Vorbemerkung

Diese Seite ist derzeit entsprechend dem frühen Stadium der Office-2010-Einführung im Fluss. Sie richtet sich derzeit im wesentlichen an Windows-Gruppenadministratoren/innen und erfahrene Nutzer/innen.

Einleitung

Microsoft Windows XP und Microsoft Office XP sind die derzeitigen (Mitte 2010) Standards bei DESY im Hinblick auf Windows als Betriebssystem und Office-Software unter Windows.

Nach mehrjährigem, stabilem und kosteneffizientem Betrieb mit dieser Software stehen nun auch bei DESY umfangreiche Änderungen an: Es ist geplant, ab Herbst 2010 Windows 7 (in der 64-Bit-Version) und Office 2010 als neue Standards zu etablieren. Hintergrund dafür sind die seitens Microsoft auslaufende Unterstützung von Windows XP und Office XP sowie die Vorteile der neueren Versionen wie etwa die höhere Aktualität und der erweiterte Funktionsumfang.

Office-Version

Office 2010 wird am DESY in der Variante "Microsoft Office 2010 Professional Plus" eingesetzt werden, weil dies einerseits Access als Anwendung beinhaltet, andererseits aber insbesondere die am DESY wichtige zweisprachige Unterstützung von Deutsch und Englisch ermöglicht.

Obwohl es auch Office 2010 in einer so genannten 64-Bit-Variante gibt, empfiehlt Microsoft selbst, aus Kompatibilitätsgründen zu Software ("Add-In´s") anderer Anbieter die 32-Bit-Variante zu verwenden; diese setzen wir insofern auch am DESY ein.

Einen groben Überblick über die Anwendungen und Möglichkeiten von Microsoft Office 2010 Professional Plus finden Sie hier. Bitte beachten Sie dabei, dass die DESY-spezifische Konfiguration von Office von der Darstellung auf der Microsoft-Webseite abweichen kann: So wird etwa der "Sharepoint Workspace 2010" bei uns nicht in Office auftauchen, weil wir keinen Sharepoint-Server einsetzen.

Frontpage, Project und Visio

Außer Office 2010 selbst wird es noch Project 2010 Standard und Visio 2010 Premium, Professional und Standard (Editionen-Vergleich) geben (beides nach Abauf der Testphase ab Ende Oktober 2010 nach finanzieller Genehmigung via AMS) - Frontpage wurde seitens Microsoft durch "Expression Web" abgelöst, wird aber am DESY (vorerst) nicht zur Verfügung gestellt, weil der Bedarf infolge der Verfügbarkeit des DESY-weiten Websystems ZMS nicht mehr ersichtlich ist.

Ein Sonderfall ist die Anwendung Project: Project gibt es in den Varianten "Standard" und "Professional" - die Standard-Variante ist eine Stand-Alone-Variante, mit der Professional-Version ist es möglich, über einen Project-Server gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Da Project 2007 Professional am DESY zur XFEL-Bausteuerung eingesetzt wird und ein Umstieg auf Project 2010 Professional aus verschiedenen Gründen nicht geplant ist, wird es (vorerst) kein Project 2010 Professional geben.

System-Anforderungen

Um Office 2010 einsetzen zu können, gibt Microsoft Minimal-Anforderungen von 0.5/1 GHz CPU, 256/512 MB RAM und 3.5 GB freiem Plattenplatz vor - dies kann man als unrealistisch betrachten. Die Wahrheit, um vernünftig mit Office 2010 arbeiten und mindestens nahezu alle Möglichkeiten nutzen zu können, dürfte eher bei einer 2-GHz-Dual-Core-CPU mit 1 GB RAM liegen. Mehr Informationen finden sich gegebenenfalls hier und hier.

Ungefähre Zeitplanung

Nach derzeitigem Stand ist die ungefähre Zeitplanung wie folgt:

• Mitte September        - NetInstall-Paket für Windows-Gruppenadministratoren / testwillige Endnutzer verfügbar
• Anfang November     - generelle Freigabe von Office 2010 via NetInstall nach Abstimmung des Verfahrens
• Mitte 2011                - Abschluss der Umstellung von Office XP zu Office 2010
  

Bereitstellung / (gleichzeitige) Installation von Office

Office 2010 wird - sobald die Konfiguration abgestimmt ist - über NetInstall unter Windows XP und Windows 7 zur Verfügung stehen; entsprechende Veröffentlichungen wird dann es über die üblichen Kanäle geben, also E-Mail an Gruppenadministratoren und via Web hier.

Was die gleichzeitige Installation verschiedener Office-Komponenten, also etwa Office XP und Visio 2010, angeht, so ist dies nicht vorgesehen. Es gilt das Prinzip, dass auf einem Rechner nur Komponenten aus einer Familie installiert sein dürfen, also etwa nur XP- oder nur 2010-Anwendungen; bei der NetInstall-basierten Installation wird dies überprüft.

