Bitte wenden Sie sich bei allen Fragen, Anregungen und Kommentaren immer gern an das UCO.

Zimbra Connector für Outlook (ZCO)

Beim Ändern von einzelnen Terminen eines Serientermins im html-Format via Zimbra-Web-Interface (https://mail.desy.de) gehen die html-Formatierungen des Termins bei der Synchronisation zu Outlook verloren und der Termin wird in das "plain text"-Format  umgewandelt.

Hersteller Zimbra konnte bislang kein Datum benennen, wann mit einer Behebung dieses Verhaltens zu rechnen ist.

Öffnen alter xls-Dateien

Beim Öffnen alter xls-Dateien (älter wohl als 2010) werden unter Umständen Zellen-Formate nicht übertragen; Zellen-Inhalte bleiben erhalten.

Workarounds:

- xls-Dateien vor der Umstellung auf Office 2019 mit Excel 2010 öffnen und als xlsx-Datei abspeichern

- xls-Dateien ggf. mit LibreOffice öffnen und als xlsx-Datei abspeichern - aber ACHTUNG: Hier kann es bei Verwendung spezieller Features zu inhaltlichen Veränderungen kommen.

Hintergrund für den anstehenden Wechsel ist die seitens des Herstellers Microsoft auslaufende Unterstützung für Office 2010 sowie die assoziierten Produkte Project 2010 und Visio 2010.

Am 13.10.2020 endet die Unterstützung von Office 2010 durch Microsoft. Bis dahin müssen alle 2010er Installationen durch 2019er Produkte ersetzt sein.

Die im folgenden genannten Kosten sind einmalig zu zahlende Kaufpreise, also explizit keine jährlich zu zahlende Miete.

¹Anmerkung: Es gibt weitere Unterschiede bei der Ausstattung der Editionen, diese sind allerdings im DESY-Umfeld im Wesentlichen nicht relevant; für einen Produktvergleich der Office-Editionen sowie weiterer vglw. geringfügiger Unterschiede im Detail sei auf die entsprechende Microsoft-Seite verwiesen. Grundsätzlich ist es möglich, dass sich kleinere Unterschiede erst im Betrieb der Office-Varianten herausstellen werden, da auch Microsoft nicht alle Details auf seiner o.a. Seite aufführt.

Ja - allerdings wie bisher auch erst nach vorangehender Beantragung der Kostengenehmigung und der damit einhergehenden Freischaltung via Asset Management System (AMS).

MS Office ist als Paket eventuell nicht sofort in DSM sicht- und installierbar, weil es einer vorangehenden Beantragung zur Kostengenehmigung und der damit einhergehenden Freischaltung via Asset Management System (AMS) bedarf.

Microsoft hat die Kosten für seine Produkte vor einiger Zeit leider für Nicht-universitäre Einrichtungen deutlich angehoben - für Office Professional von etwa 80,- Euro pro Installation auf rd. 330,- Euro. Damit ist es für DESY aus Kostengründen essentiell, von der bisherigen freigebigen Installationspolitik abzugehen, um unnötige Lizenzkosten in einem hoehen sechsstelligen Bereich zu vermeiden.

Anmerkung: Sollte 100%iger Kompatibilität zu MS-Office-Produkten benötigt werden, sollten i.d.R. MS-Office-Produkte eingesetzt werden.

In der DESY Speicher-Cloud - Sync and Share - können Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen auch mit dem integrierten OnlyOffice bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Sie sich für die Nutzung von "Sync and Share" erst freischalten lassen müssen, die notwendigen Schritte sind auf Sync and Share beschrieben.

Die Frage, welche der drei Office-Produkte zum Einsatz kommt, hängt wie üblich von den Anforderungen ab - daher können an dieser Stelle nur einige vergleichsweise allgemeine Hinweise gegeben werden.

Microsoft Office empfiehlt sich unter den folgenden Randbedingungen:

• Es braucht 100%ige Kompatibilität hinsichtlich des Dokumentenformats, etwa weil Dokumente anderer Institutionen bearbeitet werden müssen, die ihrerseits Microsoft-Office-native Dokumentenformate einsetzen
• Andere Applikationen arbeiten nur mit Microsoft Office zusammen
• Sie setzen bislang viele / umfangreiche Makros unter MS Office ein oder programmieren in VBA
• Sie setzen Outlook in nennenswertem Maß ein - etwa als Dreh- und Angelpunkt für E-Mail, Kalender und Aufgaben, ggf. auch zur Koordination mehrerer Personen
• Sie setzen Powerpoint in nennenswertem Maß ein - etwa für aufwändige Präsentationen im wissenschaftlichen Umfeld
• Sie setzen Excel in nennenswertem Maß ein - etwa für aufwändige Tabellen, bedingte Formatierung, ...
• Wenn Sie Word mit einem externen Formeleditor einsetzen
• Sie arbeiten in Arbeitsgruppen, die die Nachverfolgen-Funktion in MS Office verwenden
• Sie arbeiten mit NX (CAD) und tauschen mit Excel Daten aus
• Sie arbeiten mit TeamCenter und setzen dessen Requirements-Management-Modul ein (Ausgaben in Word)

