Dokumente digital signieren

Zielgruppe

Diese Dokumentation richtet sich an alle Nutzer*innen, die Dokumente wie Word Dateien oder PDF-Dateien digital signieren möchten.

Einleitung

Mithilfe eines persönlichen Sicherheitszertifikates (Nutzerzertifikat) können Dokumente digital unterschrieben (signiert) werden. Durch die digitale Signatur gewährleistet die signierende Person, dass das Dokument von ihr kommt und beim Übermitteln nicht verändert wurde. Die digitale Signatur ist damit in etwa vergleichbar mit der Unterschrift auf einem Papierdokument. - Sie versichert die Echtheit der Person die als Absender angegeben ist.

Voraussetzungen

Um dieser Anleitung folgen zu können, benötigen Sie ein gültiges persönliches Sicherheitszertifikat (Nutzerzertifikat), welches im Format .pfx oder .p12 vorliegt und bereits installiert wurde. Sollten Sie ein solches Zertifikat noch nicht besitzen, folgen Sie bitte erst der Anleitung Nutzerzertifikat beantragen.

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Word Dateien mit Microsoft Office signieren

Diese Dokumentation wurde unter Windows mit Microsoft Office 2019 (Word) erstellt.

Am Ende dieser Anleitung befindet sich ein Abschnitt "Mögliche Probleme", der häufige Probleme und deren Lösungen erläutert. Sollten Sie daher Probleme im Rahmen dieser Anleitung feststellen, prüfen Sie bitte, ob Ihr Problem dort aufgeführt ist.
 

Abbildung 1

Um in Microsoft Word Dateien zu signieren, gehen Sie bitte wiefolgt vor:

  1. Öffnen Sie die Datei in Microsoft Word wie gewohnt
     
  2. Klicken Sie links oben im Menü auf "Datei"
     
  3. Wählen Sie unter "Dokument schützen" den Menüpunkt "Digitale Signatur hinzufügen" (siehe Abb. 1)

 

Abbildung 2

  1. Wählen Sie anschließend unter "Zusagetyp" (Abb. 2), ob sie die Signatur als Nachweis der Genehmigung oder der Dokumenterstellung oder auch beides an das Dokument anhängen. Sie können hier auch "Keine" wählen. Optional tragen Sie den Zweck der Dokumentsignierung in das Feld darunter ein.
     
  2. Klicken Sie anschließend auf "Signieren" (Abb. 2)

 

Abbildung 3

Wenn die Signierung erfolgreich war, erhalten Sie eine kurze Information, dass die Signatur erfolgreich gespeichert wurde sowie einen Hinweis, dass die Signatur nur solange Gültigkeit behält, bis das Dokument verändert wurde. (siehe Abb. 3)

 

 

Abbildung 4

Sie sehen anschließend in den Dokumentoptionen außerdem den Hinweis, dass das Dokument als abgeschlossen gekennzeichnet wurde und werden auch hier noch einmal darauf hingewiesen, dass die Signatur ungültig wird, sobald das Dokument bearbeitet wird (Abb. 4).

 

 

 

Abbildung 5

Auch in der Dokumentansicht ist dieser Hinweis nach der Signierung des Dokumentes in Form einer gelben Leiste oberhalb des Dokumnentes zu sehen. Sie haben hier die Möglichkeit, sich dennoch zu entscheiden, das Dokument zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf den Knopf "Trotzdem bearbeiten" in der oberen gelben Leiste neben dem Hinweis (Abb. 5). Anschließend wir die Signatur sofort aus dem Dokument entfernt und eine Bearbeitung des Dokumentinhaltes ist anschließend möglich.