Einzige Ausnahme ist das oben angesprochene Project 2007 Professional - dies ist parallel zu den 2010er Anwendungen installierbar, allerdings (vorerst) nicht zu Project 2010 Standard.

Bekannte offene Punkte

An dieser Stelle sollen bereits bekannte, noch zu überprüfende beziehungsweise bekannte zu beachtende Aspekte aufgeführt werden:

• Zusammenarbeit mit SAP
• DESY-Briefköpfe
  
• ...
• Gemeinsam genutzte Access-Datenbanken bedürfen der Abstimmung mit den Nutzern bei Format-Änderung
• ...
• Beim Verschieben von E-Mail aus dem Posteingang in einen Unterordner via Regel wird kein Briefsymbol angezeigt - dieses Verhalten ist nicht so in Outlook XP, allerdings 'by design' in neueren Outlook-Versionen.
  

Über weitere Hinweise sind wir dankbar, weil wir ob des Anwendungsspektrum von Office am DESY nicht alle Aspekte selbst testen können.

Schulungen

Es gibt zwei verschiedene Typen von Schulungen:

• Umsteiger-Schulungen im Umfang von 3.5 Stunden für Anwender/innen, die sich bereits mit Office XP auskennen
• Schulungen für Office-Neueinsteiger
  

Details dazu finden sich grundsätzlich über die IT-Schulungsseite, speziell zu den Umsteiger-Schulungen hier.

Dokumentation

• Einstiegsseite von Microsoft zu Office 2010 ( Deutsch / Englisch )
  
• Neuerungen, Umstieg auf und erste Schritte mit Office 2010 ( Deutsch / Englisch )
• Position von Menü- und Symbolleistenbefehlen in Office 2010 ( Deutsch / Englisch )
• Product Guides (nur in Englisch)
• Zur Einführung von Office 2010 am DESY (Windows-Meeting, CUC-Meeting)

FAQs - Häufige gestellte Fragen ("Frequently Asked Questions")

Warum sehe ich Office 2010 nicht in NetInstall?

Wahrscheinlich gehören Sie einer Gruppe beziehungsweise einem Bereich an, für den ein späterer Umstieg geplant ist - siehe unten die nächste Frage.

Wann ist der Umstieg auf Office 2010 für meine Gruppe / meinen Bereich geplant?

Derzeit haben folgende Gruppen / Bereiche geäußert, zu einem späteren Zeitpunkt erst umsteigen zu wollen.

Können Office XP und Office 2010 gleichzeitig installiert sein?

Nein, dies geht technisch nicht, weil die gleichzeitige Installation zweier Outlook-Varianten nicht möglich ist.

Wie kann ich Office 2010 ohne NetInstall installieren?

Dafür gibt es derzeit noch kein Prozedere, da der Fokus zunächst auf der NetInstall-basierten Installation lag und liegt; angedacht ist gleichwohl, eine NetInstall-unabhängige Möglichkeit zu schaffen.

Mein Office 2010 mahnt beim Start eine "Aktivierung" an - was bedeutet dies?

Im Gegensatz zum bisherigen Verfahren sucht Office 2010 einen bei DESY stehenden Server (KMS - "Key Management Server"), von dem es die Information erhält, dass es eine legale Installation ist. Ist dies von Anfang an oder länger als 180 Tage nach der ersten Aktiveriung nicht erfolgreich, kommt es zu dem angefragten Verhalten. Office 2010 bleibt dennoch voll funktionsfähig. Um den KMS-Server gegebenenfalls erreichen zu können, muss der Computer mit Office 2010 im DESY-Intranet sein.

Gibt es noch Frontpage, Visio und Project?

Visio und Project gibt es noch als 2010er Version, Frontpage nicht; wenn Sie Ersatz für Frontpage benötigen sollten, wenden Sie sich bitte an das UCO zur Klärung, was abhängig von Ihrem Bedarf empfehlenswert ist. Mit Bezug auf Visio und Project sei darauf hingewiesen, dass diese Produkte nach Abstimmung in der Referentenrunde nicht mehr allgemein via NetInstall verfügbar sind, sondern analog zu anderen kostenpflichtigen Software-Produkten einer finanziellen Genehmigung via AMS benötigen.

In Office XP habe ich die Shortcutleiste verwendet - gibt es die noch?

Nein - Microsoft hat diese abgeschafft.

Wie kann ich pdf-Dateien erzeugen?

In den neuen 2010-Anwendungen ist es nicht mehr nötig, auf Drittanbieter-Werkzeuge zurückzugreifen, da die pdf-Ausgabe mit enthalten ist. Allerdings erfolgt diese nicht wie sonst weitgehend üblich über einen pdf-"Drucker", sondern indem man aus der Anwendung heraus ein Dokument via "Save as" / "Speichern als" im pdf-Format abspeichert.

Soll ich pdf-Dateien mittels Office erzeugen oder andere Werkzeuge nutzen?

