Mailinglisten

Möglichkeit des Nachrichtenaustauschs per E-Mail zwischen einem größeren Personenkreis

Vorwort

Prinzipiell muss zwischen einer Mailingliste und einem E-Mail Verteiler unterschieden werden.
Die SYMPA Mailingliste am DESY, dessen Konfiguration auf dieser Webseite beschrieben wird, ist ein Dienst, der zentral auf einem speziellen DESY Server administriert und angeboten wird. Ein einfacher E-Mail Verteiler hingegen wird individuell in einem Mailclient konfiguriert und nicht zentral vom DESY IT-Service verwaltet.

Funktion und Arten von Mailinglisten

Mailinglisten dienen zum Versand von E-Mails an mehrere Empfänger, ohne diese direkt adressieren zu müssen. Stattdessen wird an eine Adresse gesendet, der Mailinglistenserver kümmert sich dann weiter um den Versand. Beispiele hierfür sind:

  • Newsletter: Der Versand an viele Abonennten, auch Subscriber genannt, durch einen eingeschränkten Personenkreis, den Herausgebern des Newsletters
  • Hotline-Adresse: Kontakt-Adresse; hier gehen E-Mails aus einem meist uneingesachränkten Personenkreis von Absendern an wenige Empfänger, z.B. bei der Organisation von Konferenzen
  • Arbeitsgruppe: Hier tauscht ein definierter Personenkreis untereinander E-Mails aus

Die einzelnen Berechtigungen und Verhaltensweisen einer Mailingliste können umfangreich durch den Eigentümer der Mailingliste modifiziert werden. Dieser ist für die Mailingliste verantwortlich.

Standardmäßig sind die Mailinglisten so konfiguriert, dass Anhänge nur bis zu einer maximalen Größe von 5MB über Mailinglisten verschickt werden können. Für die Besitzer der Mailinglisten besteht die Möglichkeit, zu beantragen, dieses Limit herab- oder heraufzusetzen.

Beantragung einer Mailingliste

Mailinglisten am DESY können nur von Personen beantragt werden, welche über eine DESY E-Mailadresse verfügen oder nachweislich anderweitig mit DESY zusammenarbeiten.

Die Beantragung einer Mailingliste kann über die jeweilige Webseite des Instituts geschehen.

DESY/CFEL - https://lists.desy.de/sympa

XFEL - https://lists.xfel.eu/sympa

CSSB - https://lists.cssb-hamburg.de/sympa

BELLE II - https://lists.belle2.org/sympa

dCache - https://lists.dcache.org/sympa

 

  1. Sollten Sie sich das erste Mal auf der SYMPA Mailinglists Seite anmelden, müssen Sie zuerst einen separaten Zugang beantragen. Andernfalls fahren Sie direkt mit Schritt 2 fort.
    Klicken Sie dazu auf der linken Seite auf 'First Login' und tragen sich mit Ihrer DESY E-Mailadresse ein. Nach dem Klick auf 'Send me my password' wird Ihnen ein separates Passwort für den Login zugestellt.
  2. Loggen Sie sich mit Ihrer registrierten DESY E-Mailadresse auf dem Mailinglisten-Server ein
  3. Um eine neue Liste zu beantragen gehen Sie auf den Tab 'Create List' bzw. 'Liste anlegen'. Tragen Sie hier ein wie Ihre Malingliste heißen soll und wählen Sie in der darunterliegenden Liste auf welcher Listentyp Ihren Anforderungen entspricht.
    Bei der Bennenung der Liste beachten Sie bitte folgendes:
    • Der Name der Liste darf keinen Unterstrich ('_') und keine Großbuchstaben im Namen enthalten
    • Bei der Erstellung der Liste wird automatisch die Endung @desy.de hinzugefügt. Es ist nicht notwendig dieses bei der Benennung der Liste zu berücksichtigen.

Diese Informationen werden nun an das Mailmasterteam automatisch weitergegeben und die Liste wird erstellt. Sobald dies abgeschlossen ist, werden Sie als Antragssteller darüber informiert und können beginnen sie zu nutzen.
Die Liste wird künftig unter der Adresse NameDerListe@desy.de erreichbar sein.

