Prüfen Sie zunächst, ob es möglich ist, ein defektes Element zu ermitteln. Haben Sie ein solches Element gefunden, sollten Sie es löschen. War das Element ursächlich für die Synchronisationsprobleme, ist der Synchronisierungs-Fehler damit behoben und die Übertragung der ausstehenden Elemente wird anschließend von Outlook fortgeführt.

Hinweise auf defekte Elemente können Synchronisationsfehler geben, die in Outlook im Ordner für Sysnchronisierungsprobleme abgelegt werden. Öffnen Sie diesen Ordner über folgenden Weg:

1. Öffnen Sie Outlook
2. Klicken Sie auf die drei Punkte in der linken unteren Ecke und wählen Sie "Ordner"
   (siehe Abbildung 1)

3. Im linken Bereich werden anschließend alle Ordner die in Outlook verfügbar sind, angezeigt. Unter anderem finden Sie dort relativ weit unten einen Ordner mit dem Namen "Synchronisationsprobleme" sowie drei Unterordner "Konflikte", "Lokale Fehler" und "Serverfehler" (siehe Abbildung 2).

In einem der drei genannten Ordner sollten entsprechend Fehler zu finden sein, sofern es problematische Elemente gibt, die nicht ordnungsgemäß übertragen werden konnten. Schauen Sie in den entsprechenden Fehlernachrichten nach Betreffs von Mails oder Titeln von Terminen.

Wenn Sie auf diese Weise einen oder mehrere Elemente ausmachen konnten, die Synchronisierungs-Fehler verursachen, löschen Sie die fehlerhaften Termine oder E-Mails. Sofern dieses für die Synchronisations-Probleme verantwortlich war, sollten zeitnah auch alle weiteren Elemente geladen werden.

Wie kann ich die Konfliktmeldungen in meinen Posteingang erhalten?

Um diese Fehlermeldungen künftig in Ihren Posteingang zu erhalten, können Sie den Standardspeicherort bei Bedarf entsprechend ändern. Hierzu gehen Sie wiefolgt vor:

1. Klicken Sie auf den Tab "Zimbra" und dort auf den Knopf "Fehlerberichte".
2. Wählen Sie hier die Option "Im Posteingang speichern" (siehe Abbildung 3)

Wenn es Probleme bei der Synchronisierung einzelner Kalender oder Mailboxen gibt, die Sie eingebunden haben, kann es helfen, diese zu entfernen und anschließend erneut einzubinden. So wird eine vollständige Neusynchronisierung des Kalenders oder der Mailbox angestoßen. Hierzu gehen Sie wiefolgt vor.

Nehmen Sie sich ggf. etwas Zeit und führen Sie die folgenden Schritte zur Mittagspause oder zum Feierabend hin durch. Die neu eingebundenen Elemente werden von Outlook anschließend wieder neusynchronisiert, was je nach Menge der Daten eine Weile dauern kann:

1. Starten Sie Outlook

Die folgenden drei Schritte (2-4) wiederholen Sie solange, bis alle Häkchen die Sie entfernen möchten, entfernt sind. Es muss jedes Häkchen einzeln deaktiviert und der Dialog anschließend bestätigt werden. Sollten Sie mehrere Häkchen entfernen wollen, müssen diese Schritte (inkl. Klick auf OK) für jeden eingebundenen Kalender bzw. jede eingebundene Mailbox einzeln durchgeführt werden.

2. Klicken Sie oben im Menü auf den Reiter "Zimbra" und anschließend auf "Status freigeben" (siehe Abbildung 1)

4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem zu löschenden Kalender (siehe Abbildung 2) und klicken auf "OK"
5. Führen Sie die Schritte 2-4 erneut durch, wenn Sie weitere Elemente entfernen möchten.
6. Beenden Sie Outlook und starten es neu
7. Hängen Sie nun über denselben Weg alle für Ihre Arbeit erforderlichen Elemente erneut ein. Auch hier ist das Aktivieren jedes einzelnen Kalenders bzw. Mailbox und anschließendem Klick auf "OK" erforderlich. Elemente, die Sie nicht benötigen, sollten hier deaktiviert bleiben.
8. Warten Sie bitte, bis alle Elemente fertig synchronisiert sind, den Fortschritt können Sie im "Zimbra" Tab über den Knopf "Zimbra-Status anzeigen" einsehen
9. Erst, wenn alle Elemente erneut synchronisiert sind, beenden Sie bitte erneut Outlook und starten es neu
    

Beobachten Sie das Verhalten von Outlook anschließend und schauen, ob Ihr Problem damit behoben werden konnte.