Nach derzeitigem Stand ist dies egal; inwieweit es Unterschiede beim pdf-Output gibt, wird sich zeigen müssen. Vorteil der Office-integrierten pdf-Erzeugung ist, daß man zunächst keine Zusatz-Werkzeuge benötigt. Da aber die pdf-Erzeugung leider nicht wie sonst vielfach implementiert über einen pdf-"Drucker" erfolgt, ist die pdf-Ausgabe eben auf Office-Dokumente beschränkt. Schon bei der pdf-Erzeugung einer Webseite benötigt man wieder ein anderes Werkzeug.

Outlook: Wie sieht es mit dem "Cached Mode" von Outlook aus?

In der Standard-Installation wird Outlook derzeit nicht auf die Verwendung des so genannten "Cached Mode" eingestellt, sondern wie bisher für Offline-Funktionalität in Verbindung mit einer ost-Datei vorbereitet. Hintergrund dafür ist, dass wir einerseits der Meinung sind, dass dies der weniger ggf. erklärungsbedürftige Modus ist, während es beim Cached Mode zu Effekten kommen kann, die gewöhnungsbedürftig sein können und andererseits sehen wir in unserer Umgebung nicht unbedingt Vorteile durch den Cached Mode.

<< Eine Änderung dieser Einstellung ist diskutabel >>

Outlook: Wie kann ich meine pst-Datei auf das neue Format umstellen?

Outlook XP unterstützt pst-Dateien bis zu einer Größe von 2 GB, Outlook 2010 bis zu 20 GB - um die neue Freiheit ggf. nutzen zu können, ist jedoch eine Format-Umstellung der pst-Datei notwendig. Ein Werkzeug, dass die pst-Datei an sich direkt konvertiert, liefert Microsoft nicht. Die Microsoft-Empfehlung lautet, eine pst-Datei im neuen Format anzulegen und den Inhalt der alten pst-Datei in die neue pst-Datei zu kopieren - siehe hier (Deutsch / Englisch).

Outlook: Beim Versenden einer E-Mail werde ich immer nach dem zu verwendenden Konto gefragt

Dieses Verhalten tritt nur auf, wenn man abweichend von der Standard-Einstellung mehr als ein E-Mail-Konto definiert hat. Hintergrund der dann erfolgenden Abfrage ist zu vermeiden, dass man eine Mail versehentlich über ein falsches Konto verschickt. Dieses Verhalten kann so umkonfiguriert werden, dass das so genannte "Default-Konto" zum Versand verwendet wird.

Um das zu konfigurieren, ist lediglich via NetInstall das Paket "MS Outlook 2010 - Toggle E-Mail-Konto-Abfrage" auszuführen, dass in NetInstall in der Rubrik "Office" -> "Hilfsmittel" zu finden ist. Dieses Paket ist nur sichtbar, wenn Office 2010 installiert ist und schaltet bei mehrmaligen Ausführen jeweils zwischen den Zuständen "Nachfragen" / "Nicht-Nachfragen" um.

Word: Werden meine Auto-Texte, Formatvorlagen, Makros, ... aus der normal.dot übernommen?

Im Grundsatz ja: Auto-Texte, Formatvorlagen, allgemeine Makros etc. werden unter Word XP im Vorlagenverzeichnis - bei DESY etwa H:\Application Data\Microsoft\Templates - in der Datei normal.dot gespeichert. Word 2010 übernimmt beim ersten Start den Inhalt der normal.dot und speichert dies beim Schliessen dann am gleichen Ort als normat.dotm ab - siehe auch hier.

Achtung: Arbeitet man danach noch mit den verschiedenen Word-Versionen speichern beide Versionen in ihren "zugehörigen" normal.dot(m)-Dateien ab - Änderungen der normal.dot unter Word XP werden nicht mit der normal.dotm und umgekehrt synchronisiert.

Wörterbuch: Wird mein Wörterbuch übernommen?

Das Benutzer-Wörterbuch wird standardmäßig nicht von Word automatisch übernommen - allerdings wird bei der NetInstall-basierten Installation von Office 2010 das Standard-Benutzerwörterbuch custom.dic von Office XP aus dem alten Verzeichnis (bei DESY etwa H:\Application Data\Microsoft\Proof) in das neue (H:\Application Data\Microsoft\UProof) kopiert und sollte damit unter Office 2010 verwendbar sein.

Achtung: Gegebenenfalls selbst erstellte, zusätzliche und anders benannte Wörterbuchdateien müssen manuell kopiert werden.

Visio: Warum gibt es drei Editionen und welche ist für mich geeignet?

Visio wird seitens Microsoft in den drei Editionen Standard, Professional und Premium mit unterschiedlichem Funktionsumfang bereitgestellt und kostet unterschiedlich viel - welche für jeweils geeignet ist, sollte sich über den Editionen-Vergleich herausfinden lassen können.

Beim Öffnen einer Datei erhalte ich die Meldung "File validation fails" - was tun?

Erklärung folgt - bis dahin siehe hier.

Ansprechpartner

Bitte wenden Sie sich an das UCO Hamburg beziehungsweise an das UCO Zeuthen - für Fragen, Anregungen und Kommentare sind wir dankbar.