Alle vorgenommenen Konfigurationen in der Liste können bei Bedarf im Nachhinein noch angepasst werden, sollte sich beispielsweise der Name oder der Zweck der Liste im Laufe der Zeit verändern.

Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie gerne das UCO.

Konfiguration von Mailinglisten

Ändern der Besitzer*innen

Die Liste Besitzer*innen kann nur von privilegierten Besitzer*innen angepasst werden, welche weitere normale und privilegierte Besitzter*innen hinzufügen/enternen können.

Die Änderung der Liste kann über

Administration >  Benutzer > Eigentümer

durchgeführt werden.

Anpassung von Benachrichtigungstexten

Für diverse Aktionen werden automatische E-Mails an Abonnenten versendet. Sollten Sie Anpassungen vornehmen möchten, z.B. eigene URLs eintragen oder Texte modifizieren, so können Sie das unter

Administration -> Listenkonfiguration bearbeiten -> Nachrichtenvorlagen

für die einzelnen Nachrichten erledigen. Die Standardvorgaben sind sehr technisch und auf Mehrsprachigkeit ausgelegt. Sie können auch Ihre eigenen Texte (ASCII) eingeben, z.B. deutsch wie englisch parallel.

Kurzübersicht der E-Mail-Kommandos

In diesem Abschnitt finden Sie eine kurze Übersicht der nützlichsten E-Mail-Kommandos, um SYMPA via E-Mail zu administrieren. Bitte senden Sie diese Kommandos an die Adresse sympa@desy.de. Sie können die meisten Kommandos mit drei Buchstaben abkürzen (z.B. REV an Stelle von REVIEW). Kommandos können sowohl im Betreff als auch in der eigentlichen Nachricht stehen.

Einige Kommandos sind nur für die Listeneigentümer verfügbar. Diese Kommandos sind hier zusammengestellt:

E-Mail-Kommandos für Listeneigentümer

Kommando

Aktion

Beispiel

ADD

ADD wirkt ähnlich wie SUBSCRIBE, nur dass der Listeneigentümer beliebige E-Mail-Adressen hinzufügen darf. Die Benachrichtigung der hinzugefügten Abonnenten kann durch das Präfix QUIET unterdrückt werden.

ADD listenname vorname.nachname@desy.de Vorname Nachname
QUIET ADD listenname vorname.nachname@desy.de Vorname Nachname

DELETE

Das DELETE Kommando wirkt ähnlich dem SIGNOFF Kommando, nur dass der Listeneigentümer beliebige E-Mail-Adressen entfernen darf. Die Benachrichtigung der entfernten Abonnenten kann durch das Präfix QUIET unterdrückt werden.

DELETE listenname vorname.nachname@desy.de
QUIET DELETE listenname vorname.nachname@desy.de

Die E-Mail-Kommandos, welche Abonnenten gewöhnlicherweise verwenden, sind in der nachfolgenden Tabelle zusammengestellt.

E-Mail-Kommandos für Abonnenten

Kommando

Aktion

Beispiel

HELP

Abruf aller möglichen Kommandos und deren Bedeutung

HELP

REVIEW

Abruf der Übersicht aller Abonnenten einer Liste

REVIEW listenname

WHICH

Abruf aller Liste, welche abonniert sind. Es werden auch die Abonnementsoptionen angezeigt.

WHICH

SUBSCRIBE

Antrag eine bestimmte Liste zu abonnieren. Die Angabe von "Vorname Nachname" ist optional. Sollte das Abonnement durch den Listeneigentümer eingeschränkt sein, so muss dieser das Abonnement zuerst bestätigen.

SUBSCRIBE listenname Vorname Nachname

SIGNOFF

Antrag auf Abbestellung eines Listenabonnements. Ggf. muss der Listeneigentümer auch hier zuerst zustimmen. "SIGNOFF *" bedeutet den Antrag auf Abbestellung aller Mailinglisten. Die Angabe von "vorname.nachname@desy.de" ist optional.