Beachten Sie bitte zudem, dass Sie nur diejenigen Elemente aktivieren sollten, die Sie tatsächlich verwenden. Sollten sehr viele Elemente aktiviert sein, kann dies ansonsten den gesamten Betrieb von Outlook stark verlangsamen.

Wenn Sie Probleme bei der Synchronisierung Ihres persönlichen Kalenders oder Ihrer persönlichen Mailbox feststellen, kann es helfen, die lokale Datendatei Ihrer persönlichen Mailbox zu löschen und dadurch eine vollständige Neusynchronisierung für Ihre Mailbox und Ihre eigenen Kalender zu erzwingen.

Eingebundene Kalender oder Mailboxen bleiben von diesem Vorgehen unberührt. Je nach Menge der in Ihrer Mailbox/Ihrem Kalender vorhandenen Daten kann die anschließende Neusynchronisation dennoch eine Weile dauern. Gehen Sie hierzu wiefolgt vor:

1. Beenden Sie Outlook, falls es geöffnet ist

2. Geben Sie Folgendes in das Suchfeld von Windows unten links ein (Kopieren & Einfügen) und drücken anschließend die Enter-Taste:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\MLCFG32.CPL

3. Klicken Sie auf "Datendateien"
4. Im sich daraufhin öffnenden Dialog ermitteln Sie den Namen und Speicherort der Datendatei Ihrer Mailbox. Diese ist ganz links mit einem Häkchen gekennzeichnet (siehe Abbildung 2).

5. Klicken Sie nun auf „Dateispeicherort öffnen“ oben rechts im oben gezeigten Dialog.
6. Es öffnet sich der Windows-Dateimanager mit der Anzeige aller Zimbra-Datenbanken auf dem Rechner, das sieht etwa aus wie folgt:

7. Markieren Sie die oben ermittelte zdb Datei und die gleichnamige idmv-Datei (siehe Abbildung 4).
8. Löschen Sie beide Dateien.

1. Geben Sie Folgendes in das Suchfeld von Windows ein (Kopieren & Einfügen) und drücken anschließend die Enter-Taste:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\MLCFG32.CPL

Nach einigen Sekunden öffnet sich der folgende Dialog:

2. Klicken Sie auf "Datendateien"
3. Im sich daraufhin öffnenden Dialog ermitteln Sie den Namen und Speicherort der Datendatei Ihrer Mailbox. Diese ist ganz links mit einem Häkchen gekennzeichnet (siehe Abbildung 2).

4. Klicken Sie nun auf „Dateispeicherort öffnen“ oben rechts im oben gezeigten Dialog.
5. Es öffnet sich der Windows-Dateimanager mit der Anzeige aller Outlook-Datendateien auf dem Rechner, das sieht etwa aus wie folgt:

Sollte die Größe Ihrer Datendatei unterhalb von 10GB liegen, ist das Aufräumen Ihrer Mailbox bzw. das anschließende Komprimieren der Datendatei nicht erforderlich. Sollte sie darüber liegen, ist es empfehlenwert, die Mailbox oder den Kalender aufzuräumen und anschließend eine Komprimierung der Datendatei vorzunehmen. Wie dies durchgeführt wird, entnehmen Sie bei Bedarf bitte dem folgenden Abschnitt (Wie kann ich die Größe der Datendatei verringern?).

Bitte beatchen Sie, dass auch eingebundene Mailboxen oder Kalender sehr viele Daten enthalten und entsprechende Probleme verursachen können. In diesem Fall ist es erforderlich, dass die Person, der der Kalender oder die Mailbox gehört, entsprechende Maßnahmen zur Reduzierung der Datenmenge ergreift.

Bitte beachten Sie, dass das komprimieren der Datendatei nur auf Ihre persönliche Datendatei angewendet werden kann. Datendateien von eingebundenen Kalendern oder Mailboxen können auf diese Weise nicht verkleinert werden.