 

 

 

Mögliche Probleme

Meldung "Digitale ID anfordern"

Sollten Sie beim Versuch, eine digitale Signatur hinzufügen zu wollen (Siehe Abb. 1; Schritt 3) einen Hinweis erhalten, dass eine digitale ID erforderlich ist, verbunden mit der Frage, ob Sie diese jetzt anfordern möchten (siehe Abb. 6), ist Ihr personenbezogenes Sicherheitszertifikat noch nicht auf dem Betriebssystem installiert. Quittieren Sie daher diese Meldung mit einem Klick auf "Nein" und folgen anschließend den Schritten zur Installation Ihres Zertifikates, die Sie auf folgender Webseite finden:

https://it.desy.de/dienste/uco/dokumentation/digitale_signaturen/nutzerzertifikat_beantragen/

Anschließend sollte diese Meldung beim Versuch, ein Dokument zu signieren, nicht mehr erscheinen.

Abbildung 6

PDF Dateien mit Adobe Acrobat signieren

Diese Dokumentation wurde unter Windows mit dem Adobe Acrobat Reader DC erstellt. Sie sollte in vergleichbarer Weise auch auf den Adobe Acrobat Pro DC anwendbar sein.

Am Ende dieser Anleitung befindet sich ein Abschnitt "Mögliche Probleme", der häufige Probleme und deren Lösungen erläutert. Sollten Sie daher Probleme im Rahmen dieser Anleitung feststellen, prüfen Sie bitte, ob Ihr Problem dort aufgeführt ist.

 

Abbildung 1

  1. Öffnen Sie die PDF Datei die Sie signieren möchten wie gewohnt mit Adobe Acrobat Pro oder dem Adobe Acrobat Reader.
  2. Wählen Sie anschließend den Reiter "Werkzeuge" und klicken dort auf "Zertifikate" (siehe Abb. 1)

 

 

 

 

 

Abbildung 2

  1. Anschließend befinden Sie sich im Zertifikats-Modus, wodurch oberhalb des PDF Dokumentes der Knopf "Digital unterschreiben" erscheint (Abb. 2). Klicken Sie diesen an.

 

 

 

 

 

 

Abbildung 3

  1. Anschließend öffnet sich ein Fenster, welches Informationen zu Ihrem persönlichen Zertifikat anzeigt. Klicken Sie hier auf "weiter". (Abb. 3)

 

 

 

 

 

 

Abbildung 4

  1. Es erscheint der Hinweis, dass Sie den Bereich in dem die Signatur innerhalb des PDFs einfügen möchten, mit einem Rahmen markieren müssen. Quittieren Sie diesen Dialog mit einem Klick auf OK. (Abb. 4)
  2. Anschließend ändert sich der Mauszeiger von einem Pfeil zu einem Fadenkreuz, mit dem Sie ein Rechteck innerhalb des PDF Dokumentes ziehen, wo die Signatur anschließend abgebildet werden soll.

 

Abbildung 5

  1. Sobald Sie den Bereich für die Signatur im PDF markiert haben, wird Ihnen eine Vorschau der Signatur angezeigt. Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt sind und klicken anschließend auf "Unterschreiben" (Abb. 5).

 

 

 

 

 

Mögliche Probleme

Gültigkeit Ihrer Unterschrift ist unbekannt

Wenn Sie das erste Mal ein Dokument signieren, ist es wahrscheinlich, dass Sie den Hinweis erhalten, dass Ihre eigene im Dokument befindliche Signatur als nicht vertrauenswürdig eingestuft wird, da die Gültigkeit der Unterschrift unbekannt ist (siehe Abb. 6)

Abbildung 6

Der Grund hierfür ist in der Regel, dass die so genannten Stammzertifikate der Registrierungsstellen (DFN z.B.), die zur Bestätigung der Richtigkeit Ihres Zertifikates erforderlich sind, in Adobe Acrobat unbekannt sind. Dies ist dann der Fall, wenn die Zertifikate dieser Zertifizierungsstellen in Adobe Acrobat nicht vorhanden sind oder deren Vertrauensstellung in Adobe Acrobat bisher nicht bestätigt wurde.

Um das Problem zu beheben, folgen Sie bitte der Anleitung zum Importieren von Zertifikaten in Adobe Acrobat auf der folgenden Webseite:

https://it.desy.de/dienste/uco/dokumentation/digitale_signaturen/adobe_zertifikatimport