SIGNOFF listenname vorname.nachname@desy.de

SET listname CONCEAL

Stellt für den Abonnenten die Sichtbarkeit der Mitgliedschaft auf "unsichtbar". Dies bedeutet, dass andere Abonnenten die Mitgliedschaft nicht erkennen können. Nur die Listeneigentümer können dann Ihre E-Mailadresse einsehen.

 

SET listname NOCONCEAL

Stellt für den Abonnenten die Sichtbarkeit der Mitgliedschaft auf "sichtbar". Dies bedeutet, dass andere Abonnenten die Mitgliedschaft erkennen können.

 

QUIT

Beendet die Kommandosequenz innerhalb der E-Mail. Dies ist nützlich, falls ergänzende Zeilen in der E-Mail enthalten sind, z.B. eine automatisch eingefügte Signatur.

 

CONFIRM

Falls eine Liste so konfiguriert ist, dass Nachrichten nur nach Bestätigung durch deren Absender weiter geleitet werden ("send" Parameter steht auf "privatekey", "publickey" oder "privateorpublickey"), muss durch die Angabe von "CONFIRM Einmalpasswortzeichenfolge" die Echtheit der Mail bestätigt werden. Dies ist auf bei Listen der Fall, welche öffentlich sind (PUBLIC) und die SPAM-Erkennung einen SPAM-Wert über 5 erkannt hat.

CONFIRM key

QUIET

Wenn Sie ein Kommando mit dem Präfix QUIET versehen, erhalten Sie keinen Bericht über die Ausführung des Kommandos.

 

Zustellfehler (Bounces)

Zu Zustellfehlern (Bounces) kann es aus unterschiedlichen Gründen kommen, bspw. ist die Adresse eines Abonnenten oder einer Abonnentin nicht mehr gültig, das Postfach ist voll und es werden keine Mails mehr angenommen o.ä. Als Listeneigentümer*in kann es sein, dass SYMPA Ihnen diesbzgl. Informations-E-Mails sendet.

Ursachenfeststellung

Lesen Sie im folgenden, wie Sie für einzelne Abonnent*innen sehen können, wie es zu dem jeweils letzten Zustellfehler kam.

  1. Melden Sie sich bei dem zuständigen List-Server an; ggf lassen Sie sich zuvor Ihr Passwort erstmalig zusenden
  2. Wählen Sie in der Linken Navigation "Admin"
  3. Auf der rechten Seite ist dann Bounces (bzw. Zustellfehler) anzuwählen
  4. Es erscheint eine Liste von Adressen mit Zustellfehlern
  5. Wählen Sie die für Sie interessante Adresse aus
  6. In dem Pop-Up-Fenster finden Sie unten rechts einen Link, um. den letzten Bounce einzusehen
  7. Es erscheint eine (sehr) technische Beschreibung, der Sie entnehmen können, weswegen die Mail nicht zugestellt werden konnte

Vielleicht war die Ursache ein temporäres Problem (Fehlercodes 4xx) oder die Mail konnte endgültig nicht akzeptiert werden (5xx).

Zurücksetzen des Bounce-Counters

In dem Teil, wo die Tabelle mit bouncenden Adressen zu sehen ist, können Sie den Zähler für Zustellfehler individuell (Kästchen einzeln anhaken) oder für alle Adressen mit einem Mal zurücksetzen (Kästchen mit Haken im Tabellenkopf).

Navigation ADMIN und BOUNCES

Administrationsansicht

Tabelle bouncender Adressen

Tabelle von Adressen mit Zustellfehlern

Individualansicht

Individualansicht

Ursachenfeststellung des Zustellfehlers

Ursachenfeststellung; technischer Fehlerbericht


Wichtige Adressen




  • LISTE-request@desy.de : Sie erreichen die Listeneigentümer unter dieser Adresse (ggf. @xfel.eu,...)


  • LISTE-subscribe@desy.de : Bei offenen Listen können Sie durch Senden einer E-Mail an diese Adresse eine Liste abonnieren


  • LISTE-unsubscribe@desy.de : Meistens können Sie ein Abonnement beenden, indem Sie eine E-Mail an diese Adresse senden; einige Mailprogramme bieten sogar einen integrierten Link an, der das für Sie übernimmt