1. Öffnen Sie Outlook und löschen Sie zunächst Termine aus Ihrem Kalender oder E-Mails aus Ihrer Mailbox

2. Geben Sie Folgendes in das Suchfeld von Windows unten links ein (Kopieren & Einfügen) und drücken anschließend die Enter-Taste:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\MLCFG32.CPL

Nach einigen Sekunden öffnet sich der folgende Dialog:

2. Klicken Sie auf "Datendateien"
3. Im sich daraufhin öffnenden Dialog ermitteln Sie den Namen und Speicherort der Datendatei Ihrer Mailbox. Diese ist ganz links mit einem Häkchen gekennzeichnet (siehe Abbildung 2).

1. Führen Sie einen Doppelklick auf Ihre Datendatei aus.
2. Im neuen Fenster klicken Sie ebenfalls auf den Reiter "Datendateien" und dort auf den Button "Dateienkompression.." (siehe Abbildung 3)

Probleme mit Outlook können auch auftreten, wenn Sie nicht mehr ausreichend Speicherplatz auf Ihrer lokalen Festplatte (C:) zur Verfügung haben. Wie viel Speicherplatz Sie auf Ihrer Festplatte frei haben, prüfen Sie wiefolgt:

1. Öffnen Sie den Windows Explorer
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk C: -> "Einstellungen"
3. Unter "Freier Speicher" wird Ihnen der verbleibende Festplattenspeicher angezeigt.
    

Es sollten in der Regel mindestens 10 GB freier Speicherplatz auf der C: Festplatte vorhanden sein. Sollte auf Ihrer Festplatte weniger als 10GB frei sein, löschen Sie bitte lokale, ungenutzte Dateien über den Windows Explorer oder verlagern Dateien und Ordner auf zentrale Netzwerklaufwerke (H:, N:), sofern sie weiterhin gebraucht werden. Sollten Sie unsicher sein, sprechen Sie bitte die für Sie zuständige Gruppenadministration an.

Räumen Sie den betroffenen Kalender bzw. die betroffene Mailbox auf, oder bitten die Person, der das betroffene Objekt gehört, dies zu tun. Dazu können Mails und Termine gelöscht und so die Größe der Datendatei verringert werden.

Insbesondere große Anhänge wie PDF Dateien, Powerpointfolien, Bilder oder andere Mediendateien belegen sehr viel Speicherplatz und sollten daher an eine geeignete Stelle in den Netzwerklaufwerken (H: / N:) oder auf andere Speicherdienste wie DESY Sync & Share verlagert und vom Mailserver gelöscht werden.

Sollte Ihre persönliche Mailbox betroffen sein, muss anschließend die Datendatei komprimiert werden. Siehe hierzu bitte Abschnitt "Outlook ist langsam oder reagiert nicht mehr" -> "Wie kann ich die Größe der Datendatei verringern?".

Wie Sie E-Mails und Termine archivieren, um Sie vom Mailserver auszulagern, entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Eintrag in den FAQ zu Outlook ("Wie kann ich E-Mails oder Termine archivieren?").

Für die folgende Kurzanleitung sollte die zuständige Gruppenadministration hinzugezogen werden, da für die Durchführung dieser Schritte administrative Rechte erforderlich sind. Bei Änderungen in der Windows Registry sollte immer mit entsprechender Vorsicht vorgegegangen werden.

1. Öffnen Sie die Windows Registry, indem Sie in der Windows-Suche regedit eingeben und den Vorschlag "Registry Editor" auswählen
2. Navigieren Sie zu folgendem Pfad:
   HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
3. Führen Sie einen Rechtsklick in diesem Registry-Ordner aus und erstellen einen neuen Key ("DWORD-Wert (32-bit)") mit dem exakten Namen "MaxLargeFileSize"
4. Führen Sie anschließend einen Rechtsklick auf den neu erstellten Key aus und wählen "Wert ändern". Die maximal erlaubte Größe wird hier in MB angegeben. Ist z.B. eine Größe von bis zu 60GB erforderlich, ist der Wert 60000 einzugeben.
    

Weite Informationen hierzu können bei Bedarf den Webseiten von Microsoft entnommen werden:

https://support.microsoft.com/de-de/topic/konfigurieren-des-gr%C3%B6%C3%9Fenlimits-f%C3%BCr-pst-und-ost-dateien-in-outlook-2f13f558-d40e-9c2a-e3b6-02806fa535f4