Libre Office empfiehlt sich unter den folgenden Randbedingungen:

• Kostenaspekt
• Sie wollen Open Source Software eine Chance geben
• Sie verwenden für E-Mail & Calendar andere Programme als Outook
• Sie tauschen selten oder nie und wenn nur einfache Dokumente mit anderen aus, die MS Office einsetzen

Only Office empfiehlt sich unter den folgenden Randbedingungen:

• Sie wollen mit mehreren Leuten gleichzeitig an einem Dokument, einer Tabelle oder einer Präsentation arbeiten
• Sie wollen Browser-basiert problemlos und ggf. mit anderen Personen immer auf das aktuelle Dokument zugreifen

Nein – mit dem Wechsel auf Office 2019 steigen wir einer Empfehlung Microsofts sowie dem allgemeinen Trend folgend auch auf die sogenannte 64-Bit-Variante von Office um - dies wiederum kann nicht gemeinsam mit der alten 32-Bit-Office-2010-Version installiert werden.

Bei Bedarf wird durch DSM aufgefordert, das alte Office 2010 zu deinstallieren.

Auch die 2010er Versionen von Microsoft Project und Visio müssen deinstalliert werden - dazu wird bei Bedarf durch DSM aufgefordert.

Die Dokumentenformate - docx, xlsx, pptx - an sich sind gleichgeblieben, so dass es bei der Verwendung von Office-2010-Dokumenten in Office 2019 zu keinen Problemen kommen sollte.

Umgekehrt kann es zu Problemen allerdings kommen, wenn in einem mit Office 2019 erstellen Dokument, neue und nur in Office 2019 enthaltene Funktionalitäten verwendet werden, die naturgemäß in Office 2010 nicht dargestellt werden können.

Beobachtet wurde allerdings, dass es bei Verwendung sehr alter Dateien von vor 2010, in diesem Fall Excel-Dateien des Formats xls, zu Fehlern bei der Übertragung des Formates gekommen ist (siehe auch Abschnitt "Bekannte Probleme" ganz unten auf der Seite).

Die Zusammenarbeit mit anderen Programmen hängt von beiden Programmen ab: Office ebenso wie den anderen Programmen - u.U. müssen neue Versionen der anderen Programme eingesetzt (und beschafft) werden.

Dies trifft insbesondere zu, wenn sogenannte "Add-Ins" verwendet werden, die sich direkt in Office "einklinken", d.h. direkt aus Office-Anwendungen genutzt werden können. Diese Add-Ins müssen a) grundsätzlich kompatibel zu Office-2019 sein und b) im sog. 64-Bit-Format vorliegen. Erster Lösungsweg beim Auftreten von Problemen wäre, den Hersteller in diesen beiden Punkten auf eine etwaig neue Version seines Add-Ins anzusprechen.

Skype ist weiterhin kostenfrei nutzbar via Download von der Skype-Webseite - nur wenn "Skype for Business" benötigt werden würde, müsste man Office 2019 Professional verwenden. Dies sollte allerdings am DESY beziehungsweise im DESY-Umfeld nicht nötig sein, weil der Bedarf für "Skype for Business" nicht erkennbar ist, siehe dazu einen Vergleich der beiden Skype-Versionen hier.

Ja - Inhalte von Outlook 2010 bleiben erhalten auf dem Rechner, auf dem Office 2019 installiert wird; es muss dementsprechend die Mailbox nicht neu synchronisiert werden.

Auch für Mac´s (Apple-Rechner mit mindesten macOS 10.14) ist Office 2019 verfügbar, am DESY in der "Office Mac Standard"-Edition - also mit den Anwendungen Outlook, Word, Excel und Powerpoint (entspricht "Microsoft Office 2019 Standard" unter Windows).

Auch diese Software muss zunächst über das AMS gekauft und von den Kostenstellenverantwortlichen genehmigt werden. Die Installation erfolgt nach der Freischaltung dann im Gegensatz zum bisherigen Installationsverfahren über die neue Mac-Softwareverteilung Munki.

The installation does not take place automatically, but must be done by the users via Munki Store.