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Übermittlung sensibler/vertraulicher Daten
Auf dieser Seite sind Möglichkeiten zum sicheren Austausch sensibler Daten beschrieben. Ein sicherer Austausch ist immer dann geboten, wenn Sie vertrauliche Daten wie zum Beispiel eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) oder ähnliche Dokumente an andere Personen übermitteln müssen.
Um Daten sicher auszutauschen, empfehlen sich aus Datenschutzabwägungen die zwei auf dieser Webseite beschriebenen Vorgehensweisen. Sie können damit jeweils Ihre Dokumente im ersten Schritt angemessen schützen und im zweiten Schritt anderen Personen sicher übermitteln bzw. zur Verfügung stellen. Ohne zusätzlichen Schutz könnten Ihre übermittelten Daten unter Umständen auch von Dritten eingesehen werden. Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Allgemeine Hinweise auf dieser Webseite. Diese empfohlenen Vorgehensweisen wurden in Abstimmung mit D4 ausgearbeitet.
Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung von Dokumenten zwischen den Gruppenleitungen und V2 über den sog. winsaphr hiervon unberührt bleibt. Dieses Vorgehen behält weiterhin Gültigkeit und bleibt bestehen.
Möglichkeit 1: Nutzung von DESY Sync & Share ☁
Hinweise zu technischen Einzelheiten dieses Vorgehens entnehmen Sie bitte den FAQ, die Sie unten auf dieser Webseite finden.
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Möglichkeit 2: Versand per E-Mail ✉
Hinweise zu technischen Einzelheiten dieses Vorgehens entnehmen Sie bitte den FAQ, die Sie unten auf dieser Webseite finden.
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Allgemeine Hinweise
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FAQ
Wie erstelle ich eine passwortgeschützte ZIP - Datei mit 7Zip?
Installieren Sie die 32-Bit oder 64-Bit-Variante des Programms - je nachdem welche Version des Windows-Betriebssystem auf Ihrem Rechner installiert ist. Hier können Sie ggf. nachlesen, wie Sie das an Ihrem Gerät herausfinden.
Navigieren Sie zu der Datei, die komprimiert werden soll. Wie vom Windows-Datei-Explorer gewohnt können Sie sich - entweder über das Dropdown-Menü oder über die Liste - durchklicken. (Abbildung 1)
Abbildung 1
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei, wählen Sie 7Zip und dann "zu einem Archiv hinzufügen". (Abbildung 2)
Abbildung 2
Im geöffneten Fenster geben Sie als Archivformat "zip" an. Unter "Verschlüsselung" tippen Sie ein Passwort in die beiden Felder ein und klicken anschließend auf "OK". (Abbildung 3)
Abbildung 3
Zusätzlich zu der ursprünglichen Version Ihrer Datei haben Sie nun eine mit Passwort verschlüsselte und komprimierte Version im Format "Dateiname.zip". Diese Version können Sie nun zur Datenübermittlung verwenden. (Abbildung 4)
Abbildung 4
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei, um sie zu öffnen, klicken Sie nun wahlweise direkt auf "alle extrahieren" oder zunächst auf "7zip" und anschließend auf "Dateien entpacken". Sie können nun den Speicherort für die "entpackten" Dateien wählen. 7zip bietet auch die Möglichkeit direkt am Ort der ZIP - Datei zu entpacken, dazu wählen Sie "Hier entpacken". (Abbildung 5)
Abbildung 5
Geben Sie nun das Passwort zum Entschlüsseln und Entkomprimieren der Datei ein. (Abbildung 6)
Abbildung 6
Wie schütze ich eine Word - Datei (DOCX - Datei) mit einem Passwort?
Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und klicken Sie auf "Datei". Klicken Sie auf "Informationen", dann auf "Dokument schützen" und wählen Sie dort schließlich "Mit Kennwort verschlüsseln" aus. (Abbildung 1)
Abbildung 1
Wählen Sie nun ein Passwort. Klicken Sie "OK" und wiederholen Sie den Vorgang um das Passwort zu bestätigen. (Abbildung 2)
Abbildung 2
Wie schütze ich eine PDF - Datei mit einem Passwort?
Mit dem PDF Creator können Sie recht einfach eine PDF - Datei verschlüsseln. Wenn Sie eine PDF - Datei mit Passwort schützen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Das Programm PDF Creator ist auf Ihrem DESY-Rechner bereits als virtueller Drucker installiert oder kann perDSM/Netinstall installiert werden. Wenn Sie eine PDF - Datei mit dem PDF Creator erstellen möchten, müssen Sie also auf "Drucken" klicken. Danach wählen Sie aber nicht Ihren üblichen Drucker aus, sondern "PDF Creator". (Abbildung 1) Auch Word-Dokumente und alle anderen druckbaren Dateien können Sie auf diese Art in eine verschlüsselte PDF - Datei umwandeln.
Abbildung 1
Nun öffnet sich der PDF Creator. Klicken Sie auf "Einstellungen" 
. (Abbildung 2)
Abbildung 2
Klicken Sie in der Menüleiste links auf "PDF". (Abbildung 3)
Abbildung 3
Klicken Sie dann auf den Reiter "Sicherheit". Hier können Sie nun ein beliebiges Passwort zum Öffnen der Datei und zusätzlich den Verschlüsselungsgrad wählen. (Abbildung 4) Das bedeutet, Sie können festlegen, was der Empfänger mit dem Dokument tun darf. Beispielsweise, ob der Empfänger das Dokument bearbeiten oder drucken darf. Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung, so dass Sie ganz individuell und je nach Bedarf Ihr PDF schützen können.
Abbildung 4
Hinterlegen Sie nun ein Passwort als Eigentümer und klicken Sie anschließend auf "OK". (Abbildung 5)
Abbildung 5
Klicken Sie nun auf "Speichern", um die PDF-Datei am gewünschten Ort zu speichern. (Abbildung 6)
Abbildung 6
UCO Hamburg
| Telefon: | +49 (0)40 8998 5005 |
| E-Mail: | UCO Hamburg |
| Standort: | 2b / 131d |
| Link: |
https://it.desy.de/dienste/uco
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