einmalpasswort gefragt. Geben Sie bitte das aktuelle 6-stellige Einmalpasswort Ihres Tokens ein und bestätigen Sie die Anmeldung anschließend mit einem Klick auf "Anmelden".
Überblick
Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Hauptseite des DESY Sync & Share Dienstes. Hier können Sie neue Ordner anlegen, Dateien hoch-/herunterladen sowie Dateien teilen. Das folgende Bild (Abbildung 2) sowie die dazugehörige Legende unterhalb des Bildes sollen erst einmal einen groben Überblick über die Startseite der Weboberfläche und deren Funktionen geben.
Abbildung 1 - Anmeldedialog
Abbildung 2
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1. Dateien: Hier werden alle In der Cloud vorhandenen Ordner und Dateien angezeigt. 2. Fotos: Hier werden alle auf der Cloud vorhandenen Foto-Dateien angezeigt (Vorschaumodus). 3. Aktivität: Hier werden alle Aktivitäten der auf der Cloud befindlichen Ordner und Dateien angezeigt. 4. Search: Über diesen Button können Sie Ordner/ Dateien direkt suchen. 5. Deck: Hier können auf sogenannten Boards Aufgaben erstellt und zum Beispiel anderen Nutzer:innen zugewiesen werden. 6. Ankündigungen: Hier werden aktuelle Ankündigungen angezeigt. 7. Umfragen: Hier können Sie zum Beispiel Datums- oder Textumfragen erstellen. 8. Neu: Hier können Sie Dateien hochladen sowie neue Ordner oder neue Dateien in verschiedenen Dateiformaten erstellen. 9. Suche: Hier können Sie unter anderem nach Apps, Dateien und Schlagworten suchen. |
10. Benachrichtigungen: Benachrichtigung für Federal Shares und ähnlichem werden hier angezeigt. 11. Kontakte: Hier werden alle dem Account bekannten Kontakte angezeigt. 12. Logout / Einstellungen: Über diesesn Button gelangen Sie zu den Einstellungen sowie zum Abmelden Button. 13. Ansicht: Mit diesem Symbol können Sie zwischen Raster- und Listenansicht wechseln. 14. Teilen: Über diesen Button können Sie die Daten in der Cloud mit anderen Personen teilen. 15. 3 Punkte: Über diese Schaltfläche können Sie eine Datei / einen Ordner zum Beispiel umbenennen, verschieben oder kopieren sowie herunterladen. 16. Gelöschte Dateien: Hier wird die aktuelle Größe des Papierkorbs angezeigt. 17. Dateien-Einstellungen: Hier gelangen Sie zu allgemeinen Einstellungen zu zum Beispiel versteckten Dateien und Bildvorschauen.
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Ordner erstellen
Klicken Sie auf das Plus-Symbol und "Ordner", um einen Ordner in Ihrem DESY Sync & Share hinzuzufügen. Sie müssen dabei einen Namen eintippen und mit der "Enter-Taste" bestätigen.
Datei/ Ordner umbenennen
Möchten Sie Dateien oder Ordner umbennen, müssen Sie auf den Button mit den 3 Punkten klicken und dann auf "Umbennen".
Dateien hochladen
Zum Hochladen von Dateien klicken Sie ebenfalls wieder auf das "Plus-Symbol" -> "Datei hochladen". Es erscheint ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, eine Datei auszuwählen. Alternativ können Sie auch Dateien in das Fenster hineinziehen.
Datei/ Ordner herunterladen
Um eine Datei oder einen Ordner herunterzuladen, müssen Sie wie beim "umbenennen" auf die 3 Punkte am Rechten Rand der Datei, die Sie herunterladen möchten, klicken. Anschließend öffnet sich ein Fenster mit verschieden Optionen, hier nun den Punkt "herunterladen" auswählen. Folgend können Sie noch den Speicherpfad der Datei/ Ordners bestimmen.
Navigation durch Ordner
Die "Leiste" neben dem Plus- und Teilen-Symbol zeigt Ihnen, wo Sie sich zurzeit in Ihrer Cloud befinden. Durch Klicken auf das "Haus"-Symbol gelangen Sie wieder auf Ihre Startseite.
Teilen von Dateien und Ordnern
Um Ordner oder Dateien zu teilen, klicken Sie einfach auf das "Teilen"-Symbol. Daraufhin erscheint ein Fenster in dem Sie eine bestimmte Person oder eine Gruppe (aus der DESY Registry) auswählen können. Das Teilen von Dateien mit Personen führt immer zu einer E-Mail-Benachrichtigung an den jeweiligen Nutzer.
Falls eine Person keinen Zugang zum DESY Sync & Share hat, besteht die Möglichkeit, einen "Public-Share" einzurichten. Dazu wird vom DESY Sync & Share ein Weblink generiert, den alle Empfänger einsehen können. Dazu muss man nur auf "Link Teilen" klicken und den Link kopieren und der gewünschten Person per E-Mail senden (Dies wird weiter unten jedoch noch einmal genauer erläutert).
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Schreibgeschützt
sorgt dafür, dass der/die EmpfängerIn die Daten nicht bearbeiten oder löschen kann
- Passwortschutz
ermöglicht, den Link mit einem Passwort zu sichern. Nur der/die EmpfängerIn mit dem Passwort kann auf den Link zugreifen.
- Hochladen und Bearbeiten erlauben
gibt die Möglichkeit, in dem Bereich Dateien hochzuladen ohne DESY Sync & Share-Zugang. Diese Option gilt nur für Ordner.
- Ein Ablaufdatum setzen
Die geteilten Dateien oder Ordner bleiben nur in einer gewünschten Zeitspanne "Geteilt". Nach Ablauf der Frist erlischt nur das "Teilen" und nicht die Datei/Ordner selbst.
Um den konfigurieren Link nun per Mail oder über ein anderes Medium zu versenden, müssen Sie auf den im Foto markierten Button klicken und der Link wird in der Zwischenablage gespeichert. Dieses können Sie folgend mit "Rechtsklick -> Einfügen" wieder ausgeben.
Tag Funktion
Mit der Tag Funktion (Stichworte hinzufügen) kann man Ordner oder Dateien mit Sinnvollen Suchbegriffen versehen um die Dateien auch in einer Großen Megne an Daten einfach und bequem über die Suchfunktion zu finden. Diese gesetzten Tags bleiben bei den geteilten Dateien dauerhaft bestehen. Also VORSICHT mit der Benennung der Tags, jeder der die Datei geteilt bekommt kann die Tags sehen.
Um eine Datei mit Tags zu versehen müssen Sie die Datei anklicken und (wie auf dem folgendem Foto beschrieben) das Tag-Symbol anklicken, anschließend erscheint ein Eingabefeld. Hier den gewünschten Tag eingeben und mit "Enter" bestätigen.
Suchen nach Dateien / Ordnern
Um nach Dateien in Ihrer Cloud zu suchen, gibt es eine Suchmaske rechts oben in der Weboberfläche.
Aktivitäten
Unter dem Punkt "Aktivitäten" können Sie sich die Verlauf Ihrer Cloud anschauen.
Hier wird aufgeführt wann welcher Ordner geteilt oder erstellt wurde. Ebenso kann man über die Aktivitäten einsehen ob die Freigabe zurückgezogen wurde und wann dies geschah.
Abmelden und Einstellungen
Um sich abzumelden oder zu den Einstellungen zu gelangen, klickt man auf den Button oben rechts:
